Kostenerstattung
Dabei handelt es sich um die Erstattung von Kosten, die Mitarbeitern im Rahmen ihrer Tätigkeit entstehen – Reise-, Ausrüstungs- und Bewirtungskosten –, gegen Vorlage von Belegen oder gemäß genehmigten Sätzen. Bei korrekter Abwicklung ist dies für den Mitarbeiter steuerfrei und für den Arbeitgeber steuerlich absetzbar; bei nachlässiger Abwicklung wird es zu steuerpflichtigem Arbeitsentgelt und führt zu einem Prüfungsbefund.
Richtlinien, die Prüfungen standhalten
Erstattet werden tatsächliche, belegte und geschäftlich begründete Kosten – mit beigefügten Belegen, Angabe des Genehmigers und Veröffentlichung der Kategoriegrenzen. Sofern Pauschalbeträge vorgesehen sind (Tagegelder, Homeoffice- und Kilometergeldsätze), sind die offiziellen Sätze anzuwenden; ist dies nicht der Fall, sind die Kosten einzeln aufzuführen. Wiederkehrende „Spesen“-Zahlungen in Pauschalbeträgen ohne Belege gelten in den meisten Steuersystemen als Gehalt in anderer Form.
Bei Auftragnehmern gehören die Spesen in den gewerblichen Tarif oder in die Dienstleistungsrechnung – die Erstattung von Spesen an Auftragnehmer wie bei Mitarbeitern führt zu einem zusätzlichen Integrationsindikator im Klassifizierungsbild. Siehe Tagespauschale.
Häufig gestellte Fragen
Können wir die Kosten für das Homeoffice steuerfrei erstatten?
Viele Länder gewähren mittlerweile pauschale Homeoffice-Zuschüsse oder festgelegte steuerfreie Erstattungen (Ausstattung, Internetanteile) mit jährlichen Obergrenzen; andere besteuern alles, was über Ausstattungsdarlehen hinausgeht. Die Regelungen für die Zeit nach 2020 wurden je nach Bundesland unterschiedlich festgelegt – orientieren Sie sich daher an den Grenzwerten des laufenden Jahres und nicht an Ihren Erinnerungen an die Pandemiezeit.
Wie lange müssen Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?
Bei Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie Buchhaltungsunterlagen – je nach Land in der Regel 5 bis 10 Jahre. Digitale Belege werden allgemein akzeptiert, sofern ihre Speicherung prüfungssicher ist; entscheidend ist die Nachvollziehbarkeit, nicht das Papier.