Intégration
Il s'agit de toutes les étapes qui séparent l'acceptation de l'offre d'emploi de l'entrée en fonction d'un salarié : signature du contrat, vérification de l'admissibilité à l'emploi et des antécédents, inscription à la paie et à la sécurité sociale, équipement et accès aux locaux, ainsi que l'aspect humain d'un bon démarrage. À l'échelle internationale, chaque pays impose ses propres formalités d'enregistrement et ses propres délais.
Les principes fondamentaux de la conformité dans le cadre de l’intégration des clients à l’échelle internationale
- Contrat avant le début de la mission : plusieurs pays exigent que les conditions soient consignées par écrit et signées au plus tard le premier jour.
- Vérification du droit au travail : effectuée par l'employeur légal avant le début du travail — voir « contrôle du droit au travail ».
- Déclarations : fiscalité, sécurité sociale, retraite et assurance accidents dans les délais légaux (certaines avant le démarrage de l'activité, comme dans les secteurs soumis à la « Sofortmeldung » en Allemagne).
- Données relatives à la paie : numéro d'identification fiscale (TIN), documents relatifs à l'IBAN s et au statut, collectés et validés pour le premier cycle de traitement.
- Délai de probation : les conditions de probation valides doivent être consignées dès le premier jour ; elles ne peuvent pas être ajoutées ultérieurement.
FAQ
Combien de temps dure la procédure d'intégration conforme à la réglementation dans chaque pays ?
Une fois les documents prêts : quelques jours au Royaume-Uni et aux Pays-Bas, une à deux semaines d’attente pour les inscriptions, et des délais liés à l’obtention des permis pour les recrutements hors région. Le principal frein n’est généralement pas la paperasse, mais les documents manquants de la part des salariés ; il faut donc les recueillir dès le stade de l’offre d’emploi.
En quoi l'intégration via une « EOR » est-elle différente ?
L'EOR e se charge des démarches juridiques (contrat, chèques, inscriptions, mise en place de la paie), tandis que le client s'occupe de l'intégration de l'équipe et des outils. La répartition des responsabilités doit être clairement définie afin qu'aucun aspect (matériel, accès aux systèmes, parrainage) ne passe entre les mailles du filet.