Personalbeschaffung in Europa als US-Unternehmen: Leitfaden 2026

Als US-Unternehmen in Europa Personal einzustellen bedeutet, sich von den US-amerikanischen Gepflogenheiten zu lösen: Es gibt kein „Employment-at-Will“, die Sozialkosten für Arbeitgeber sind weitaus höher, und in der Regel benötigt man entweder eine lokale Gesellschaft oder einen „Employer of Record“ (EOR), um die Vorschriften einzuhalten. Dieser Leitfaden behandelt Italien, die Schweiz, Deutschland, Frankreich und die Niederlande – die Modelle, die tatsächlichen Kosten und die Punkte, die US-Arbeitgeber am häufigsten übersehen.

Die wichtigsten Erkenntnisse

In keinem dieser fünf Länder gibt es ein Arbeitsverhältnis nach US-amerikanischem Vorbild, bei dem der Arbeitgeber den Arbeitsvertrag jederzeit kündigen kann; Kündigungsfrist, Abfindung und ein starker Kündigungsschutz sind die Regel.
In der Regel kann man nicht einfach jemanden im Ausland bezahlen: Man benötigt eine lokale juristische Person, eine „ EOR “ (oder in Frankreich ein „portage salarial“) oder eine Vereinbarung mit einem wirklich unabhängigen Auftragnehmer.
Die Lohnnebenkosten variieren stark – von etwa 15 % in der Schweiz über rund 21 % in Deutschland und einem Drittel in Italien bis hin zu 40–45 % in Frankreich.
Die falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als Selbstständiger wird streng geahndet, insbesondere in den Niederlanden und in Deutschland – der Gesetzentwurf zur Neueinstufung folgt später.
Mit einem „ EOR “- oder „Portage“-Partner können Sie innerhalb weniger Tage ohne eigene Unternehmensgründung Personal einstellen; Access Financial bietet „ EOR “ in der Schweiz, in Deutschland und in den Niederlanden, Selbstständigkeit in Italien sowie „Portage salarial“ in Frankreich an.

Warum kann ein US-Unternehmen in Europa nicht genauso Personal einstellen wie im eigenen Land?

Denn das europäische Arbeitsrecht basiert auf Schutz und nicht auf uneingeschränkter Flexibilität. In jedem dieser Länder sind ein schriftlicher Arbeitsvertrag, eine gesetzlich vorgeschriebene Kündigungsfrist und eine Abfindung sowie obligatorische Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitgebers vorgeschrieben, und – in der Regel – muss entweder eine lokale Gesellschaft oder ein „Employer of Record“ als rechtlicher Arbeitgeber fungieren. Das Bruttogehalt ist dabei nur der Ausgangswert.

US-Unternehmen sind es gewohnt, Mitarbeiter schnell einzustellen, ihre eigenen Bedingungen festzulegen und Arbeitsverhältnisse nach Belieben zu beenden. In Europa gilt davon fast nichts. Verträge müssen dem lokalen Recht und in einigen Ländern einem branchenweiten Tarifvertrag entsprechen. Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses ist mit Kündigungsfristen, einer schriftlichen Begründung und oft auch einer Abfindung verbunden. Und hinter dem Nenngehalt verbirgt sich eine zweite Zahl – die Arbeitgeberkosten –, die je nach Fall zwischen etwa 15 Prozent und fast der Hälfte des Bruttogehalts betragen können.

In den Gehaltsabrechnungen, die wir in diesen Märkten erstellen, ist es gerade diese zweite Zahl, die US-Finanzteams am meisten überrascht: Bei gleichem Bruttogehalt können die Arbeitgeberkosten in der Schweiz im mittleren Zehnerbereich liegen, in Frankreich hingegen bei über 40 %. Planen Sie die Gesamtpersonalkosten, die Vertragsbedingungen und die Kündigungsregelungen ein, bevor Sie ein Angebot unterbreiten – nicht erst danach.

Welche Möglichkeiten haben Sie, jemanden in Europa einzustellen?

