VERTRAGSMANAGEMENT
Vertragsmanagement – schnell und vorschriftsmäßig
Ganz gleich, ob Sie als Freiberufler oder Angestellter rechtssichere Verträge benötigen, als Personalvermittler schnell geeignete Fachkräfte vermitteln möchten oder als Unternehmen nach risikofreien Lösungen für die Zusammenarbeit suchen – unser Team steht Ihnen bei jedem Schritt als Partner zur Seite.
Häufig gestellte Fragen
Was ist Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement umfasst den gesamten Lebenszyklus eines Arbeitsvertrags oder – im Falle von freiberuflicher Tätigkeit bzw. Selbstständigkeit – eines Dienstleistungsvertrags: von der Ausarbeitung rechtskonformer Verträge über die Abwicklung von Vertragsverlängerungen bis hin zur Sicherstellung der kontinuierlichen Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Sozialabgaben (sofern zutreffend).
Gesetzliche Bestimmungen können sich während der Auftragslaufzeit ändern, Leistungsinhalte und Erwartungen können angepasst werden, und je nach Staatsangehörigkeit oder Beschäftigungsstatus eines Mitarbeiters können unterschiedliche Regeln gelten. Ein zuverlässiger Vertragsmanagement-Service überwacht diese Variablen kontinuierlich, aktualisiert Vereinbarungen, führt Verhandlungen und sorgt für Transparenz, damit alle Parteien ihre Rechte und Pflichten klar verstehen.
Access Financial verbindet modernste Technologie mit kompetenter rechtlicher Beratung, um den gesamten Vertragslebenszyklus zu verwalten. Unser erfahrenes Rechtsteam entwirft lokal konforme Verträge, die auf die Bedürfnisse aller Beteiligten zugeschnitten sind, während unser Kundenbetreuungsteam einen reibungslosen Onboarding-Prozess sowohl für Auftragnehmer als auch für Mitarbeiter gewährleistet. Wir halten uns über Gesetzesänderungen in über 60 Ländern auf dem Laufenden und stellen so sicher, dass Ihre Verträge stets den gesetzlichen Vorschriften entsprechen und Ihre Projekte ohne unerwartete rechtliche Probleme voranschreiten.
Vorteile und Hauptmerkmale
Für Auftragnehmer / Freiberufler
Schnelle Einarbeitung
Access Financial ist im Einsatzland bereits eingerichtet, sodass die Einarbeitung innerhalb weniger Tage statt Monate erfolgt
Das Nettoeinkommen maximieren
Eine effiziente und vorschriftsmäßige Steuerplanung sorgt dafür, dass Ihnen so viel wie möglich von Ihrem Gehalt bleibt.
Weniger Verwaltungsaufwand
Wir kümmern uns um den gesamten Papierkram, die Lohnabrechnung und die Steuererklärung, damit Sie sich ganz auf Ihre Aufgaben konzentrieren können.
Lokales Fachwissen und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Unser Team verfolgt die gesetzliche Entwicklung und stellt sicher, dass die Verträge den lokalen arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Arbeitnehmerrechten entsprechen.
Unterstützung bei Einwanderungsangelegenheiten
Wir bieten Unterstützung bei der Beantragung von Visa und bei Einwanderungsangelegenheiten in mehr als 20 Ländern an.
Digitale Plattform
Verwalten Sie Arbeitszeitnachweise, Rechnungen und Gehaltsabrechnungen über unsere sichere, cloudbasierte Software.
Für Mitarbeiter
Regelmäßige, pünktliche Bezahlung
Unsere Experten für Lohn- und Gehaltsabrechnung sorgen dafür, dass die Mitarbeiter in über 60 Ländern korrekt und pünktlich bezahlt werden.
Alle gesetzlich vorgesehenen Leistungen
Die Arbeitnehmer erhalten lokale Sozialleistungen (Steuern, Sozialversicherung, Versicherungen) gemäß den Gesetzen des Gastlandes.
