Eine malaysische Arbeitserlaubnis ist eine gesetzliche Voraussetzung für alle Ausländer, die im Land eine Beschäftigung aufnehmen, und die korrekte Abwicklung ist für Unternehmen, die in Südostasien expandieren, von enormer Bedeutung. Ganz gleich, ob Sie als multinationales Unternehmen Führungskräfte entsenden oder als Personalvermittlungsagentur technische Fachkräfte vermitteln – das Verständnis der Rahmenbedingungen für Arbeitserlaubnisse – einschließlich Visumkategorien, Abgabepflichten und Fristen für die Einhaltung der Vorschriften – entscheidet darüber, ob der Markteintritt reibungslos verläuft oder kostspielige Verzögerungen entstehen.
Eine malaysische Arbeitserlaubnis berechtigt einen Ausländer dazu, im Land legal für einen bestimmten Arbeitgeber und in einer bestimmten Funktion zu arbeiten. Das Genehmigungsverfahren wird in erster Linie von der malaysischen Einwanderungsbehörde verwaltet, wobei Ministerien wie das Ministerium für Humanressourcen für die branchenspezifische Aufsicht zuständig sind. Die Genehmigungen sind an den sponsernden Arbeitgeber gebunden, was bedeutet, dass Arbeitnehmer in der Regel nicht den Arbeitsplatz wechseln können, ohne einen neuen Antrag zu stellen oder die Genehmigung übertragen zu lassen.
Malaysia unterscheidet zwischen qualifizierten und angelernten bzw. ungelernten Arbeitskräften, wobei sich die Verfahren zur Erteilung einer Aufenthaltsgenehmigung für diese beiden Gruppen erheblich unterscheiden. Qualifizierte Fachkräfte – Ingenieure, IT-Spezialisten, Führungskräfte im Finanzwesen und ähnliche Berufsgruppen – erhalten in der Regel über das „Employment Pass“-System Zugang zum Land. Arbeiter und gering qualifizierte Arbeitskräfte aus zugelassenen Herkunftsländern kommen im Rahmen des „Foreign Worker Programme“ ins Land, das mit zusätzlichen Abgaben und Quotenverpflichtungen verbunden ist.
Die Begriffe „Arbeitserlaubnis“ und „Arbeitsvisum“ werden oft synonym verwendet, doch in der Praxis unterscheidet Malaysia zwischen mehreren unterschiedlichen Kategorien. Die richtige Wahl von Anfang an spart viel Zeit und Kosten.
| Art der Genehmigung / des Ausweises | Zielgruppenprofil | Gehaltsschwelle (MYR) | Maximale Dauer |
| Arbeitserlaubnis (Kategorie I) | Fachkräfte, Führungskräfte, leitende Angestellte | 10.000+/Monat | Bis zu 5 Jahre |
| Arbeitserlaubnis (Kategorie II) | Qualifiziertes technisches Personal | 5.000–9.999 pro Monat | Bis zu 2 Jahre |
| Arbeitserlaubnis (Kategorie III) | Fachkräftepositionen für Berufseinsteiger | 3.000–4.999 pro Monat | 12 Monate (3-mal verlängerbar) |
| Besucherkarte für Fachbesucher | Kurzfristige Einsätze / Projektarbeit | k. A. (kein lokales Gehalt) | Bis zu 12 Monate |
| Befristete Arbeitserlaubnis (PLKS) | Ausländische Arbeitskräfte (angelernte/ungelernte) | Genehmigung pro Quote | Bis zu 3 Jahre |
| Resident Pass-Talent (RPT) | Bindung hochqualifizierter Fachkräfte | 15.000+/Monat (Richtwert) | Bis zu 10 Jahre |
Das Arbeitsvisum für Malaysia, das am häufigsten mit Fachkräften in Verbindung gebracht wird, ist der „Employment Pass“. Das Verfahren zur Beantragung eines Arbeitsvisums für Malaysia wird vom Arbeitgeber gesteuert – das bedeutet, dass das Unternehmen über einen genehmigten Status bei der Einwanderungsbehörde verfügen muss, bevor es ausländische Mitarbeiter sponsern kann. Unternehmen, die noch nicht vor Ort ansässig sind, sollten in Erwägung ziehen, mit einem „Employer of Record“ (EOR) zusammenzuarbeiten, um Mitarbeiter vom ersten Tag an vorschriftsmäßig zu sponsern.
Wenn Sie Ihre Optionen für die Einstellung von Mitarbeitern in Malaysia prüfen, ohne eine lokale Gesellschaft zu gründen, macht ein „ EOR “-Modell die Gründung einer eingetragenen Tochtergesellschaft überflüssig und gewährleistet gleichzeitig die vollständige Einhaltung der Genehmigungsvorschriften.
