Neue OECD-Leitlinien: Grenzüberschreitende Arbeitstätigkeit und das Risiko einer Betriebsstätte

Die Feststellung, ob ein grenzüberschreitend tätiger Mitarbeiter eine steuerpflichtige Präsenz – bekannt als „Permanent Establishment“ (PE) – in einem anderen Rechtsraum begründet, ist für internationale Unternehmen nach wie vor ein entscheidendes Thema. Diese Frage hat angesichts der zunehmenden Verbreitung flexibler Arbeitsmodelle, Remote-Arbeitsformen, „Employers of Record“ und grenzüberschreitender Vertragsabschlüsse noch mehr an Bedeutung gewonnen.

Um diesen sich wandelnden Praktiken Rechnung zu tragen, hat die OECD aktualisierte Leitlinien veröffentlicht, die mehr Klarheit darüber schaffen, wann grenzüberschreitende Arbeitsvereinbarungen zu einer „ PE “ führen können. Im Folgenden stellen wir die wichtigsten Punkte der Leitlinien vor und erläutern, was sie in der Praxis für Arbeitgeber bedeuten.

Aktualisierte Leitlinien der OECD: Die wichtigsten Grundsätze im Überblick

Der überarbeitete OECD-Kommentar befasst sich damit, wann durch die Tätigkeit einer Person in einem anderen Land eine „feste Geschäftseinrichtung“ PE entstehen kann. Damit eine solche PE vorliegt, müssen zwei wesentliche Voraussetzungen erfüllt sein.

1. Der Geschäftssitz muss „fest“ sein

Ein Standort gilt nur dann als feste Geschäftseinrichtung, wenn er mit einem ausreichenden Maß an Dauerhaftigkeit und Regelmäßigkeit genutzt wird.

Wichtig ist, dass die OECD einen praktischen Maßstab einführt:
Wenn eine Person in einem Zeitraum von zwölf Monaten weniger als 50 % ihrer gesamten Arbeitszeit von einem Wohnsitz im Ausland oder einem ähnlichen Ort aus arbeitet, wird dieser Ort in der Regel nicht als Betriebsstätte des Unternehmens angesehen.

Diese Klarstellung bietet Arbeitgebern, die hybride oder befristete Arbeitsmodelle im Ausland verwalten, eine willkommene Orientierungshilfe.

2. Es muss ein echter wirtschaftlicher Grund vorliegen

Selbst wenn regelmäßig von einem anderen Rechtsgebiet aus gearbeitet wird, liegt eine „ PE “ nur dann vor, wenn es einen wirtschaftlichen Grund für die physische Anwesenheit des Arbeitnehmers an diesem Ort gibt.

Ein wirtschaftlicher Grund kann vorliegen, wenn der Standort:

• Ermöglicht die direkte Interaktion mit lokalen Kunden oder Lieferanten
• Erleichtert den Zugang zu einem bestimmten Markt, Fachwissen oder einer bestimmten Infrastruktur
• Dadurch entfällt für das Unternehmen die Notwendigkeit, separate Geschäftsräume in diesem Rechtsgebiet zu unterhalten

Andererseits würden Arbeitsmodelle, die ausschließlich auf persönlichen Präferenzen, Strategien zur Mitarbeiterbindung oder allgemeinen Kosteneinsparungen beruhen – ohne dass ein klarer geschäftlicher Grund für die Tätigkeit in diesem Land vorliegt –, diese Prüfung in der Regel nicht bestehen.

Praktische Auswirkungen für Arbeitgeber

Zwar bieten die aktualisierten Leitlinien mehr Flexibilität und können gelegentliche oder punktuelle Auslandseinsätze erleichtern, doch ist das Risiko einer Einstufung als „ PE “ nicht vollständig beseitigt worden. Besondere Vorsicht ist nach wie vor bei Führungskräften oder Mitarbeitern in Entscheidungspositionen geboten, da die gesonderten Vorschriften zur Einstufung als „dependent agent“ PE unabhängig vom Ort der Arbeitsausübung weiterhin gelten können.

Dennoch bietet der neue Leitfaden klarere Rahmenbedingungen für die Bewertung von Risiken und die Begründung interner Entscheidungen. Als Reaktion darauf sollten Unternehmen proaktive Maßnahmen ergreifen, um ihre Compliance-Rahmenbedingungen zu stärken.

Empfohlene Maßnahmen für Unternehmen

Um das Risiko von „ PE “ in einem globalen Arbeitsumfeld wirksam zu bewältigen, sollten Arbeitgeber:

• Die Anzahl der Tage überwachen und erfassen, an denen Mitarbeiter außerhalb ihres Hauptzuständigkeitsbereichs arbeiten
• Dokumentieren Sie den geschäftlichen Zweck aller Arbeitsvereinbarungen im Ausland
• Führen Sie eine klare Richtlinie zur globalen Mobilität bzw. zum Homeoffice ein, in der die zulässigen Standorte, Dauergrenzen sowie die damit verbundenen steuerlichen und Compliance-Auswirkungen festgelegt sind.

Die Einführung dieser Maßnahmen verringert nicht nur das Risiko, sondern fördert auch eine einheitliche Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen.

Wie „ Access Financial “ helfen kann

Bei Access Financialbeobachten wir kontinuierlich die neuesten gesetzlichen und regulatorischen Entwicklungen in verschiedenen Rechtsräumen, um Unternehmen dabei zu unterstützen, komplexe internationale arbeits- und steuerrechtliche Aspekte souverän zu meistern. Wenn Sie wissen möchten, wie sich die Vorschriften zur Betriebsstätte auf Ihr Personalmodell auswirken könnten – oder wenn Sie maßgeschneiderte Beratung zu grenzüberschreitenden Beschäftigungsstrukturen benötigen –, steht Ihnen unser Team gerne zur Seite.

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