Unter Lohnbuchhaltungs-Outsourcing versteht man die Auslagerung der Lohnabrechnung – einschließlich „ PAYE “, Sozialversicherung, Altersvorsorge, Lohnabrechnungen und Meldungen an die HMRC – an einen externen Dienstleister. Britische Unternehmen zahlen in der Regel 4 bis 12 £ pro Lohnabrechnung für Dienstleistungen eines Lohnbuchhaltungsbüros oder 2 bis 5 % der Lohnsumme für einen vollständig verwalteten Service. Dadurch lassen sich Bearbeitungsfehler reduzieren und pro 50 Mitarbeiter etwa ein Tag pro Monat einsparen.
Das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist die erste Backoffice-Funktion, die die meisten britischen Unternehmen auslagern, und das Jahr 2026 liefert dafür zwei neue Gründe: Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung in Höhe von 15 % hat die Kostenkontrolle verschärft, und die neuen Vorschriften zur gesamtschuldnerischen Haftung (Joint and Several Liability, JSL) machen Agenturen direkt haftbar für nicht gezahlte „ PAYE “ in ihren Arbeitskräfte-Lieferketten. Dieser Leitfaden vergleicht Dienstleistungen im Bereich des Outsourcings der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der „Umbrella-Beschäftigung“ und des „Employer of Record“ und enthält Angaben zu den Kosten sowie eine Checkliste für Anbieter.
Ein Anbieter für Lohnbuchhaltungs-Outsourcing berechnet den Brutto- und Netto-Lohn, reicht RTI-Meldungen beim HMRC ein, erstellt Gehaltsabrechnungen, P45- und P60-Formulare, verwaltet die automatische Anmeldung zur Altersvorsorge sowie gesetzliche Zahlungen (SMP, SSP) und hält Sie über die Satzänderungen im April auf dem Laufenden. Umfassende Dienstleistungen umfassen zusätzlich die Jahresendberichterstattung, die Erfassung von Sachbezügen (P11D) und die Bearbeitung von Mitarbeiteranfragen.
Die praktische Trennlinie liegt darin, wer für Ausnahmen verantwortlich ist. Ein Lohnbuchhaltungsdienstleister verarbeitet die von Ihnen übermittelten Daten; ein Managed-Service-Anbieter kümmert sich zudem um die fehlenden Einstellungsunterlagen, wendet die korrekten gesetzlichen Zahlungen an und beantwortet Fragen der Mitarbeiter direkt. Bei den von uns übernommenen Lohnabrechnungen lassen sich rund 80 % der historischen Fehler auf Ausnahmen zurückführen, für die niemand verantwortlich war – neue Mitarbeiter, ausscheidende Mitarbeiter und gesetzliche Zahlungen –, und nicht auf die Berechnungen selbst.
Drei Modelle werden ständig verwechselt, und die Wahl des falschen Modells ist kostspielig:
| Modell | Wer beschäftigt den Arbeitnehmer? | Am besten geeignet für | Typische Kosten (2026) |
| Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung (durch ein Dienstleistungsunternehmen/verwaltet) | Sie bleiben der Arbeitgeber | Unternehmen mit einer Niederlassung im Vereinigten Königreich und festangestellten Mitarbeitern | 4–12 £ pro Gehaltsabrechnung oder 2–5 % der Lohnsumme |
| Dachgesellschaft | Die Dachgesellschaft beschäftigt den Auftragnehmer | Leiharbeitskräfte im Innenbereich IR35 | 15–30 £ pro Woche Gewinnspanne |
| Offizieller Arbeitgeber (EOR) | Der „ EOR “ ist der rechtliche Arbeitgeber. | Einstellung von Mitarbeitern in Großbritannien (oder im Ausland) ohne eigene Gesellschaft | 200–500 £ pro Mitarbeiter und Monat |
Wenn Sie Auftragnehmer über Umbrella-Unternehmen beschäftigen, bedeuten die JSL-Vorschriften von 2026, dass die HMRC die Agentur oder den Endkunden für die nicht gezahlten „ PAYE “ eines Umbrella-Unternehmens in Regress nehmen kann – die Überprüfung des Lohnabrechnungspartners ist nun eine rechtliche Absicherung und kein bloßes „Due-Diligence-Theater“. Was ist ein Umbrella-Unternehmen in dieser Kette? Der Arbeitgeber, der „ PAYE “ auf die Einkünfte des Auftragnehmers aus seinem Auftrag abführt; lesen Sie dazu unseren separaten Leitfaden zur Auswahl eines solchen Unternehmens und erfahren Sie, warum Listen mit den „besten Umbrella-Unternehmen in Großbritannien“ nur unter Berücksichtigung der Gebührenstruktur gelesen werden sollten.
