- Le critère des frais liés au personnel
- Le critère des dépenses de la société anonyme
- Alerte à la dualité
- Frais des travailleurs indépendants
Question d'un entrepreneur: Dans quelle mesure les frais de déplacement, d'hébergement et de séjour engagés pour se rendre à Paris et sur place, dans le cadre d'un déplacement de type réunion au cours duquel aucun travail concret n'est effectué, seraient-ils considérés comme des frais professionnels légitimes ?
Réponse de l'expert: Merci pour votre question. Je suppose que vous êtes résident fiscal au Royaume-Uni. Je ne sais pas si vous êtes salarié, administrateur de votre société à responsabilité limitée (ou« Personal Service Company ») ou travailleur indépendant exerçant en tant qu'entrepreneur individuel. La réponse variera selon le cas.
Le critère des frais liés au personnel
Supposons que vous soyez salarié. Les règles en matière de déduction fiscale stipulent que la dépense doit être « entièrement, exclusivement et nécessairement liée à l'activité professionnelle », ce qui a plusieurs implications, car ces dispositions sont nettement moins souples que dans les deux autres cas de figure possibles (si vous êtes unesociété à responsabilité limitéeou un travailleur indépendant).
Pour que des dépenses de ce type soient déductibles fiscalement, en tant que salarié, les seules solutions consistent soit à ce que ce soit votre employeur qui engage ces dépenses, soit à ce que votre contrat de travail prévoie que ces frais soient à votre charge.
Le critère des dépenses de la société anonyme
Passons maintenant au cas où vous êtes dirigeant de votre propre société à responsabilité limitée. Les sociétés peuvent bénéficier d'une déduction pourles fraisprofessionnels qui sont « entièrement et nécessairement » liés à la création ou au maintien de l'activité. Vous constaterez que cette définition est beaucoup plus large, puisque le terme « exclusivement » a disparu.
Dans le cadre des règles relatives aux frais d'entreprise, la restriction concernant l'« emploi » n'existe pas non plus, ce qui signifie que vous pouvez mêmerécupérer les frais engagés avant la constitution de la société.
Comparez cela à une offre d'emploi qu'un candidat pourrait publier pour un poste. Cette annonce ne serait pas admissible, car au moment où vous avez engagé cette dépense, il n'y avait pas d'emploi !
Alerte à la dualité
Mais les entrepreneurs – et vous-même – devez faire attention à une autre méthode par laquelle l'administration fiscale peut refuser de reconnaître certaines dépenses, à savoir la « double finalité ».
Si le HMRC estime que les dépenses que vous demandez à faire valoir comportaient un intérêt privé, il peut décider que ces dépenses n'étaient pas exclusivement liées à l'activité professionnelle, ce qui soulève la question suivante : faut-il rejeter complètement la demande ou la réduire à hauteur de la part à usage privé ?
Frais des travailleurs indépendants
Enfin, si vous êtes travailleur indépendant, vous déclarez vos frais dans votredéclaration d’impôt sur le revenu. Dans ce cas, sachez que des dépenses importantes ou inhabituelles risquent d’éveiller les soupçons d’un inspecteur du HMRC qui passerait vos documents en revue ! Si l’on vous pose des questions, vous devrez prouver que le voyage était bel et bien un déplacement professionnel sérieux et non une « escapade » que vous souhaitez faire prendre en charge par le HMRC.
L'expert en question était Kevin Austin, expert-comptable et directeur général de Access Financial.