Transparente Verträge
Die Vereinbarungen sind klar und auf dem neuesten Stand, wodurch Unsicherheiten vermieden werden und sichergestellt wird, dass alle Parteien ihre Rechte kennen.
Einfache Einarbeitung und Austrittsabwicklung
Wir kümmern uns um den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus – von den Einstellungsunterlagen bis hin zu den Formalitäten beim Ausscheiden –, damit alles reibungslos abläuft.
Für Personalvermittlungsagenturen
Blitzschnelle Einarbeitung
Die Bewerber werden innerhalb weniger Tage in die Gehaltsabrechnung aufgenommen und bei den Behörden angemeldet.
Einhaltung der Vorschriften in über 60 Ländern
Unsere Experten vor Ort sorgen dafür, dass Sie weltweit die Steuer- und Arbeitsgesetze einhalten.
Technologiegestützte Prozesse
Die automatisierte Verwaltung von Arbeitszeitnachweisen und der Lohnabrechnung reduziert den Verwaltungsaufwand und verkürzt die Bearbeitungszeit.
Risikominderung
Wir minimieren Risiken im Zusammenhang mit falschen Einstufungen und Nichteinhaltung von Vorschriften.
Komplette Lohnabrechnung und Rechnungsstellung
Wir übernehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Zeitarbeitskräfte und Festangestellte und bearbeiten die Rechnungen unserer Kunden.
Interne Unterstützung in Einwanderungs- und Rechtsfragen
Unsere Einwanderungsspezialisten und Rechtsanwälte bieten Unterstützung bei der Visumbeschaffung sowie Rechtsberatung an.
Flexible, skalierbare Lösungen
Die Lösungen passen sich der Größe Ihrer Agentur und der Anzahl der von Ihnen vermittelten Auftragnehmer an.
Für Endkunden (Unternehmen)
Ein einziger Ansprechpartner für Personalbeschaffung und Lohnabrechnung
Access Financial kümmert sich um die Personalbeschaffung, die Gehaltsabrechnung, Steuern, Sozialleistungen und Versicherungen Ihres Teams, damit Sie sich auf das Kerngeschäft konzentrieren können.
Lokale Einheiten sind nicht erforderlich
Beauftragen Sie Auftragnehmer oder Mitarbeiter im Ausland, ohne eine eigene juristische Person zu gründen.
Vollständige Einhaltung der Vorschriften und Risikominderung
Verträge und die Einstufung der Arbeitnehmer entsprechen den lokalen Vorschriften, wodurch Fehlklassifizierungen und Steuerrisiken reduziert werden.
Kosteneffizienz
Eine effiziente Steuerplanung und optimierte Abläufe senken die Verwaltungs- und Compliance-Kosten.
Skalierbare globale Reichweite
Mit 9 Niederlassungen und Dienstleistungen in über 60 Ländern unterstützen wir Ihr Wachstum überall.
Individuelle Kundenbetreuung
Ein zentraler Ansprechpartner gewährleistet reaktionsschnellen Support und maßgeschneiderte Lösungen während des gesamten Vertragszyklus.
So funktioniert es
Unser Ansatz beim Vertragsmanagement folgt einem strukturierten Prozess, der in jedem Schritt Genauigkeit und die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet. Der nachstehende Zeitplan veranschaulicht die wichtigsten Phasen.
TAG 1–2
Beratung und Bedarfsanalyse
Unsere Experten prüfen Ihre Anforderungen, den Status des Arbeitnehmers (Auftragnehmer oder Angestellter) sowie die beteiligten Länder, um das passende Beschäftigungsmodell zu entwickeln.
