Offizielle Arbeitgeber: Was Unternehmen wissen müssen, bevor sie grenzüberschreitende Personalüberlassung in Anspruch nehmen

Wenn Unternehmen Mitarbeiter in einem Land einstellen müssen, in dem sie keine rechtliche Präsenz haben, sehen sie sich oft mit erheblichen administrativen und rechtlichen Hürden konfrontiert – insbesondere in Bezug auf die Lohnabrechnung, Steuerabzüge und Sozialversicherungspflichten. Um diese komplexen Sachverhalte zu bewältigen, greifen viele Unternehmen auf „Employers of Record“ (EORs) zurück.

Zwar gibt es keine einheitliche, allgemein anerkannte Definition des Begriffs „Employer of Record“, doch bezieht sich dieser Begriff im Allgemeinen auf eine Organisation, die einen Arbeitnehmer im Auftrag eines Kundenunternehmens offiziell beschäftigt. Der „ EOR “ wird für administrative, personalbezogene und Compliance-Zwecke zum Arbeitgeber, während der Arbeitnehmer seine Aufgaben für den Kunden ausführt. Dieses Modell gewinnt zunehmend an Attraktivität in einer Welt, in der Remote-Arbeit gang und gäbe ist und Unternehmen Zugang zu globalen Talenten suchen, ohne die Belastung durch die Gründung lokaler Niederlassungen in Kauf nehmen zu müssen.

In vielen Rechtsordnungen werden jedoch Tätigkeiten reguliert, die der Arbeitnehmerüberlassungähneln – je nach Land auch als Leiharbeit, Personalüberlassung oder unter ähnlichen Bezeichnungen bekannt. Diese Vorschriften gelten, wenn ein Unternehmen Mitarbeiter einstellt und diese an eine andere Organisation entsendet, um Arbeiten außerhalb des Rahmens eines echten Dienstleistungsvertrags zu verrichten. In solchen Fällen können EORs unter strenge regulatorische Rahmenbedingungen fallen, die für Unternehmen gelten, die Arbeitskräfte überlassen.

Einblick in globale regulatorische Unterschiede

Wenn die Tätigkeiten einer „ EOR“ der rechtlichen Definition der Arbeitnehmerüberlassung entsprechen, kann die Organisation Genehmigungsanforderungen, betrieblichen Beschränkungen, Arbeitnehmerschutzvorschriften und erheblichen Compliance-Verpflichtungen unterliegen. Diese Anforderungen variieren je nach Rechtsordnung erheblich.

Die nachstehende Karte soll veranschaulichen, wie restriktiv die Rechtsvorschriften zur Personalüberlassung für „Employers of Record“ sind, die Personalüberlassungsaktivitäten bzw. Zeitarbeitsvereinbarungen (oder das jeweilige Äquivalent im jeweiligen Land) durchführen.

Das Wichtigste auf einen Blick

Beim Eintritt in einen neuen Markt müssen EORs das lokale rechtliche Umfeld sorgfältig prüfen und sich darüber im Klaren sein, welche Aktivitäten unter die Vorschriften zur Arbeitnehmerüberlassung fallen könnten. Die Nichteinhaltung dieser Vorschriften kann zu erheblichen Strafen, Betriebsstörungen und Reputationsschäden führen.

Kundenunternehmen sollten zudem rechtlichen Rat einholen, bevor sie einen EOR beauftragen. Zu den wichtigsten zu bewertenden Risiken zählen:

Mögliche Ansprüche von bei EOR beschäftigten Arbeitnehmern, die eine Feststellung ihres Beschäftigungsstatus beim Auftraggeber anstreben
Gesamthaftung für arbeitsrechtliche Verpflichtungen
Verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen
Das Risiko, unbeabsichtigt eine steuerliche Betriebsstätte zu begründen
Überlegungen zu geistigem Eigentum und Vertraulichkeit

Viele dieser Risiken lassen sich durch eine durchdachte Strukturierung, eine klare vertragliche Zuweisung der Verantwortlichkeiten und die Aufnahme von Haftungsfreistellungsklauseln mindern. In bestimmten Rechtsordnungen kann auch eine direkte Beschäftigung ohne Gründung einer Niederlassung eine praktikable Alternative darstellen.

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