US-Unternehmen stehen vier Hauptmöglichkeiten zur Auswahl: Gründung einer lokalen Gesellschaft und eigene Abwicklung der Lohnabrechnung; Inanspruchnahme eines „Employer of Record“ (EOR), der die Person in Ihrem Auftrag beschäftigt; Beauftragung eines wirklich unabhängigen Auftragnehmers; oder Nutzung eines länderspezifischen, vorschriftsmäßigen Modells wie beispielsweise „portage salarial“ in Frankreich. Die richtige Wahl hängt von der Mitarbeiterzahl, der Geschwindigkeit und dem Risiko ab, das Sie eingehen möchten.

Ein „Employer of Record“ ist in der Regel der schnellste Weg für eine oder wenige Neueinstellungen: Die „ EOR “ ist der rechtliche Arbeitgeber im jeweiligen Land, übernimmt die lokale Lohnabrechnung und sorgt für die Einhaltung der Vorschriften, sodass Sie innerhalb weniger Tage Mitarbeiter einstellen können, ohne eine eigene Gesellschaft gründen zu müssen. Die Gründung einer eigenen Gesellschaft ist sinnvoll, sobald ein Markt strategisch wichtig wird und die Mitarbeiterzahl wächst. Eine Vereinbarung als Auftragnehmer kann funktionieren, wenn die Person tatsächlich unabhängig ist – gehen Sie dabei jedoch mit Vorsicht vor, da eine falsche Einstufung streng geahndet wird. Und einige Länder verfügen über eigene, vorschriftsmäßige Modelle: Das französische „portage salarial“ beschäftigt einen unabhängigen Fachmann über ein Portage-Unternehmen, während sich Selbstständigkeit und lokale Gesellschaftsformen in Form von GmbHs für bestimmte Profile in Deutschland und den Niederlanden eignen.

Inwiefern unterscheiden sich die Einstellungsverfahren in Italien, der Schweiz, Deutschland, Frankreich und den Niederlanden?

Die Grundsätze sind dieselben – keine Kündigung nach Belieben, obligatorische Arbeitgeberbeiträge, gesetzliche Kündigungsfristen –, doch im Detail gibt es erhebliche Unterschiede. In Italien gelten branchenspezifische Tarifverträge; Frankreich hat die höchsten Lohnnebenkosten; Deutschland verfügt über einen starken Kündigungsschutz und Betriebsräte; die Schweiz ist am flexibelsten, unterliegt jedoch Genehmigungsauflagen; die Niederlande haben eine besondere Urlaubsvergütung und eine Steuerregelung für Expatriates. Die Tabelle fasst dies zusammen; in den folgenden Abschnitten wird näher darauf eingegangen.

Laut Germany Trade & Invest beläuft sich der Arbeitgeberanteil an den vier gesetzlichen Versicherungszweigen auf rund 21 % des Bruttolohns; lediglich die Unfallversicherung wird vollständig vom Arbeitgeber getragen. Die Grundsätze bleiben für 2026 stabil, doch die Beitragshöchstgrenzen wurden angehoben: 8.450 € pro Monat für Rente und Arbeitslosenversicherung sowie 5.812,50 € pro Monat für Kranken- und Pflegeversicherung, wobei der durchschnittliche Krankenversicherungszuschlag bis zu 2,9 % beträgt. Da die Beiträge bei Erreichen dieser Höchstgrenzen enden, ist der effektive Arbeitgeberanteil bei Hochverdienern geringer.

Italien

Das charakteristische Merkmal Italiens ist der CCNL – der nationale Tarifvertrag für die jeweilige Branche –, der Mindestlöhne, Arbeitszeiten, Urlaub und Kündigungsfristen festlegt, sodass man nicht einfach eigene Bedingungen festlegen kann. Die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung belaufen sich über das INPS auf rund 33 % des Bruttogehalts, zuzüglich der INAIL-Unfallversicherung, noch vor dem üblichen 13. (und oft auch 14.) Monatsgehalt und der TFR-Abfindung. Kündigungen unterliegen einem starken Kündigungsschutz, und die Beschäftigung von Personal erfordert eine lokale Gesellschaft oder einen „ EOR “ bzw. Partner. Für freiberuflich Tätige bietet Access Financial eine rechtskonforme Lösung für die Selbstständigkeit in Italien.

