Die Arbeitgeberbeiträge zum EPF in Malaysia betragen 13 % des Monatslohns bis zu 5.000 RM und 12 % darüber hinaus; sie sind zusammen mit den 11 % des Arbeitnehmers bis zum 15. des Folgemonats zu entrichten. Ab Oktober 2025 werden ausländische Arbeitnehmer mit 2 % Arbeitgeber- und 2 % Arbeitnehmerbeitrag in das EPF-System einbezogen, wobei eine schrittweise Angleichung erfolgt – damit endet die Ära der EPF-freien Gehaltsabrechnung für Expatriates.
Die Arbeitgeberpflichten im Rahmen des EPF bestimmen die malaysische Lohnabrechnung: Der Employees Provident Fund (EPF) hat den größten Anteil, gefolgt von SOCSO und EIS, und bei verspäteter Zahlung fallen dividendenabhängige Strafen an. Die Änderung für den Zeitraum 2025–26, die jeder ausländische Arbeitgeber berücksichtigen muss, ist die Ausweitung der EPF-Pflicht auf nicht-malaysische Arbeitnehmer. Dieser Leitfaden erläutert die Sätze, die Abläufe und die Auswirkungen für Arbeitgeber von Expatriates sowie für ausländische Unternehmen, die Teams in Malaysia führen.
| Schema | Arbeitgeber | Mitarbeiter |
| EPF (Lohn ≤ 5.000 RM) | 13% | 11% |
| EPF (Lohn > 5.000 RM) | 12% | 11% |
| EPF – ausländische Arbeitnehmer (schrittweise Einführung) | 2% | 2% |
| SOCSO (Unfall + Erwerbsunfähigkeit) | ≈1.75% | 0.5% |
| EIS (Arbeitslosenversicherung) | 0.2% | 0.2% |
Zahlungen müssen bis zum 15. über i-Akaun erfolgen; bei verspäteten Beiträgen fallen straffähige Nachzahlungen in Höhe der Dividende an, und die Geschäftsführer haften persönlich für nicht gezahlte EPF-Beiträge – betrachten Sie den 15. als unverrückbaren Termin. Freiwillige Zusatzbeiträge, die über die gesetzlichen Sätze hinausgehen, sind in wettbewerbsfähigen Vergütungspaketen üblich und sind innerhalb bestimmter Grenzen ebenso steuerlich absetzbar.
Bis 2025 war die EPF-Zahlung für Expatriates freiwillig; nun werden nicht-malaysische Arbeitnehmer (einschließlich Inhabereiner Arbeitserlaubnis, ausgenommen Hausangestellte) mit einem Beitragssatz von 2 % + 2 % eingezahlt, wobei der angekündigte Kurs auf eine umfassendere Angleichung hindeutet. Die praktischen Konsequenzen berücksichtigen wir bereits bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung unserer Kunden: Kostenmodelle, die auf EPF-freien Expat-Paketen basieren, sind veraltet; Arbeitsverträge, in denen ein „reiner“ Bruttolohn angegeben ist, müssen um EPF-Zeilen ergänzt werden; und die Auszahlungsansprüche von ausscheidenden Mitarbeitern bei ihrem endgültigen Ausscheiden aus Malaysia werden zu einem Schritt im Offboarding-Prozess. Ein EPF-Rechner, der sowohl die Sätze für malaysische Staatsbürger als auch für ausländische Arbeitnehmer berücksichtigt, ist mittlerweile das am häufigsten genutzte Tool in den malaysischen Lohnbuchhaltungsabteilungen.
Die Lohnabrechnung in Malaysia umfasst monatliche Steuerabzüge (PCB) über die LHDN, Meldungen an SOCSO/EIS, den HRDF-Beitrag (1 % für betroffene Arbeitgeber) sowie die Mindeststandards des Arbeitsgesetzes in seiner geänderten Fassung – 45-Stunden-Woche, verlängerter Mutterschaftsurlaub (98 Tage) und Vaterschaftsurlaub. Bei der Einstellung von Ausländern sind die Genehmigungen im Rahmen des „Employment Pass Malaysia“-Verfahrens (Kategorien I–III nach Gehalt) oder der ESD-gebundenen Arbeitserlaubnis in Malaysia an die Bonität des sponsernden Unternehmens geknüpft – dieselbe Verknüpfung von Lohnabrechnung und Einwanderung wie anderswo, ergänzt um die malaysische Ebene der Branchenquoten.
Ausländische Unternehmen mit malaysischen Mitarbeitern haben die Wahl zwischen der Gründung einer Sdn Bhd (mehrere Wochen, zuzüglich laufender Verwaltungs- und Prüfungspflichten) und einem „Employer of Record“, der vor Ort Personal beschäftigt, die EPF-/SOCSO-/EIS-/PCB-Verpflichtungen erfüllt und im Rahmen seiner eigenen ESD-Registrierung Arbeitsgenehmigungen (Employment Passes) beantragt. Aufgrund der Änderung bei der EPF-Beitragszahlung für ausländische Arbeitnehmer werden in den Preisangeboten von „ EOR “ die neuen Posten nun ausdrücklich aufgeführt – bestehen Sie bei jedem Anbieter auf dieser Aufschlüsselung. Access Financial wickelt seit 2009 die malaysische Lohnabrechnung und die EP-Beantragung von Kuala Lumpur aus ab; fragen Sie nach einer Kostenaufstellung für das Jahr 2026, in der die Spalten für Einheimische und Expatriates nebeneinander aufgeführt sind.
Der EPF-Beitragssatz beträgt im Jahr 2026 13 % für den Arbeitgeber und 11 % für den Arbeitnehmer bei Monatslöhnen bis zu 5.000 RM sowie 12 % bzw. 11 % bei höheren Beträgen. Ausländische Arbeitnehmer zahlen im Rahmen der seit Oktober 2025 geltenden schrittweisen Einführung jeweils 2 % / 2 %. Die Beiträge sind bis zum 15. des Folgemonats über i-Akaun fällig; bei verspäteter Zahlung fallen dividendenabhängige Strafzuschläge an.
Ja – seit der Reform vom Oktober 2025 werden ausländische Arbeitnehmer in Malaysia (einschließlich Inhaber einer Arbeitserlaubnis, ausgenommen Hausangestellte) verpflichtend in den EPF eingezahlt, wobei der Arbeitgeber 2 % und der Arbeitnehmer 2 % beitragen; die Beitragssätze sollen sich schrittweise an das Niveau für malaysische Staatsbürger angleichen. Die Guthaben können bei endgültiger Ausreise abgehoben werden. Arbeitgeber sollten ihre Verträge und Kostenmodelle anpassen, die bisher von einer Befreiung ausländischer Arbeitnehmer von der EPF-Pflicht ausgegangen sind.
Die Arbeitserlaubnis für Malaysia ist je nach Gehalt und Aufenthaltsdauer in drei Kategorien unterteilt: Kategorie I (10.000 RM und mehr, bis zu 5 Jahre), Kategorie II (5.000–9.999 RM, bis zu 2 Jahre) und Kategorie III (3.000–4.999 RM, bis zu 12 Monate, begrenzte Verlängerungsmöglichkeiten). Die Bürgschaft erfolgt über die ESD-Registrierung des Arbeitgebers, wobei Branchenquoten gelten und für Kategorie III strengere Verlängerungsregeln gelten.
Weiterführende Informationen: EPF-Pflichten für ausländische Arbeitnehmer · Beiträge zum EPF in Malaysia · Vorschriften zur Arbeitserlaubnis in Malaysia · Länderleitfaden: Malaysia