Einarbeitung
Umfasst alles, was zwischen der Annahme eines Stellenangebots und dem Einsatz eines produktiven Mitarbeiters liegt: Vertragsunterzeichnung, Arbeitsberechtigungs- und Hintergrundüberprüfungen, Anmeldung bei der Lohnabrechnung und den Sozialversicherungsträgern, Ausstattung und Zugangsberechtigungen sowie die menschliche Seite eines guten Starts. Auf internationaler Ebene kommen in jedem Land eigene Anmeldepflichten und Fristen hinzu.
Die Compliance-Grundlage des internationalen Onboardings
- Vertrag vor Beginn: In einigen Ländern müssen die schriftlichen Vertragsbedingungen spätestens am ersten Tag unterzeichnet sein.
- Überprüfung der Arbeitsberechtigung: vor Arbeitsbeginn durch den rechtmäßigen Arbeitgeber – siehe Überprüfung der Arbeitsberechtigung.
- Anmeldungen: Steuer, Sozialversicherung, Renten- und Unfallversicherung innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen (teilweise bereits vor Betriebsbeginn, wie beispielsweise in den Branchen, die der deutschen „Sofortmeldung“ unterliegen).
- Lohn- und Gehaltsdaten: Steueridentifikationsnummer (TIN), Sozialversicherungsnummer ( IBAN ) und Statusdokumente wurden für den ersten Durchlauf erfasst und validiert.
- Probezeit-Timer: Gültige Probezeitbedingungen werden vom ersten Tag an dokumentiert – sie können später nicht mehr hinzugefügt werden.
Häufig gestellte Fragen
Wie lange dauert die vorschriftsmäßige Einarbeitung pro Land?
Wenn die Unterlagen vorliegen: Tage in Großbritannien und den Niederlanden, ein bis zwei Wochen bei Anmeldungen mit Warteschlangen und durch Genehmigungen bedingte Fristen bei der Einstellung von Nicht-Einheimischen. Der größte Engpass liegt selten bei der Papierarbeit – es sind vielmehr fehlende Unterlagen der Mitarbeiter, daher sollte die Einholung dieser Unterlagen bereits in der Angebotsphase vorgezogen werden.
Was ist anders, wenn die Einarbeitung über EOR erfolgt?
EOR übernimmt die rechtlichen Schritte – Vertrag, Überprüfungen, Anmeldungen, Einrichtung der Gehaltsabrechnung –, während der Kunde sich um die Integration des Teams und die Bereitstellung der Arbeitsmittel kümmert. Die Aufgabenteilung sollte klar festgelegt sein, damit nichts (Ausrüstung, Systemzugang, Betreuung durch einen Kollegen) zwischen den beiden Parteien durchfällt.