Schweiz

Die Schweiz gehört nicht zur EU und verfügt über das flexibelste Arbeitsrecht der fünf Länder – kürzere Kündigungsfristen, keine allgemeine gesetzliche Abfindung –, doch die Löhne sind hoch und die Sozialversicherung erfolgt über das Säulensystem (AHV/IV/EO, Arbeitslosenversicherung, berufliche Altersvorsorge und Unfallversicherung). Die Lohnnebenkosten sind vergleichsweise niedrig und liegen je nach Altersgruppe oft im mittleren Zehnerbereich. Entscheidend ist, dass für die Personalvermittlung eine Bewilligung des Staatssekretariats für Wirtschaft (SECO) erforderlich ist. Access Financial verfügt über eine SECO-Bewilligung, ist Mitglied von swissstaffing und bietet in der Schweiz eine vollständig konforme „Employer of Record “-Lösung an.

Deutschland

In Deutschland gibt es einen starken Kündigungsschutz, Betriebsräte sowie Sozialabgaben des Arbeitgebers in Höhe von rund 21 % des Bruttolohns sowie eine ausschließlich vom Arbeitgeber zu tragende Unfallversicherung. Die Arbeitnehmerüberlassung – die rechtliche Grundlage für eine „ EOR “ – erfordert eine AÜG-Genehmigung (Arbeitnehmerüberlassung). Access Financial verfügt über eine AÜG-Genehmigung und bietet in Deutschland sowohl Lösungen für „ EOR “ als auch für Selbstständigkeit an, dazu Unterstützung bei Einwanderung und Umzug; unser Länderleitfaden für Deutschland behandelt das Fachkräfteeinwanderungsgesetz und die Wege über die EU-Blue-Card für Nicht-EU-Arbeitskräfte.

Frankreich

Frankreich verfügt über das am stärksten kodifizierte Arbeitsrecht und die höchsten Lohnnebenkosten – die Sozialabgaben des Arbeitgebers betragen laut der offiziellen CLEISS-Tabelle in der Regel 40–45 % des Bruttolohns –, neben der 35-Stunden-Woche, unbefristeten (CDI) und befristeten (CDD) Arbeitsverträgen sowie den CSE-Betriebsräten. Es gibt keine Beschäftigung nach Belieben. Für freiberufliche Fachkräfte bietet Frankreich mit dem „Portage salarial“ eine eigene, vorschriftsmäßige Lösung an, bei der ein Portage-Unternehmen den Berater beschäftigt. „ Access Financial “ bietet in Frankreich sowohl „Portage salarial“ als auch eine Lösung in Form einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (PSC) an; in unserem Länderleitfaden für Frankreich erfahren Sie, wie die jeweiligen Modelle im Einzelnen funktionieren.

Niederlande

In den Niederlanden gibt es keine Kündigung ohne triftigen Grund (man muss den Weg über das UWV oder das Gericht gehen), eine gesetzlich festgelegte Übergangszahlung sowie eine besondere Urlaubsvergütung in Höhe von 8 % zusätzlich zum Gehalt. Die Sozialabgaben des Arbeitgebers liegen bei moderaten rund 20 % und mehr. Die bekannte 30-Prozent-Expat-Steuerregelung gilt noch bis 2026, sinkt jedoch ab dem 1. Januar 2027 auf einen Pauschalsatz von 27 % und ist auf die WNT-Norm begrenzt. Die falsche Einstufung von Auftragnehmern wird gemäß den DBA-Regeln geahndet. Access Financial bietet in den Niederlanden Lösungen für „ EOR “, Selbstständigkeit und Gesellschaften mit beschränkter Haftung (PSC) sowie Unterstützung bei Einwanderung und Umzug; beginnen Sie mit unserem Länderleitfaden für die Niederlande.

Wie wählt man die richtige Route aus?

Passen Sie das Modell an Personalbestand, Geschwindigkeit und Risiko an. Bei einer oder wenigen Neueinstellungen ist eine „ EOR “ (oder „Portage“ in Frankreich) in der Regel am schnellsten und sichersten; bei einem wachsenden, strategischen Team macht sich eine lokale Gesellschaft durch ihre Gemeinkosten bezahlt; ein Auftragnehmer eignet sich nur für einen wirklich unabhängigen Arbeitnehmer. Wie auch immer Sie sich entscheiden: Planen Sie die gesamten Arbeitgeberkosten und die Ausstiegsbedingungen von vornherein ein.

