Ein internationales Umbrella-Unternehmen ist eine der praktischsten Lösungen für Unternehmen und Personalvermittlungsagenturen, die freiberufliche Mitarbeiter grenzüberschreitend beschäftigen müssen – doch die Wahl des falschen Anbieters kann Sie erheblichen Risiken in Bezug auf Compliance, Steuern und Reputation aussetzen. Ganz gleich, ob Sie ein Unternehmenskunde sind, der in neue Märkte expandiert, eine Personalvermittlungsagentur, die eine Lieferkette für freiberufliche Mitarbeiter aufbaut, oder ein freiberuflicher Mitarbeiter, der eine strukturierte und steuerkonforme Vereinbarung sucht: Die Qualität Ihres Umbrella-Anbieters entscheidet darüber, ob die Zusammenarbeit reibungslos verläuft oder später kostspielige Probleme verursacht.
In diesem Leitfaden wird erläutert, worauf Sie achten sollten, wie Sie Anbieter bewerten können und welche Compliance-Prüfungen Sie durchführen sollten, bevor Sie sich auf eine globale Umbrella-Vereinbarung festlegen.
Eine Dachgesellschaft fungiert als offizieller Arbeitgeber für Auftragnehmer und Zeitarbeitskräfte, die an einem Kundenprojekt mitarbeiten, aber nicht als Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder Einzelunternehmer tätig sein möchten – oder dies nicht dürfen. Die Dachgesellschaft stellt den Arbeitnehmer ein, kümmert sich um die Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ( PAYE ) und die Arbeitgeberpflichten und überweist dem Arbeitnehmer nach Abzug der Abgaben das Nettoentgelt.
Im internationalen Kontext erstreckt sich dieses Modell über Landesgrenzen hinweg. Ein globales Dachunternehmen kann Auftragnehmer in verschiedenen Rechtsräumen beschäftigen und übernimmt dabei die Verantwortung für das lokale Arbeitsrecht, Sozialabgaben, Steuerabzüge und die vorgeschriebene Berichterstattung. Für Unternehmen, die schnell Fachkräfte in einem neuen Land einsetzen müssen, ohne dort eine lokale Niederlassung zu gründen, bieten die Dienstleistungen internationaler Dachunternehmen eine schnelle und vorschriftsmäßige Alternative.
Nicht alle Anbieter bieten denselben Umfang an Dienstleistungen im Bereich internationaler Umbrella-Unternehmen an. Bevor Sie sich für einen Partner entscheiden, sollten Sie genau abwägen, was Sie benötigen und was die einzelnen Anbieter leisten können. Zu den wichtigsten Dienstleistungen gehören:
| Einzugsgebiet | Worauf Sie achten sollten | Warum das wichtig ist |
| Übergreifende Lohn- und Gehaltsabrechnung | Lohn- und Gehaltsabrechnung vor Ort, korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge ( PAYE ) sowie Gehaltsabrechnungen im lokalen Format | Fehler führen zu Geldstrafen, verzögerten Zahlungen und der Abwanderung von Auftragnehmern |
| Internationales Vertragsmanagement | Verträge, die den lokalen Vorschriften entsprechen, Übertragung von Rechten an geistigem Eigentum, Vertraulichkeit | Schützt Auftraggeber und Auftragnehmer vor Streitigkeiten |
| Einhaltung der Vorschriften durch Dachgesellschaften | Anmeldung bei den Steuerbehörden, Vorbereitung auf Steuerprüfungen, Prüfungen zur Bekämpfung der Steuerumgehung | Verringert das Risiko von Maßnahmen seitens der HMRC oder ausländischer Steuerbehörden |
| Unterstützung für Auftragnehmer | Engagierte Kundenbetreuung, schnelle Bearbeitung von Anfragen, mehrsprachiger Support | Verringert Reibungsverluste für Auftragnehmer; verbessert die Mitarbeiterbindung |
| Versicherung für Trägergesellschaften | Berufshaftpflicht, Arbeitgeberhaftpflicht, Betriebshaftpflicht | Unverzichtbarer Schutz für Auftragnehmer, die auf Baustellen oder bei Projekten von Kunden tätig sind |
Access FinancialDer Lohnabrechnungsservice von […] wurde speziell für Unternehmen entwickelt, die präzise und vorschriftsmäßige Lohnabrechnungsdienstleistungen über mehrere Rechtsräume hinweg benötigen, einschließlich komplexer steuerlicher Rahmenbedingungen.
Die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften durch das Dachunternehmen ist das wichtigste Kriterium bei der Auswahl eines Anbieters. Ein vorschriftsmäßiges Dachunternehmen verfügt über alle erforderlichen Registrierungen, arbeitet transparent und ist nicht an Steuervermeidungsmodellen beteiligt. Verstöße gegen die Vorschriften – selbst wenn sie unbeabsichtigt sind – können zu Nachzahlungsverpflichtungen, Strafen und zur Kündigung des Vertrags führen.
