Remboursement des frais
Il s'agit du remboursement des frais engagés par les salariés dans le cadre de leur travail — déplacements, matériel, frais de représentation — sur présentation de justificatifs ou selon des barèmes approuvés. Lorsqu'il est effectué dans les règles, ce remboursement est exonéré d'impôt pour le salarié et déductible pour l'employeur ; s'il est géré de manière laxiste, il est alors considéré comme un salaire imposable et peut faire l'objet d'une constatation lors d'un contrôle fiscal.
Des règles de politique qui résistent aux audits
Remboursez les frais réels, justifiés et liés à l'activité professionnelle — sur présentation des justificatifs, avec indication du nom du responsable de l'approbation et respect des plafonds par catégorie. Lorsque des forfaits sont prévus (indemnités journalières, indemnités de télétravail et barèmes kilométriques), utilisez les montants officiels ; en l'absence de tels forfaits, détaillez chaque dépense. Les versements récurrents forfaitaires au titre des « frais » sans justificatif sont, dans la plupart des systèmes fiscaux, assimilés à une forme de rémunération.
Pour les prestataires, les frais doivent figurer sur la note d'honoraires ou la facture de prestation ; le remboursement des prestataires au même titre que les salariés ajoute un indicateur d'intégration au tableau de classification. Voir « indemnité journalière ».
FAQ
Peut-on se faire rembourser les frais liés au télétravail en étant exonéré d'impôt ?
De nombreux pays accordent désormais des indemnités forfaitaires pour le télétravail ou des remboursements définis et exonérés d’impôt (matériel, forfait Internet) assortis de plafonds annuels ; d’autres imposent tout ce qui dépasse le montant des prêts pour l’achat de matériel. Les règles en vigueur depuis 2020 varient d’un État à l’autre : vérifiez les limites de l’année en cours plutôt que de vous fier à vos souvenirs de la période de pandémie.
Combien de temps faut-il conserver les justificatifs de dépenses ?
En ce qui concerne les registres de paie et de comptabilité, la durée de conservation est généralement de 5 à 10 ans selon les pays. Les reçus numériques sont largement acceptés dès lors que leur stockage est conforme aux exigences d'audit ; ce qui importe, c'est la reproductibilité, et non le support papier.