Eine kurze Checkliste, bevor Sie ein Angebot für den europäischen Markt unterbreiten:

Legen Sie Ihren Umfang fest: eine Probeeinstellung oder ein Team? Ein oder zwei Neueinstellungen rechtfertigen selten die Gründung einer lokalen Niederlassung.
Wählen Sie das Modell je nach Land aus: „ EOR “ (Schweiz, Deutschland, Niederlande), „Portage salarial“ (Frankreich), eine eigene Gesellschaft oder eine vorschriftsmäßige Selbstständigkeit bzw. Gründung einer GmbH (Deutschland, Frankreich, Italien, Niederlande).
Vermeiden Sie die Abkürzung über einen Auftragnehmer, es sei denn, die Person ist wirklich selbstständig – eine falsche Einstufung wird in den Niederlanden und in Deutschland streng geahndet.
Berücksichtigen Sie bei der Budgetierung die tatsächlichen Arbeitgeberkosten und nicht den Bruttolohn: Rechnen Sie etwa einen Anteil im mittleren Zehnerbereich (Schweiz) bis 40–45 % (Frankreich) hinzu, zuzüglich des 13. Monatsgehalts und der Abfindungsrückstellungen, sofern diese anfallen.
Prüfen Sie den Tarifvertrag: In Italien können in einem Branchen-CCNL Mindestlöhne und Arbeitsbedingungen festgelegt werden; auch in Frankreich und Deutschland gibt es branchenbezogene und betriebliche Regelungen.
Kündigungsfrist und Abfindung im Voraus planen – in keinem dieser Länder gilt das Prinzip der „At-Will“-Beschäftigung.
Klären Sie Einwanderungsangelegenheiten frühzeitig, wenn es sich bei dem neuen Mitarbeiter um einen Nicht-EU-Bürger oder einen aus den USA umziehenden Mitarbeiter handelt; Genehmigungen und Kontingente nehmen Zeit in Anspruch.
Die Verwaltung zentralisieren: Ein Portal und ein Partner für alle Länder sind besser als fünf separate lokale Strukturen.

Wie sieht es mit Einwanderung und Umsiedlung aus?

Wenn Sie einen Nicht-EU-Bürger einstellen oder einen US-amerikanischen Mitarbeiter versetzen, ist die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften nur die halbe Miete – die Betroffenen benötigen außerdem die entsprechenden Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen, deren Beantragung Zeit in Anspruch nimmt und oft an Quoten gebunden ist. Da jedes Land seine eigenen Regelungen hat, sollten Sie die Einwanderungsformalitäten parallel zur Vorbereitung des Arbeitsverhältnisses in die Wege leiten und nicht erst danach.

Italien wendet auf Quoten basierende Aufenthaltsgenehmigungen an (das „Decreto Flussi“); Deutschland bietet die EU-Blue-Card, das Fachkräfteeinwanderungsgesetz und die „Opportunity Card“ an; die Niederlande betreiben neben der „Expat-Steuerregelung“ ein Programm für hochqualifizierte Zuwanderer. Access Financial bietet Unterstützung bei Einwanderung und Umzug in Deutschland und den Niederlanden und koordiniert Aufenthaltsgenehmigungen, Anmeldungen und die praktischen Aspekte eines Umzugs, damit ein neuer Mitarbeiter tatsächlich pünktlich seine Tätigkeit aufnehmen kann.

Wie „ Access Financial “ US-Unternehmen dabei hilft, Mitarbeiter in Europa einzustellen

Access Financial Seit 2003 unterstützen wir Unternehmen bei der grenzüberschreitenden Personalbeschaffung in über 60 Ländern, wobei für uns stets die Menschen im Vordergrund standen und nicht das Bestreben, alles zu automatisieren. Für US-Arbeitgeber bedeutet dies: ein Partner und ein Portal für alle diese Märkte, mit jeweils dem richtigen, vorschriftsmäßigen Modell – sowie namentlich benannte Spezialisten, die die Kosten und die Struktur der Einstellung korrekt berechnen, bevor Sie sich festlegen.

