Die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in Belgien kann für internationale Arbeitgeber eine Herausforderung darstellen. Die Verwendung mehrerer Amtssprachen auf regionaler Ebene kann zu Kommunikationsschwierigkeiten und Verzögerungen im Umgang mit den Behörden führen. Zudem sind die Vorschriften zur Lohn- und Gehaltsabrechnung recht komplex.
Ein bemerkenswerter Aspekt der Komplexität der belgischen Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die unterschiedlichen Sozialversicherungsbeiträge der Arbeitgeber. Diese Beiträge variieren erheblich je nach Unternehmensgröße und den geltenden Tarifverträgen.
Einrichtung der Lohnabrechnung in Belgien
Bevor Unternehmen in Belgien die Lohnabrechnung vornehmen können, müssen sie einige administrative Voraussetzungen erfüllen. Der erste Schritt besteht darin, sich als Arbeitgeber beim Nationalen Sozialversicherungsamt (NSSO) anzumelden, das für die Einziehung der Sozialbeiträge zuständig ist. Diese Anmeldung kann per E-Mail, Brief oder über ein Online-Portal erfolgen.
Arbeitgeber müssen eine Arbeitsunfallversicherung abschließen, die spätestens am ersten Arbeitstag ihres ersten Mitarbeiters in Kraft tritt. Darüber hinaus müssen sie sich beim Föderalen Öffentlichen Dienst Finanzen registrieren lassen, um Einkommensteuer vom Lohn der Mitarbeiter einzubehalten.
Nach der Registrierung bei den Sozialversicherungs- und Steuerbehörden sind Arbeitgeber verpflichtet, für neue Mitarbeiter eine elektronische Einstellungsmeldung (DIMONA) einzureichen und das Ausscheiden jedes Mitarbeiters zu melden. Neue Mitarbeiter werden in die elektronische Datenbank aufgenommen, wodurch die bisherige Verpflichtung zur Führung eines physischen Personalregisters entfällt.
Internationale Arbeitgeber müssen in Belgien keine lokale juristische Person gründen, um Mitarbeiter einzustellen und die Lohnabrechnung durchzuführen, müssen sich jedoch an dieselben Registrierungs- und Meldeverfahren halten wie lokale Arbeitgeber. Dies kann durch die Ernennung eines lokalen Vertreters oder die Zusammenarbeit mit einem lokalen Lohnabrechnungsdienstleister erreicht werden. Zahlungen an Behörden können auch von einem ausländischen Bankkonto aus erfolgen.
Einkommensteuer und Sozialversicherung in Belgien
Belgien verfügt über ein solides Sozialversicherungssystem, das durch Beiträge sowohl der Arbeitgeber als auch der Arbeitnehmer finanziert wird. Dieses System gilt automatisch für Arbeitnehmer und bietet umfassende Leistungen wie Altersrente, Gesundheitsversorgung, Unterstützung bei Erwerbsunfähigkeit, Arbeitslosengeld und Familienleistungen.
Die Einkommensteuer ist progressiv und umfasst vier verschiedene Steuersätze, wobei der höchste Satz 50 % beträgt.
In Belgien ansässige Personen werden auf ihr weltweites Einkommen besteuert, während Nichtansässige nur auf Einkünfte aus belgischen Quellen besteuert werden. Die Steuersätze sind jedoch für Ansässige und Nichtansässige gleich. Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit werden nach vier Sätzen besteuert:
Für das Jahr 2024 gilt ein persönlicher Steuerfreibetrag von 10.570 EUR, der sich erhöht, wenn der Arbeitnehmer Kinder hat. Darüber hinaus können bestimmte berufsbezogene und sonstige Ausgaben abgezogen werden.
Gebietsansässige müssen neben der nationalen Einkommensteuer auch Gemeindesteuern entrichten, die je nach Wohnort zwischen 0 % und 9 % der geschuldeten Steuer betragen können. Nichtansässige, die der belgischen Einkommensteuer unterliegen, müssen einen Pauschalsatz von 7 % entrichten.
Weitere Steuervergünstigungen stehen zur Verfügung, sofern das in Belgien steuerpflichtige Einkommen mindestens 75 % des gesamten Arbeitseinkommens ausmacht.
Im Jahr 2024 führte die belgische Regierung einen neuen Steuerrahmen für Expatriates ein, der es Arbeitnehmern und Führungskräften, die nach Belgien kommen, um dort zu arbeiten, ermöglicht, eine steuerfreie Erstattung bestimmter arbeitsbezogener Kosten zu erhalten – bis zu 30 % ihres Standardgehalts, begrenzt auf 90.000 Euro. Diese neue Steuerregelung trat im Januar 2022 in Kraft.
Steuerabzug und Meldung
Arbeitgeber haben hinsichtlich der Einkommensteuer ihrer Arbeitnehmer verschiedene Pflichten. Der Arbeitgeber ist dafür verantwortlich, den korrekten Einkommensteuerbetrag genau zu berechnen, vom Lohn des Arbeitnehmers einzubehalten und an die zuständige Steuerbehörde abzuführen. Steuerzahlungen können monatlich oder vierteljährlich erfolgen, wobei monatliche Zahlungen in der Regel bis zum 15. des Folgemonats fällig sind. Liegt der Gesamtbetrag der jährlich einbehaltenen Einkommensteuer unter 41.700 Euro, kann sich ein Arbeitgeber für vierteljährliche Zahlungen entscheiden.
Bei der Zahlung an die Steuerbehörde muss eine monatliche Steuererklärung eingereicht werden, in der das zu versteuernde Einkommen und die einbehaltene Einkommensteuer aufgeführt sind. Arbeitgeber müssen außerdem für jeden Arbeitnehmer einen jährlichen Steuerbescheid erstellen, der sowohl der Steuerbehörde als auch dem Arbeitnehmer vorgelegt werden muss.
Arbeitnehmer sind verpflichtet, ihre Steuererklärung unter Verwendung der Angaben aus ihren jährlichen Steuerbescheiden bis zum 30. Juni des Folgejahres einzureichen. Es ist wichtig zu beachten, dass verheiratete Arbeitnehmer (oder solche, die in einer eingetragenen Lebenspartnerschaft leben) eine gemeinsame Steuererklärung einreichen müssen, obwohl ihre Einkünfte getrennt besteuert werden. Das Steuerjahr in Belgien läuft vom 1. Januar bis zum 31. Dezember.
Sozialversicherungsbeiträge
Die einzige Lohnsteuer, die Arbeitgeber neben der Einkommensteuer von den Löhnen ihrer Arbeitnehmer abziehen müssen, ist der Arbeitnehmeranteil an den Sozialversicherungsbeiträgen.
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