Die Anforderungen für ein Arbeitsvisum in Malaysia unterscheiden sich je nach Art der Genehmigung, doch für die meisten Wege gelten einheitliche Verpflichtungen seitens des Arbeitgebers:
Für ein malaysisches Arbeitsvisum im Rahmen des Programms für ausländische Arbeitskräfte sind vor Einreichung eines individuellen Antrags zusätzliche Genehmigungen des Ministeriums für Humanressourcen, Plantagenwirtschaft und Rohstoffe (für bestimmte Branchen) erforderlich. Da die Kontingente auf Branchen- und Unternehmensebene festgelegt werden, ist eine frühzeitige Planung unerlässlich.
Unternehmen, die neu auf dem Markt sind, finden eine umfassende Übersicht über die gesetzlichen Anforderungen in unserem Leitfaden zur Geschäftstätigkeit in Malaysia.
Die von Malaysia erhobene Abgabe für ausländische Arbeitskräfte ist eine jährliche Gebühr, die der Arbeitgeber für jeden im Rahmen des Programms für geringqualifizierte ausländische Arbeitskräfte eingestellten ausländischen Arbeitnehmer entrichten muss. Diese Abgabepflicht gilt nicht für Inhaber einer Arbeitserlaubnis („Employment Pass“) – sie bezieht sich ausschließlich auf die Kategorie PLKS/befristete Arbeitserlaubnis („Temporary Employment Pass“).
Die Abgabensätze variieren je nach Branche und Herkunftsland des Arbeitnehmers. Als allgemeine Richtlinie gilt:
Arbeitgeber sind gesetzlich verpflichtet, die Abgabe zu entrichten – sie darf nicht vom Gehalt des Arbeitnehmers abgezogen werden. Eine nicht fristgerechte Zahlung führt zu Strafen und kann die Möglichkeit des Unternehmens gefährden, künftige Quoten für ausländische Arbeitskräfte zu verlängern oder zu erhalten. Die Zahlung der Abgabe erfolgt über das Online-System der Einwanderungsbehörde.
Die Nachverfolgung der Abgabepflichten bei einer dezentralen Belegschaft erhöht den Verwaltungsaufwand. Viele wachsende Unternehmen lagern diese Aufgabe an einen Anbieter für Lohn- und Gehaltsabrechnung oder für das „ EOR “ aus, um sicherzustellen, dass keine Zahlung versäumt wird.
Die Arbeitnehmerrechte in Malaysia werden in erster Linie durch das Arbeitsgesetz von 1955 geregelt (das zuletzt im Jahr 2022 geändert wurde, um den Geltungsbereich zu erweitern und wesentliche Schutzmaßnahmen einzuführen). Zu den wichtigsten Pflichten für Arbeitgeber mit ausländischen Mitarbeitern gehören:
Verstöße gegen die malaysischen Arbeitsrechtsbestimmungen ziehen Geldstrafen, strafrechtliche Verfolgung und Reputationsschäden nach sich. Angesichts der verstärkten Kontrolle der Behandlung ausländischer Arbeitskräfte, insbesondere im verarbeitenden Gewerbe und in der Landwirtschaft, ist eine proaktive Dokumentation der Compliance-Maßnahmen dringend ratsam.
Die Abwicklung des Visumverfahrens für Expatriates in Malaysia sowie die Verwaltung von Abgaben, die Einhaltung des Arbeitsrechts und die Lohn- und Gehaltsabrechnung können ein internes HR-Team schnell überfordern, insbesondere wenn Malaysia einer von mehreren Märkten ist, die gleichzeitig erschlossen werden. Access Financial bietet umfassende Unterstützung durch unsere Dienstleistungen im Bereich Arbeitserlaubnis und Einwanderung in Malaysia, darunter Anträge auf „Employment Pass“, Verlängerungen von Visa für die Arbeit in Malaysia sowie Beratung zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften für alle Genehmigungsarten.
Unser Team kümmert sich in der Regel umfassend um die Beantragung von Arbeitsgenehmigungen (Employment Pass), wobei die Bearbeitungsdauer ab Einreichung der vollständigen Unterlagen 6 bis 12 Wochen beträgt. Für Unternehmen, die unser „ EOR “-Modell nutzen, können ausländische Mitarbeiter bereits innerhalb von 10 bis 15 Werktagen nach Einreichung des Genehmigungsantrags eingestellt werden. Wir kümmern uns außerdem um die Zahlung der Abgaben, die Registrierung bei SOCSO und EPF sowie die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen – damit sich Ihr Team auf den Aufbau des Unternehmens konzentrieren kann und nicht mit Verwaltungsaufwand beschäftigt ist.