TAG 2–3
Vertragsgestaltung und Prüfung auf Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
Wir entwerfen Verträge, die den lokalen Vorschriften entsprechen, legen Leistungsinhalte und Zahlungsbedingungen fest und stimmen diese mit den steuer- und arbeitsrechtlichen Bestimmungen ab. Jeder Vertrag wird von unserem Rechtsteam geprüft, um sicherzustellen, dass er den aktuellen gesetzlichen Bestimmungen entspricht.
TAG 3–5
Einarbeitung und Einrichtung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Auftragnehmer/Mitarbeiter werden bei den Behörden registriert, in unsere Cloud-Plattform integriert und mit den Systemen für Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Einwanderungsangelegenheiten vernetzt. Arbeitszeitnachweise und Rechnungsstellungstools werden für Personalvermittlungsagenturen und Endkunden eingerichtet.
Laufende Verwaltung und Betreuung (fortlaufend)
Während der gesamten Vertragslaufzeit beobachtet unser Team Gesetzesänderungen, wickelt die Gehaltsabrechnung ab, reicht Steuererklärungen ein, verlängert Verträge, kümmert sich um das Offboarding und bietet kontinuierlichen Kundensupport. Diese kontinuierliche Betreuung gewährleistet die vollständige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und die Risikominimierung.
Warum „ Access Financial “?
Weltweit führend im Vertragsmanagement
Access Financial hat sich zu einem führenden Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen Vertragsmanagement, Lohnabrechnung und Umbrella-Dienste entwickelt. Wir verfügen über mehr als 22 Jahre Erfahrung, 37.500 zufriedene Freiberufler und 9 Niederlassungen weltweit.
Umfassende Fachkompetenz
Wir sind spezialisiert auf die Minimierung der Steuerlast, die Einhaltung des Arbeitsrechts und die Unterstützung bei Einwanderungsangelegenheiten. Unsere hauseigenen Juristen, Einwanderungsspezialisten und Steuerexperten stellen sicher, dass jeder Vertrag und jede Gehaltsabrechnung den gesetzlichen Vorschriften entspricht.
Technologie für mehr Effizienz
Unsere cloudbasierte Plattform optimiert die Einarbeitung neuer Mitarbeiter, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Zeiterfassung und das Rechnungsmanagement. Dadurch werden Fehler reduziert und der Verwaltungsaufwand gesenkt, während Sie gleichzeitig einen Echtzeit-Überblick erhalten.
Individuelle Betreuung
Jedem Kunden wird ein persönlicher Kundenbetreuer zugewiesen. Wir sorgen für eine transparente Kommunikation, damit Bewerber und Kunden stets wissen, wie ihr Einstellungsprozess abläuft.
Flexible Beschäftigungsmodelle
Ganz gleich, ob Sie Lösungen für eine Anstellung oder eine selbstständige Tätigkeit, Gesellschaftsstrukturen in Form von Gesellschaften mit beschränkter Haftung oder Unterstützung bei der Beantragung von Visa benötigen – unsere Lösungen passen sich Ihren individuellen Umständen an.
Länder-Entdecker
Wenn Sie an detaillierten Informationen zu unseren Lösungen in einem anderen Land interessiert sind, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf – wir teilen gerne unsere Erfahrungen und unser Fachwissen mit Ihnen.
Erfolgsgeschichten
Entdecken Sie unsere Arbeit und die vertrauensvollen Partnerschaften, die wir mit Kunden auf der ganzen Welt aufgebaut haben.
Ihr habt uns bei Arto fantastisch unterstützt! Die Zusammenarbeit verlief reibungslos, und wir planen, auch weiterhin mit euch zusammenzuarbeiten.
Das Team von Access Financial – insbesondere Christian Fowles-Smith und Charles – hat uns bei Arto hervorragend unterstützt. Ihr Engagement für den Aufbau der Geschäftsbeziehung und ihre proaktive Herangehensweise haben uns beeindruckt. Es ist unglaublich befriedigend zu sehen, wie sich harte Arbeit in einer so positiven Kundenresonanz auszahlt.