Die Preise richten sich nach der Mitarbeiterzahl und dem Leistungsumfang. Die Abwicklung durch ein externes Büro kostet für ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern 150–300 £ pro Monat; die vollständig verwaltete Lohnabrechnung für dasselbe Team 300–600 £; hinzu kommen die Verwaltung der automatischen Anmeldung zur Altersvorsorge (1–2 £ pro Gehaltsabrechnung) und die P11D-Formulare zum Jahresende. Demgegenüber kostet ein interner Lohnbuchhalter 28.000–35.000 £ pro Jahr zuzüglich Software – die Gewinnschwelle liegt bei etwa 80–120 Mitarbeitern, weshalb die meisten KMU diese Aufgabe auslagern und die meisten Agenturen die Lohnabrechnung für Freiberufler ebenfalls auslagern, anstatt sie intern durchzuführen. Software zur Verwaltung von Freiberuflern hilft bei der Einarbeitung und der Zeiterfassung, übernimmt jedoch keine Haftung für die Abzüge – diese liegt beim Anbieter.
Unter Lohnbuchhaltungs-Outsourcing versteht man die Beauftragung eines externen Anbieters mit der Abwicklung eines Teils oder der gesamten Lohnbuchhaltung: Brutto-Netto-Berechnungen, „ PAYE “ und Sozialversicherungsbeiträge, automatische Anmeldung zur Altersvorsorge, Lohnabrechnungen und Echtzeit-Meldungen an die HMRC. Sie bleiben der Arbeitgeber; der Anbieter führt die Abwicklung durch. Dies unterscheidet sich von einem „Umbrella“-Modell oder einer „ EOR “, bei denen der Anbieter die Arbeitnehmer tatsächlich beschäftigt.
Die Kosten für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Vereinigten Königreich liegen in der Regel zwischen 4 und 12 £ pro Gehaltsabrechnung bei der Abwicklung durch ein Dienstleistungsunternehmen und zwischen 2 und 5 % der gesamten Lohnsumme bei einem vollständig verwalteten Service. Ein Unternehmen mit 25 Mitarbeitern sollte je nach Umfang des Leistungsumfangs monatlich 150 bis 600 £ einplanen. Einrichtungsgebühren in Höhe von 200 bis 500 £ sowie die P11D-Abschlussarbeiten zum Jahresende sind die üblichen Zusatzkosten, die im Voraus zu klären sind.
Beim Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung werden die Mitarbeiter bezahlt, die Sie über Ihr eigenes Unternehmen beschäftigen. Ein „Employer of Record“ stellt die Mitarbeiter rechtlich für Sie ein – dies kommt zum Einsatz, wenn Sie keine lokale Niederlassung haben oder das Beschäftigungsrisiko vermeiden möchten. Wenn Sie ein britisches Unternehmen sind, das britische Mitarbeiter bezahlt, benötigen Sie ein Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung; wenn Sie von außerhalb Großbritanniens Mitarbeiter in Großbritannien einstellen, benötigen Sie einen „ EOR “.
Weiterführende Artikel: Was ist eine Umbrella-Gesellschaft? · So wählen Sie eine internationale Umbrella-Gesellschaft aus · Einführung in „IR35 “ · Employer of Record (Serviceseite)