Zu den wichtigsten durchzuführenden Compliance-Prüfungen gehören:
Die Sorgfaltsprüfung einer Umbrella-Gesellschaft sollte auch Überprüfungen der finanziellen Stabilität, Kundenreferenzen und etwaiger beruflicher Zertifizierungen (wie beispielsweise die Mitgliedschaft bei der FCSA oder beim Professional Passport im Vereinigten Königreich) umfassen.
Für grenzüberschreitende Lösungen bietet Access Financial zudem Schweizer Outsourcing-Lösungen für Kunden an, die ein strukturell solides und steuerlich effizientes Auftragsmodell in der Schweiz und in benachbarten Märkten benötigen.
Ein Trägerunternehmen für Freiberufler sollte mehr bieten als nur eine Gehaltsabrechnung. Bevor sie einen Vertrag abschließen, sollten international tätige Freiberufler folgende Punkte prüfen:
Für Auftragnehmer, die in mehreren Ländern tätig sind – oft als „Umbrella-Unternehmen“ für grenzüberschreitende Arbeitsverhältnisse bezeichnet –, ist es zudem unerlässlich, sich zu vergewissern, dass der Anbieter über landesspezifisches Fachwissen verfügt und die lokalen Sozialversicherungsanmeldungen korrekt abwickelt.
Die Zusammenarbeit mit einer Umbrella-Gesellschaft im Rahmen der Personalvermittlung ist eine Beziehung, die mit bestimmten Verantwortlichkeiten verbunden ist. Nach britischem Recht und ähnlichen Rechtsrahmen in anderen Ländern sind Personalvermittlungsagenturen verpflichtet, bei jedem Anbieter, den sie ihren Auftragnehmern vermitteln, eine Sorgfaltsprüfung hinsichtlich der Umbrella-Gesellschaft durchzuführen.
Agenturen sollten nach einem Dachpartner unter den Personalvermittlungsagenturen suchen, der:
Agenturen, die ihre Partnerunternehmen nicht ausreichend überprüfen, riskieren in einigen Rechtsordnungen eine gesamtschuldnerische Haftung für nicht gezahlte Steuern sowie einen Reputationsschaden sowohl bei Kunden als auch bei Auftragnehmern.
Sobald Sie eine Auswahlliste mit Anbietern erstellt haben, strukturieren Sie Ihre Bewertung anhand des folgenden Rahmens:
| Bewertungskriterien | Fragen, die man stellen sollte | Warnsignale |
| Geografische Abdeckung | In welchen Ländern sind Sie direkt tätig und in welchen über Partner? | Vage Antworten; Rückgriff auf nicht genannte Subunternehmer |
| Genauigkeit und Pünktlichkeit der Lohnabrechnung | Wie hoch ist Ihre Fehlerquote bei der Lohnabrechnung? Welche SLA bieten Sie für die Zahlungsabwicklung an? | Kein festgelegtes SLA; keine Referenzen vorlegbar |
| Bilanz im Bereich Compliance | Wurden Sie bereits Gegenstand einer Untersuchung durch die HMRC oder eine andere Steuerbehörde? | Unwilligkeit zur Offenlegung; Beteiligung an Kreditbetrugsgeschäften |
| Technologie und Berichterstattung | Bieten Sie ein Portal für Auftragnehmer an? Wie erstatten Sie den Behörden und Kunden Bericht? | Ausschließlich manuelle Prozesse; kein Prüfpfad |
| Vertragsunterlagen | Werden die Verträge vor Ort geprüft und sind sie auf dem neuesten Stand? | Standardverträge ohne rechtliche Prüfung vor Ort |
Für ein internationales Vertragsmanagement, das den lokalen Vorschriften entspricht und überprüfbar ist, bietet der Vertragsmanagement-Service von Access Financialumfassende Unterstützung für Unternehmen, die Auftragnehmer in verschiedenen Rechtsräumen beschäftigen.
Was ist ein internationales Dachunternehmen – und wie unterscheidet es sich von einem inländischen Anbieter? Ein internationales Dachunternehmen beschäftigt Auftragnehmer grenzüberschreitend und übernimmt dabei in jedem Rechtsgebiet, in dem die Arbeitnehmer tätig sind, die volle Verantwortung als offizieller Arbeitgeber. Es verwaltet die Lohnabrechnung, den Steuerabzug, die Sozialabgaben und die Arbeitsverträge in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen und ermöglicht es Unternehmen so, Fachkräfte aus dem Ausland zu beschäftigen, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen.
Wie wählt man ein internationales Dachunternehmen aus, das keine Probleme bei der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften verursacht? Überprüfen Sie zunächst die Steuerregistrierungen und die rechtliche Situation in jedem Land, in dem Sie tätig sein möchten. Prüfen Sie die SLAs zur Genauigkeit der Gehaltsabrechnung, vergewissern Sie sich, dass die „Key Information Documents“ ausgestellt wurden, überprüfen Sie den Versicherungsschutz des Dachunternehmens und holen Sie Referenzen von Agenturen oder Kunden mit vergleichbaren Anforderungen ein. Bewerten Sie die Technologie des Anbieters, die Infrastruktur zur Unterstützung von Auftragnehmern sowie etwaige fachliche Zertifizierungen.