Thomas McMann
Geschäftsführer, ARTO Life Sciences
Bevor wir eine Partnerschaft mit Access Financial eingegangen sind, war unsere internationale Expansion ein manueller Prozess, der aus „Googeln“ und hohen Anwaltskosten bestand.
Vom ersten Tag an hat uns das Team von Access mit zahlreichen Ratschlägen in Bereichen unterstützt, die für uns völlig neu waren. Sie haben sich schnell zu unserem wichtigsten Anbieter für Vermittlungen außerhalb Großbritanniens entwickelt, da sie stets die besten Ergebnisse erzielen. Ihre Reaktionszeit ist rekordverdächtig – oft erhalten wir noch am selben Tag eine Antwort. Dank dieser Schnelligkeit können wir Verträge abschließen, ohne Kandidaten aufgrund langer Wartezeiten zu verlieren.
Katherine Miller
Leiter der Abteilung Recht und Revision, La Fosse
Da ich seit 25 Jahren in der Personalvermittlung für den IT- und SAP-Bereich tätig bin, habe ich fast während dieser gesamten Zeit auf Access Financial zurückgegriffen.
Sich in der komplexen Landschaft internationaler Compliance- und Rechtsvorschriften zurechtzufinden, ist eine große Herausforderung, doch Access Financial macht dies dank seiner globalen Expertise überschaubar. Wir verlassen uns auf das umfassende Fachwissen des Unternehmens, wann immer wir Dienstleistungen in verschiedenen Rechtsordnungen erbringen.
Rupert Bassi
Vizepräsident und Mitbegründer von Linksap
Die Partnerschaft mit „ Access Financial “ bot uns die nötige Sicherheit und den nötigen Spielraum, um europaweit sicher zu agieren.
Einer der größten Vorteile war ihr unerschütterliches Bekenntnis zur Compliance, das sowohl unseren Kunden als auch unseren Auftragnehmern in einem Umfeld, das oft von Fehlinformationen geprägt ist, Sicherheit bot. Im Gegensatz zu einigen Anbietern, die fragwürdige Anreize boten, legte Access Financial größten Wert darauf, die richtigen Ratschläge zu geben, und pflegte eine „Prüfungsmentalität“, die unsere eigenen Wirtschaftsprüfer und Rechtsanwälte sehr schätzten.
Paul Flynn
Geschäftsführer, Umbilical
Häufig gestellte Fragen
Nachfolgend finden Sie Antworten auf unsere am häufigsten gestellten Fragen.
Was versteht man unter Vertragsmanagement in der Personalverwaltung?
Das Vertragsmanagement in der Personalverwaltung umfasst die Erstellung, Organisation, Aktualisierung und Überwachung der mit Mitarbeitern und Auftragnehmern verbundenen Vereinbarungen – einschließlich Vertragsbedingungen, Genehmigungen, Compliance-Prüfungen, Verlängerungen und der Dokumentation über den gesamten Lebenszyklus hinweg. „ Access Financial “ verwaltet diesen Prozess durchgängig in über 60 Ländern, erstellt lokal konforme Vereinbarungen und aktualisiert diese bei Änderungen der Gesetzgebung, der Leistungsanforderungen oder des Status eines Mitarbeiters. Mit hauseigenen Juristen, einer Cloud-Plattform und über 22 Jahren Erfahrung sorgen wir dafür, dass jedes Arbeitsverhältnis dokumentiert, konform und auf dem neuesten Stand ist – im Gegensatz zur bloßen Beauftragung eines Arbeitnehmers über EOR oder AOR.
Was gehört zur Verwaltung von Verträgen mit Auftragnehmern dazu?
