Steueridentifikationsnummer (TIN)
ist die Kennung, die eine Steuerbehörde einer Person oder einem Unternehmen zuweist – sie dient als Grundlage für die Lohnabrechnung und die Steuererklärungen. Jedes Land bezeichnet sie anders (NI-Nummer, Steuer-ID, AHV-Nummer im steuerlichen Kontext, Emirates-ID), und die Erfassung der richtigen Kennungen bei der Einarbeitung ist eine Voraussetzung für die korrekte Quellensteuerabführung.
Steueridentifikationsnummern (TIN) im Personalwesen
Die Lohnbuchhaltung benötigt die Steueridentifikationsnummer (TIN) des Mitarbeiters für die Quellensteuerabzüge und die Jahresendmeldung; Banken und Behörden gleichen Zahlungen zunehmend anhand von Identifikationsnummern ab, und der internationale Informationsaustausch (CRS-, DAC-Rahmenwerke) basiert auf TINs. Fehlende oder falsche Identifikationsnummern führen zu standardmäßigen – in der Regel strafartigen – Quellensteuersätzen und blockierten Einreichungen.
Im Rahmen des Onboarding-Prozesses sollte die lokale Steueridentifikationsnummer (TIN) erfasst und überprüft werden. Bei grenzüberschreitenden Einstellungen ist zu beachten, dass eine Person pro Land, in dem sie steuerlich ansässig ist, eine eigene TIN erhält: Die TIN des Heimatlandes ersetzt nicht die des Gastlandes.
Häufig gestellte Fragen
Was ist, wenn ein neuer Mitarbeiter noch keine lokale Steuernummer hat?
Bei den meisten Systemen ist es möglich, das Arbeitsverhältnis bereits während der Beantragung der Identifikationsnummer aufzunehmen, wobei bis zum Eintreffen der Nummer die Standardsteuerkennzeichen oder Notfallsätze gelten – Korrekturen erfolgen dann rückwirkend. Integrieren Sie die Beantragung bereits am ersten Tag der Einarbeitung; Notfallsätze, die monatelang gelten, sind eine häufige Ursache für Überzahlungen.
Ist die TIN dasselbe wie die Sozialversicherungsnummer?
In einigen Ländern dient eine einzige Nummer beiden Zwecken (wie beispielsweise die weit verbreitete Schweizer AHV-Nummer); in anderen Ländern gibt es getrennte Steuer- und Sozialversicherungsnummern (in Deutschland die Steuer-ID und die SV-Nummer). Bei der Einrichtung der Lohnabrechnung muss für jedes Land festgelegt werden, welche Nummer welchem Meldeweg zugeordnet wird.