Warum greifen Personalvermittlungsagenturen auf Umbrella-Unternehmen zurück, anstatt Auftragnehmer direkt zu beschäftigen? Umbrella-Vereinbarungen ermöglichen es Agenturen, Auftragnehmer schnell zu vermitteln, ohne selbst die volle Arbeitgeberhaftung zu übernehmen. Ein vorschriftsmäßiges Umbrella-Unternehmen kümmert sich um PAYE, Sozialversicherungsbeiträge (NI), Arbeitgeberbeiträge und gesetzliche Verpflichtungen – wodurch der Verwaltungsaufwand reduziert, rechtliche Risiken begrenzt und ein strukturierter Rahmen für die Gehaltsabrechnung internationaler Auftragnehmer über mehrere Kunden und Branchen hinweg geschaffen wird.
Worauf sollten freiberufliche Mitarbeiter bei einer Umbrella-Gesellschaft achten, bevor sie einen Vertrag abschließen? Freiberufliche Mitarbeiter sollten Wert auf transparente Gebührenstrukturen, pünktliche Zahlungslösungen, eine klare Aufschlüsselung des Brutto- und Nettolohns sowie ein Informationsdokument legen, in dem alle Abzüge aufgeführt sind. Der Versicherungsschutz durch die Umbrella-Gesellschaft – Berufshaftpflicht, Arbeitgeberhaftpflicht und Betriebshaftpflicht – ist ebenfalls unerlässlich, ebenso wie ein gut erreichbarer und reaktionsschneller Kundensupport der Umbrella-Gesellschaft.
Welche Compliance-Prüfungen sollten Sie bei einem Umbrella-Unternehmen durchführen, bevor Sie dessen Dienste in Anspruch nehmen? Die Due-Diligence-Prüfung eines Umbrella-Unternehmens sollte Folgendes umfassen: Überprüfung der Registrierung bei den Steuerbehörden, Bestätigung des Status als „ PAYE “ Umbrella-Unternehmen (kein Darlehens- oder Mini-Umbrella-Modell), Überprüfung von Musterlohnabrechnungen auf Transparenz, Überprüfung beruflicher Zertifizierungen wie beispielsweise der FCSA-Mitgliedschaft sowie Bestätigung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften durch das Umbrella-Unternehmen in jedem Land, in dem der Anbieter tätig ist.
Was ist ein „Key Information Document“ für Mitarbeiter von Umbrella-Unternehmen und wann muss es ausgehändigt werden? Ein „Key Information Document“, das Mitarbeiter von Umbrella-Unternehmen erhalten, ist eine standardisierte Zusammenfassung aller finanziellen Abzüge – Arbeitgeberkosten, Sozialversicherungsbeiträge des Arbeitnehmers, Einkommensteuer und die Marge des Umbrella-Unternehmens –, die vor Beginn eines Einsatzes bereitgestellt werden muss. Es wurde im April 2020 im Rahmen der britischen Vorschriften eingeführt, gewährleistet Transparenz hinsichtlich des Brutto- und Nettolohns von Auftragnehmern und ist ein Kennzeichen jedes vorschriftsmäßigen Umbrella-Unternehmens.
Wie wickeln Umbrella-Unternehmen die Lohnabrechnung und die Steuerabführung für Auftragnehmer ab? Das Umbrella-Unternehmen erhält den Auftragssatz von der Agentur oder dem Kunden, zieht die Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung sowie sonstige gesetzliche Arbeitgeberkosten ab und wendet anschließend die „ PAYE “-Berechnungen an, um dem Auftragnehmer sein Nettogehalt auszuzahlen. Zu den Lohnabrechnungsdienstleistungen von Umbrella-Unternehmen gehören die Erstellung vorschriftsmäßiger Gehaltsabrechnungen, die Übermittlung von RTI-Meldungen an die HMRC (oder eine entsprechende Behörde) sowie die Verwaltung des Urlaubsgeldes – wodurch sichergestellt wird, dass die Lohnabrechnung für internationale Auftragnehmer vollständig steuerkonform ist.
Welche Risiken birgt die Nutzung einer nicht vorschriftsmäßigen Dachgesellschaft? Die Risiken sind für alle Beteiligten erheblich. Auftragnehmer müssen möglicherweise mit unerwarteten Steuerforderungen rechnen, wenn die Dachgesellschaft die Einkommensteuer nicht ordnungsgemäß einbehalten hat. Vermittlungsagenturen können für nicht gezahlte Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung mithaftbar gemacht werden. Endkunden riskieren Versäumnisse bei der Sorgfaltspflicht in der Lieferkette und Reputationsschäden. Nicht vorschriftsmäßige Anbieter – insbesondere solche, die Darlehensprogramme betreiben – waren bereits Gegenstand von Ermittlungen der britischen Steuerbehörde HMRC und wurden mit erheblichen Strafen belegt, wodurch den Arbeitnehmern hohe und unerwartete Verbindlichkeiten entstanden sind.