Die Verwaltung von Auftragnehmerverträgen umfasst die Ausarbeitung vorschriftsmäßiger Vertragsbedingungen, die Festlegung des Leistungsumfangs, die Festlegung von Zahlungsstrukturen, die Bestätigung der Einstufung sowie die Führung einer korrekten Dokumentation während der gesamten Vertragslaufzeit – und darüber hinaus die Abwicklung von Vertragsverlängerungen und -änderungen. „ Access Financial “ kümmert sich um all dies in über 60 Ländern, entwirft Verträge, die von unserem hauseigenen Rechtsteam geprüft werden, und passt sie an die lokalen Steuer- und Arbeitsgesetze an. Da wir in jedem Land bereits über eigene Gesellschaften etabliert sind, erfolgt die Einbindung innerhalb weniger Tage, und Risiken durch falsche Einstufung sowie Compliance-Risiken werden im Vorfeld und nicht erst nach einem Rechtsstreit angegangen.
Warum ist das Vertragslebenszyklusmanagement für Unternehmen wichtig?
Das Vertragslebenszyklusmanagement ist von entscheidender Bedeutung, da Arbeitsverträge nicht mit der Unterzeichnung enden – Unternehmen benötigen klare Prozesse für die Ausarbeitung, Genehmigung, Unterzeichnung, Aktualisierung, Verlängerung, Aufbewahrung und Kündigung von Verträgen, da sie andernfalls mit versäumten Verpflichtungen, uneinheitlichen Bedingungen und Compliance-Lücken konfrontiert sind. „ Access Financial “ verwaltet den gesamten Lebenszyklus in über 60 Ländern, überwacht Gesetzesänderungen und aktualisiert Verträge während des Einsatzes, wenn sich die Vorschriften ändern. Mit hauseigenen Juristen, einer Cloud-Plattform, die Echtzeit-Transparenz bietet, und mehr als 22 Jahren Erfahrung sorgen wir dafür, dass Verträge in großem Maßstab konform und einheitlich bleiben – damit in keinem Markt etwas übersehen wird.
Die Vertragsverwaltung im Personalwesen umfasst Unterstützung bei der Vertragsgestaltung, Dokumentenverwaltung, Nachverfolgung von Genehmigungen, Vertragsarchivierung, Bearbeitung von Vertragsänderungen, Vertragsverlängerungsmanagement und Dokumentation von Kündigungen – also die praktischen Aufgaben, die dafür sorgen, dass Verträge über den gesamten Lebenszyklus eines Arbeitsverhältnisses oder einer Auftragnehmerbeziehung hinweg organisiert und auf dem neuesten Stand bleiben. „ Access Financial “ bietet diese Dienstleistungen in über 60 Ländern über eine sichere Cloud-Plattform an, die von hauseigenen Rechtsexperten unterstützt wird, sodass Verträge, Stundennachweise und Rechnungsstellung miteinander verknüpft und stets auf dem neuesten Stand bleiben. Mehr als 22 Jahre Erfahrung und engagierte Kundenbetreuer sorgen dafür, dass wichtige Bedingungen, Fristen und lokale Anforderungen stets berücksichtigt werden.
Was sind Tools zur Verwaltung von Auftragnehmerverträgen?
Tools zur Verwaltung von Verträgen mit Auftragnehmern sind Systeme, die Unternehmen dabei unterstützen, Verträge mit Auftragnehmern zu erstellen, zu speichern, nachzuverfolgen und zu aktualisieren – einschließlich Genehmigungsworkflows, Vorlagensteuerung, Verlängerungserinnerungen und sicherem Dokumentenzugriff. „ Access Financial “ kombiniert diese Technologie mit fachkundiger rechtlicher Unterstützung: Unsere Cloud-Plattform verwaltet Stundennachweise, Rechnungen und Verträge, während unsere hauseigenen Juristen sicherstellen, dass jeder Vertrag in über 60 Ländern den lokalen Vorschriften entspricht. Diese Kombination aus Tools und Spezialisten – die seit über 22 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt wurde – bietet Agenturen und Endkunden konsistente, prüfungssichere Unterlagen zu freiberuflichen Mitarbeitern und geht damit über reine Software hinaus.
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