Eine malaysische Arbeitserlaubnis ist eine offizielle Genehmigung, die von der malaysischen Einwanderungsbehörde ausgestellt wird und es einem Ausländer ermöglicht, legal für einen bestimmten Arbeitgeber im Land zu arbeiten. Je nach Qualifikationsniveau und Gehalt des Arbeitnehmers gibt es verschiedene Arten von Arbeitserlaubnissen, die vom „Employment Pass“ für Fachkräfte bis hin zum „Temporary Employment Pass“ für weniger qualifizierte Tätigkeiten im Rahmen des „Foreign Worker Programme“ reichen.
Die Anforderungen für eine Arbeitserlaubnis in Malaysia variieren je nach Kategorie, doch zu den wesentlichen Pflichten des Arbeitgebers gehören die Registrierung des Unternehmens beim SSM, die Genehmigung durch die Expatriate Services Division (für Employment Passes), der Nachweis über Bemühungen zur Einstellung einheimischer Arbeitskräfte sowie der Nachweis, dass der Arbeitnehmer über die entsprechenden Qualifikationen verfügt. Das eingezahlte Kapital des Unternehmens und die Zahl der einheimischen Mitarbeiter beeinflussen ebenfalls, wie viele Stellen für ausländische Arbeitskräfte genehmigt werden.
Wie man ein Arbeitsvisum in Malaysia erhält, hängt von der Art der Genehmigung ab. Bei „Employment Passes“ reicht der sponsernde Arbeitgeber einen Online-Antrag über das MyXpats (ESD)-Portal ein, zusammen mit den erforderlichen Unterlagen wie dem Arbeitsvertrag, Bildungsnachweisen und Unternehmensunterlagen. Bei ausländischen Arbeitskräften muss zunächst eine Quotengenehmigung des Ministeriums für Humanressourcen eingeholt werden, bevor die einzelnen Genehmigungsanträge gestellt werden können. Eine professionelle Unterstützung bei Einwanderungsangelegenheiten verringert das Risiko von Fehlern und Verzögerungen.
Der Unterschied zwischen einer Arbeitserlaubnis für Malaysia und einem Arbeitsvisum ist im allgemeinen Sprachgebrauch weitgehend semantischer Natur, technisch gesehen ist die Arbeitserlaubnis jedoch das Dokument, das die Beschäftigung genehmigt, während das Visum der Einreisestempel im Reisepass ist. In der Praxis erfüllt der „Employment Pass“ beide Funktionen – nach der Genehmigung erhält der Inhaber einen Visumaufkleber, der ihm die Einreise und das Recht auf Arbeit gewährt. Die Begriffe „Arbeitsvisum für Malaysia“, „Beschäftigungsvisum für Malaysia“ und „Arbeitserlaubnis-Visum für Malaysia“ beziehen sich alle auf dieses kombinierte Dokument.
Wie lange die Bearbeitung einer Arbeitserlaubnis für Malaysia dauert, hängt von der Kategorie und der Vollständigkeit des Antrags ab. Anträge auf einen „Employment Pass“, die über ESD eingereicht werden, dauern in der Regel 6 bis 12 Wochen ab dem Datum der vollständigen Einreichung. Bei Anträgen mit fehlenden Unterlagen, Stellen, die einer zusätzlichen Begründung bedürfen, oder Unternehmen ohne vorherige Genehmigung für ausländische Arbeitskräfte kann die Bearbeitung länger dauern. Die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Einwanderungsdienstleister kann die Bearbeitungszeit verkürzen, da so sichergestellt wird, dass die Unterlagen vollständig sind und korrekt eingereicht werden.
Die Abgabe für ausländische Arbeitskräfte, die malaysische Arbeitgeber entrichten müssen, ist eine jährliche staatliche Abgabe, die für jeden im Rahmen der befristeten Arbeitserlaubnis (PLKS) eingestellten Arbeitnehmer erhoben wird – d. h. für gering qualifizierte ausländische Arbeitskräfte, nicht für Inhaber einer Arbeitserlaubnis. Die Abgabesätze reichen von etwa 410 MYR (Haushaltshilfen) bis zu 2.500 MYR pro Jahr (Fertigung, Bauwesen), je nach Branche und Herkunftsland des Arbeitnehmers. Die Abgabe muss vom Arbeitgeber entrichtet werden und darf rechtlich nicht auf den Arbeitnehmer abgewälzt werden.