- Der Test zur Ermittlung der Mitarbeiterausgaben
- Die Prüfung der Betriebsausgaben bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung
- Warnung vor Dualität
- Ausgaben von Selbstständigen
Frage des Auftragnehmers: Inwieweit würden die Reise-, Unterbringungs- und Aufenthaltskosten, die für die Anreise nach Paris und den Aufenthalt dort im Rahmen einer Reise mit Besprechungscharakter anfallen, bei der keine tatsächliche Arbeit geleistet wird, als berechtigte Geschäftsausgaben angesehen?
Antwort des Experten: Vielen Dank für Ihre Frage. Ich gehe davon aus, dass Sie im Vereinigten Königreich steuerlich ansässig sind. Ich weiß nicht, ob Sie Angestellter, Geschäftsführer Ihrer Gesellschaft mit beschränkter Haftung (odereiner „Personal Service Company“) oder selbstständiger Einzelunternehmer sind. Die Antwort fällt in jedem Fall unterschiedlich aus.
Der Test zur Ermittlung der Mitarbeiterausgaben
Nehmen wir einmal an, Sie sind Arbeitnehmer. Die Vorschriften für den Steuerabzug sehen vor, dass die Ausgabe „vollständig, ausschließlich und zwingend für die Ausübung der beruflichen Tätigkeit“ anfallen muss, was verschiedene Auswirkungen hat, da die Bestimmungen hier weitaus weniger großzügig sind als in den beiden anderen möglichen Fällen (wenn Sie eineGesellschaft mit beschränkter Haftungsind oder selbstständig tätig sind).
Die einzigen Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass solche Ausgaben für Sie als Arbeitnehmer steuerlich absetzbar sind, bestehen darin, dass Ihr Arbeitgeber die Kosten übernimmt oder dass Ihr Arbeitsvertrag vorsieht, dass Sie für die Übernahme dieser Kosten verantwortlich sind.
Die Prüfung der Betriebsausgaben bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung
Wenden wir uns nun dem Fall zu, in dem Sie Geschäftsführer Ihrer eigenen Gesellschaft mit beschränkter Haftung sind. Unternehmen können einen Abzug fürBetriebsausgabengeltend machen, die „vollständig und unbedingt“ zur Gründung oder Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs erforderlich sind. Wie Sie sehen, ist dieser Begriff deutlich weiter gefasst, da das Wort „ausschließlich“ weggefallen ist.
Auch bei den Vorschriften zu Betriebsausgaben gibt es keine Einschränkung hinsichtlich des Begriffs „Beschäftigung“, was bedeutet, dass Sie sogarAusgaben vor der Gründung der Gesellschaft geltend machen können.
Vergleichen Sie dies einmal mit einer Stellenanzeige, die ein potenzieller Arbeitnehmer für eine Stelle schalten würde. Diese Anzeige wäre nicht zulässig, da zum Zeitpunkt der Entstehung der Kosten noch kein Arbeitsverhältnis bestand!
Warnung vor Dualität
Auftragnehmer – und auch Sie selbst – sollten jedoch auf eine weitere Methode achten, mit der das Finanzamt Ausgaben ablehnen kann, und zwar die „Doppelfunktion“.
Wenn die HMRC der Ansicht ist, dass die von Ihnen geltend gemachten Ausgaben auch privaten Zwecken dienten, kann sie entscheiden, dass die Ausgaben nicht ausschließlich geschäftlich bedingt waren. Dies wirft die Frage auf: Sollte der Antrag vollständig abgelehnt oder um den privaten Anteil gekürzt werden?
Ausgaben von Selbstständigen
Wenn Sie selbstständig sind, machen Sie Ihre Spesenansprüche schließlich in IhrerSteuererklärung im Rahmen der Selbstveranlagung geltend. Seien Sie sich dabei bewusst, dass hohe oder ungewöhnliche Ausgaben bei einem HMRC-Prüfer die Stirn runzeln lassen könnten! Im Falle einer Befragung müssen Sie nachweisen, dass es sich bei der Reise tatsächlich um eine ernsthafte Geschäftsreise handelte und nicht um einen „Ausflug“, den Sie vom HMRC bezuschussen lassen wollen.
Bei dem Sachverständigen handelte es sich um den Wirtschaftsprüfer Kevin Austin, Geschäftsführer von Access Financial.