Lieferantenmanagementsystem (VMS)
ist die Softwareplattform, auf der Programme für Zeitarbeitskräfte ablaufen: Stellenausschreibungen, Bewerbervorschläge von Dienstleistern, Vergütungssätze, Arbeitszeitnachweise, Rechnungsstellung und Compliance-Dokumente in einem System. Ein VMS wird in der Regel vom Kunden oder dessen Managed Service Provider (MSP) betrieben.
Warum Programme auf einem VMS laufen
Der Wert besteht in einem einzigen, überprüfbaren Datensatz: Welcher Anbieter hat wen vermittelt, mit welchem Aufschlag, wer hat den Tarif genehmigt, welche Compliance-Unterlagen wurden eingeholt und wie hoch waren die Kosten pro Stunde? Dieser Datensatz ist es, der die Durchsetzung von Beschäftigungsdauerbegrenzungen, Lizenzprüfungen und Gleichbehandlungsvorschriften in großem Maßstab ermöglicht – und genau das ist es, wonach bei Steuer- und Arbeitsrechtsprüfungen als Erstes gefragt wird.
Für Lieferanten und Personaldienstleister wird die VMS-Integration zunehmend zu einer Voraussetzung für die Zusammenarbeit mit Unternehmenskunden: Arbeitszeitnachweise und Rechnungen werden über die Plattform abgewickelt und nicht um sie herum.
Verwandte Begriffe: MSP, Zeitarbeitskräfte
Häufig gestellte Fragen
Brauche ich ein VMS und ein MSP?
Sie decken jeweils unterschiedliche Bereiche ab: Das VMS ist das System, das MSP ist das Management. Kleinere Programme nutzen manchmal ein selbstverwaltetes VMS; große Programme kombinieren beides. Ohne beides landen Daten zu Zeitarbeitskräften in E-Mail-Posteingängen und Tabellenkalkulationen – und genau so entstehen unkontrollierte Ausgaben und Compliance-Lücken.
Was kostet ein VMS?
In der Regel handelt es sich um einen Prozentsatz der über die Plattform abgewickelten Ausgaben – meist unter 1 % –, der vom Kunden oder über Lieferantengebühren finanziert wird. Der eigentliche Investitionsaufwand liegt nicht in den Lizenzkosten, sondern im Implementierungsaufwand: Die Einrichtung von Preislisten, Genehmigungsabläufen und die Einbindung von Lieferanten erfordern mehrere Wochen, um alles ordnungsgemäß einzurichten.