Hintergrundüberprüfung
ist die Überprüfung der Vergangenheit eines Bewerbers vor der Einstellung – Identität, Ausbildung, Berufserfahrung sowie, soweit gesetzlich zulässig, Strafregisterauszüge und Bonitätsauskünfte. In Europa sind solche Überprüfungen gemäß der DSGVO auf für die jeweilige Position relevante und verhältnismäßige Abfragen beschränkt; in anderen Regionen ist ein größerer Umfang zulässig, und in einigen Fällen sind für regulierte Tätigkeiten bestimmte Überprüfungen vorgeschrieben.
Was lässt sich überprüfen – und was nicht?
Identität, Arbeitsberechtigung, Ausbildung und bisherige Beschäftigungsverhältnisse werden fast überall mit Einwilligung überprüft. Der Zugriff auf Strafregisterauszüge ist dabei der entscheidende Faktor: Einige Bundesstaaten lassen für bestimmte Tätigkeiten (Finanzdienstleistungen, Arbeit mit Kindern) von Bewerbern vorgelegte Bescheinigungen zu, während pauschale Strafregisterüberprüfungen in weiten Teilen Europas rechtswidrig sind. Auch Bonitätsprüfungen sind auf bestimmte Tätigkeiten beschränkt. Die Überprüfung sozialer Medien unterliegt den allgemeinen Datenschutzbestimmungen – sei es dokumentiert, verhältnismäßig oder gar nicht vorhanden.
Führen Sie mit Zustimmung des Bewerbers vor Arbeitsantritt, sofern erforderlich (in regulierten Branchen), Überprüfungen durch den rechtmäßigen Arbeitgeber durch und speichern Sie die Ergebnisse nur in begrenztem Umfang. Siehe DSGVO im Arbeitsrecht.
Häufig gestellte Fragen
Können wir einen einheitlichen globalen Standard für Hintergrundüberprüfungen einführen?
Es gilt eine globale Mindestanforderung (Identität, Arbeitsberechtigung, beruflicher Werdegang); die Obergrenze ist lokal festgelegt. Eine umfassende Überprüfung nach US-amerikanischem Vorbild, die in Deutschland oder Frankreich durchgeführt wird, verstößt gegen Datenschutz- und Arbeitsvorschriften. Die Programme legen einen Kernumfang sowie länderspezifische Ergänzungen für regulierte Positionen fest.
Zu welchem Zeitpunkt im Prozess können Prüfungen durchgeführt werden?
In der Regel erfolgt dies nach der Stellenzusage oder in einer späten Phase nach Einholung der Einwilligung; einige Überprüfungen (Recht auf Arbeit) müssen vor dem ersten Arbeitstag abgeschlossen sein, und in regulierten Branchen kann eine Abwicklung vor Arbeitsbeginn erforderlich sein. Eine pauschale Vorabüberprüfung des Bewerberpools ist das Vorgehen, das von den Aufsichtsbehörden sanktioniert wird.