Land	Beschäftigungsmöglichkeiten bei der Luftwaffe	Lizenz / Mitgliedschaft	Einwanderung und Umzug
Schweiz	Offizieller Arbeitgeber (EOR)	SECO-Lizenz; Mitglied von swissstaffing	—
Deutschland	EOR; Selbstständigkeit	AÜG-Lizenz	✓
Frankreich	Lohnvermittlung; Gesellschaft mit beschränkter Haftung (PSC)		—
Niederlande	EOR; Selbstständigkeit; Gesellschaft mit beschränkter Haftung (PSC)	NEN 4400-1-zertifiziert	✓
Italien	Selbstständigkeit		—

Konzernweit verfügen wir über die in diesen Märkten erforderlichen Zulassungen: eine SECO-Lizenz und die Mitgliedschaft bei swissstaffing in der Schweiz, eine AÜG-Lizenz für Arbeitnehmerüberlassung in Deutschland, die niederländische NEN 4400-1-Zertifizierung sowie die Mitgliedschaft bei der APSCo (Association of Professional Staffing Companies). In der Praxis bedeutet dies: „ EOR “ in der Schweiz, in Deutschland und in den Niederlanden; „portage salarial“ und die Option einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (PSC) in Frankreich; Lösungen für Selbstständige in Deutschland, den Niederlanden und Italien; sowie Unterstützung bei Einwanderung und Umzug in Deutschland und den Niederlanden. Um eine vorschriftsmäßige, vollständig kalkulierte europäische Personalvermittlung zu planen, wenden Sie sich an unser Team.

Häufig gestellte Fragen

Kann ein US-amerikanisches Unternehmen in Europa Mitarbeiter einstellen, ohne dort eine eigene Niederlassung zu haben?

Ja. Ein US-amerikanisches Unternehmen kann in Europa ohne eigene Niederlassung Mitarbeiter einstellen, indem es einen „Employer of Record“ (EOR) einsetzt, der als rechtlicher Arbeitgeber im jeweiligen Land fungiert, die lokale Lohnabrechnung übernimmt und für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sorgt. In Frankreich ist „Portage salarial“ die entsprechende Lösung für freiberufliche Fachkräfte. Die Gründung einer eigenen Gesellschaft lohnt sich erst, wenn die Mitarbeiterzahl und das strategische Engagement zunehmen.

Benötige ich eine „ EOR “, um in Europa Personal einzustellen?

Nicht immer, aber in der Regel ist dies der schnellste konforme Weg für eine Erstanstellung. Ohne eine „ EOR “ benötigen Sie eine lokale juristische Person als rechtlichen Arbeitgeber, was Zeit und laufenden Verwaltungsaufwand erfordert. Mit einer „ EOR “ können Sie jemanden innerhalb weniger Tage einstellen. Access Financial bietet „ EOR “ in der Schweiz, in Deutschland und in den Niederlanden sowie „portage salarial“ in Frankreich an.

Wie hoch sind die Personalkosten in Europa im Vergleich zu den USA?

Mehr, als das Bruttogehalt vermuten lässt. Allein die Sozialabgaben des Arbeitgebers belaufen sich in der Schweiz auf etwa 15 %, in Deutschland auf rund 21 %, in Italien auf ein Drittel und in Frankreich auf 40–45 % – und das noch vor Zusatzleistungen, dem 13. Monatsgehalt und Abfindungsrückstellungen. Planen Sie stets die Gesamtpersonalkosten ein und ermitteln Sie den genauen Betrag für das jeweilige Land anhand einer Lohnabrechnung.

Können US-Mitarbeiter nach Europa versetzt werden?

Ja, aber sie benötigen die entsprechenden Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen, die je nach Land unterschiedlich sind und an Quoten gebunden sein können. Beginnen Sie daher frühzeitig mit den Vorbereitungen. Access Financial bietet Unterstützung bei Einwanderung und Umzug in Italien, Deutschland und den Niederlanden und kümmert sich um die Koordination der Genehmigungen und die praktischen Aspekte des Umzugs sowie um die rechtmäßige Beschäftigung.

Personalbeschaffung in Europa als US-Unternehmen: Ein Leitfaden für 2026