La gestion de la paie en Belgique peut poser des difficultés aux employeurs internationaux. L'utilisation de plusieurs langues officielles au niveau régional peut entraîner des problèmes de communication et des retards dans les démarches auprès des autorités. De plus, la réglementation en matière de paie est assez complexe.
L'un des aspects notables de la complexité de la paie belge réside dans la variation des cotisations sociales à la charge des employeurs. Ces cotisations varient considérablement en fonction de la taille de l'entreprise et des conventions collectives en vigueur.
Mise en place de la gestion des salaires en Belgique
Avant de procéder au traitement des salaires en Belgique, les entreprises doivent remplir plusieurs formalités administratives. La première étape consiste à s'enregistrer en tant qu'employeur auprès de l'Office national de sécurité sociale (ONSS), qui est chargé de percevoir les cotisations sociales. Cet enregistrement peut s'effectuer par e-mail, par courrier ou via un portail en ligne.
Les employeurs doivent souscrire une assurance accidents du travail dont la couverture prend effet au plus tard le premier jour de travail de leur premier salarié. De plus, ils doivent s’enregistrer auprès du Service public fédéral Finances afin de prélever l’impôt sur le revenu sur les salaires de leurs salariés.
Après s’être enregistrés auprès des autorités de sécurité sociale et fiscales, les employeurs sont tenus de transmettre une déclaration d’embauche électronique (DIMONA) pour chaque nouveau salarié et de signaler le départ de chaque salarié quittant l’entreprise. Les nouvelles recrues seront ajoutées à la base de données électronique, ce qui remplace l’ancienne obligation de tenir un registre physique du personnel.
Les employeurs internationaux ne sont pas tenus de créer une entité juridique locale en Belgique pour embaucher et gérer la paie, mais ils doivent se conformer aux mêmes procédures d’enregistrement et de déclaration que les employeurs locaux. Pour ce faire, ils peuvent désigner un représentant local ou collaborer avec un prestataire de services de paie local. Les paiements aux autorités peuvent également être effectués à partir d’un compte bancaire étranger.
Impôt sur le revenu et sécurité sociale en Belgique
La Belgique dispose d'un système de sécurité sociale solide, financé par les cotisations des employeurs et des salariés. Ce système couvre automatiquement les salariés et offre des prestations étendues, telles que les retraites, les soins de santé, les aides aux personnes en situation de handicap, les allocations de chômage et les prestations familiales.
L'impôt sur le revenu est progressif et comporte quatre tranches d'imposition différentes, le taux le plus élevé atteignant 50 %.
Les résidents belges sont imposés sur l'ensemble de leurs revenus, tandis que les non-résidents ne sont imposés que sur les revenus provenant de Belgique. Toutefois, les taux d'imposition sont identiques pour les résidents et les non-résidents. Les revenus du travail sont imposés selon quatre barèmes :
Un abattement personnel de 10 570 euros est prévu pour 2024 ; il augmente si le salarié a des enfants. De plus, certaines dépenses liées au travail et d’autres frais peuvent être déduits.
Les résidents doivent également s’acquitter d’impôts communaux en plus de l’impôt national sur le revenu, dont le taux peut varier de 0 % à 9 % de l’impôt dû, en fonction de la commune de résidence. Les non-résidents assujettis à l’impôt belge sur le revenu doivent s’acquitter d’un taux forfaitaire de 7 %.
D’autres avantages fiscaux sont disponibles, à condition que les revenus imposables en Belgique représentent au moins 75 % du revenu total perçu.
En 2024, le gouvernement belge a mis en place un nouveau cadre fiscal pour les expatriés, permettant aux salariés et aux dirigeants venant travailler en Belgique de bénéficier d’un remboursement exonéré d’impôt de certaines dépenses professionnelles, à hauteur de 30 % de leur rémunération de base, dans la limite de 90 000 euros. Ce nouveau régime fiscal est entré en vigueur en janvier 2022.
Retenues à la source et déclarations fiscales
Les employeurs ont plusieurs obligations en matière d’impôt sur le revenu de leurs salariés. L’employeur est tenu de calculer avec précision et de prélever le montant correct de l’impôt sur le revenu sur les salaires de ses salariés, puis de le reverser à l’administration fiscale compétente. Les versements d’impôt peuvent être effectués mensuellement ou trimestriellement, les paiements mensuels étant généralement dus au plus tard le 15 du mois suivant. Si le montant total annuel de l’impôt sur le revenu retenu est inférieur à 41 700 euros, l’employeur peut opter pour des versements trimestriels.
Lors de chaque versement à l’administration fiscale, une déclaration fiscale mensuelle détaillant les revenus imposables et l’impôt sur le revenu retenu doit être soumise. Les employeurs doivent également établir une attestation fiscale annuelle pour chaque salarié, qui doit être remise à la fois à l’administration fiscale et au salarié.
Les salariés sont tenus de remplir leur déclaration d’impôt en utilisant les informations figurant sur leur attestation fiscale annuelle, au plus tard le 30 juin de l’année suivante. Il est important de noter que les salariés mariés (ou vivant en concubinage officiel) doivent remplir une déclaration d’impôt commune, bien que leurs revenus soient imposés séparément. L’année fiscale en Belgique s’étend du 1er janvier au 31 décembre.
Cotisations sociales
La seule charge sociale que les employeurs doivent prélever sur les salaires de leurs salariés, outre l'impôt sur le revenu, est la part salariale des cotisations de sécurité sociale.
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