Numéro d'identification fiscale (NIF)
Il s'agit de l'identifiant attribué par une administration fiscale à une personne physique ou morale — élément clé sur lequel reposent la gestion de la paie et les déclarations fiscales. Chaque pays l'appelle différemment (numéro NI, Steuer-ID, numéro AVS à des fins fiscales, Emirates ID, etc.), et la collecte des identifiants appropriés lors de l'intégration est une condition préalable à un prélèvement à la source correct.
Les numéros d'identification fiscale (TIN) dans les opérations liées à l'emploi
Le service de la paie a besoin du numéro d'identification fiscale (TIN) du salarié pour le prélèvement à la source et les déclarations de fin d'année ; les banques et les autorités associent de plus en plus les paiements aux identifiants, et l'échange international d'informations (cadres CRS et DAC) s'appuie sur les TIN. Des identifiants manquants ou erronés entraînent l'application de taux de prélèvement par défaut — généralement plus élevés — et le blocage des déclarations.
Lors de la procédure d'intégration, il convient de recueillir et de valider le numéro d'identification fiscale (TIN) local. Pour les recrutements transfrontaliers, il convient de noter qu'une personne dispose d'un numéro par pays de résidence fiscale : le TIN du pays d'origine ne remplace pas celui du pays d'accueil.
FAQ
Que faire si un nouveau salarié n'a pas encore de numéro d'identification fiscale (TIN) local ?
La plupart des systèmes permettent de commencer à travailler pendant que la pièce d'identité est en cours de demande, les codes fiscaux par défaut ou les taux d'urgence s'appliquant jusqu'à son arrivée, puis des corrections sont effectuées rétroactivement. Intégrez cette fonctionnalité dès le premier jour d'intégration ; le maintien des taux d'urgence pendant des mois est une source courante de trop-perçus.
Le TIN correspond-il au numéro de sécurité sociale ?
Dans certains pays, un seul numéro sert à la fois pour les fins fiscales et sociales (comme c'est le cas en Suisse avec le numéro AVS) ; d'autres distinguent les identifiants fiscaux et sociaux (par exemple, le « Steuer-ID » et le « SV-Nummer » en Allemagne). Les services de paie doivent donc déterminer, pays par pays, quel numéro correspond à quel flux de déclaration.