Das Risiko einer Betriebsstätte entsteht, wenn durch Remote-Arbeit ein Unternehmen eine steuerpflichtige Präsenz im Ausland erhält – sei es durch eine feste Geschäftseinrichtung (einschließlich eines vorgeschriebenen Homeoffice), einen abhängigen Vertreter, der regelmäßig Verträge abschließt, oder durch Entscheidungen der Geschäftsleitung aus einem anderen Land. Gelegentliche, von Mitarbeitern initiierte Telearbeitstage führen selten zur Entstehung einer Betriebsstätte ( PE); wiederkehrende Muster, Vorgaben des Arbeitgebers und die Unterzeichnung von Verträgen hingegen schon – und ab dem 9. April 2026 macht das biometrische Einreise-/Ausreisesystem der EU Aufenthalte in Echtzeit sichtbar.
Wenn der falsche Mitarbeiter auf die falsche Art und Weise aus dem falschen Land arbeitet, kann Ihr Unternehmen dort eine steuerpflichtige Präsenz erlangen – mit entsprechenden Körperschaftsteuererklärungen, Lohnsteuerabzügen und entsprechenden Strafen. Im Jahr 2026 ist dieses Risiko nicht mehr nur theoretischer Natur: Die Steuerbehörden tauschen Daten automatisch aus, die Aufsichtsbehörden dehnen die Vorschriften des Gastlandes auf Remote-Mitarbeiter aus, und das EES erfasst jeden Grenzübertritt. Dieser Leitfaden erläutert, wann Remote-Arbeit eine „ PE “ begründet, welche weiteren Konsequenzen dies nach sich zieht und wie Arbeitgeber Flexibilität bewahren können, ohne sich steuerliche Probleme einzuhandeln.
Gelegentliche, wirklich von den Mitarbeitern selbst initiierte Remote-Arbeitstage führen selten zu einem „ PE “. Dies ist vielmehr auf bestimmte Muster zurückzuführen: wiederkehrende Aufenthalte, Vorgaben oder Ermutigung durch den Arbeitgeber, Tätigkeiten mit Kundenkontakt oder Vertragsabschlüsse sowie eine Dauer, die sich in Monaten bemisst.
| Ebene | Was kann ausgelöst werden? | Typische Signale |
| Einkommensteuer | Wohnsitz im Gastland und Lohnsteuerabzug | 183-tägige Tests, ständiger Wohnsitz, Zentrum der Lebensinteressen |
| Soziale Sicherheit | Beiträge der Gastgeber, sofern nicht anders vereinbart | A1 Die Bescheinigung sorgt dafür, dass Arbeitnehmer aus der EU/dem EWR bei Entsendungen und bei Tätigkeiten in mehreren Staaten im heimischen System verbleiben |
| Arbeitsrecht | Obligatorische Schutzmaßnahmen auf dem Host | Spanien schreibt die Erfassung der Arbeitszeit für Remote-Mitarbeiter vor – Bußgelder bis zu 7.500 € pro Mitarbeiter |
| Einwanderung | Recht auf Arbeit und Aufenthalt | Schengen-Regelung „90/180“ für visumfreie Besucher; Arbeitserlaubnis für produktive Tätigkeiten |
| Datenschutz | Transfer- und Sicherheitsaufgaben | Kundendaten, auf die aus Drittländern zugegriffen wird |
Es gibt zwar bilaterale Regelungen, diese sind jedoch eng gefasst: Die Vereinbarung zwischen der Schweiz und Frankreich ermöglicht es Grenzgängern, bis zu 40 % ihrer jährlichen Arbeitszeit von Frankreich aus im Homeoffice zu arbeiten – allerdings gehen damit ab dem 1. Januar 2026 neue Meldepflichten für Arbeitgeber sowie ein automatischer Austausch von Lohndaten einher. Erleichterungen und Überwachung gehen zunehmend Hand in Hand.
Das Ein- und Ausreisesystem wurde am 9. April 2026 an allen Schengen-Außengrenzen verbindlich eingeführt und ersetzt Passstempel durch biometrische Datensätze. Jede Ein- und Ausreise wird zentral erfasst – die 90/180-Regel wird nun über eine Datenbank durchgesetzt und nicht mehr durch das prüfende Auge eines Grenzbeamten, der die Tintenstempel begutachtet. Mitarbeiter, die ihre „Workcations“ stillschweigend in die Länge zogen, und Arbeitgeber, die lieber die Augen verschlossen, haben ihre Grauzone verloren. Visa für digitale Nomadenlösen einen Teil des Problems des Einzelnen, nicht das des Arbeitgebers: Portugal verlangt ein monatliches Einkommen von rund 3.680 €, Italien 33.000 € pro Jahr sowie Arbeitgebererklärungen – doch ein Nomadenvisum verhindert weder „ PE “ noch hebt es das Arbeits- und Sozialversicherungsrecht des Gastlandes auf. Betrachten Sie es als ein Instrument der Einwanderungspolitik innerhalb eines umfassenderen Konzepts, niemals als das Konzept selbst.
Was begründet eine Betriebsstätte? Gemäß den meisten Steuerabkommen: eine dem Arbeitgeber zur Verfügung stehende feste Geschäftseinrichtung (ein Homeoffice kann darunter fallen, wenn der Arbeitgeber dort kontinuierliche Arbeit verlangt), ein abhängiger Vertreter, der gewöhnlich Verträge abschließt oder deren Abschluss veranlasst, oder eine von diesem Land aus ausgeübte tatsächliche Geschäftsleitung. Wiederkehrende Muster und die Tätigkeit des Vertragsabschlusses spielen eine weitaus größere Rolle als gelegentliche Tage im Homeoffice.
Arbeitgeber verringern das Risiko einer Betriebsstätte durch entsprechende Richtlinien: Sie begrenzen die Anzahl der Arbeitstage im Ausland (20 bis 30 pro rollierendem Jahr sind eine gängige Obergrenze), verbieten Vertragsverhandlungen und -unterzeichnungen im Ausland, prüfen Vertriebs- und Führungspositionen besonders streng, protokollieren und genehmigen jeden Aufenthalt, holen Bescheinigungen gemäß § A1 ein und dokumentieren, dass die Heimarbeitsplätze nicht dem Unternehmen zur Verfügung stehen. Bei Überschreitung der Schwellenwerte sollte die Person ordnungsgemäß im Land beschäftigt werden – in der Regel über einen „ EOR “.
Telearbeit kann für die betroffene Person eine Steueransässigkeit begründen – durch die 183-Tage-Prüfung, einen ständigen Wohnsitz oder den Mittelpunkt der Lebensinteressen im Gastland –, was für den Arbeitgeber zu Lohnsteuerabzugsverpflichtungen im Gastland sowie zu einer Prüfung der „ PE “ führt. Die unternehmerische und die persönliche Ebene werden getrennt bewertet: Ein Arbeitnehmer kann steuerlich ansässig werden, ohne dass dadurch eine „ PE “ entsteht, und umgekehrt.
Weiterführende Informationen: Das neue Ein- und Ausreisesystem (EES) · Employer of Record (Service-Seite)