EPF:s arbetsgivarhandbok 2026: Avgifter och efterlevnad

Arbetsgivarens skyldigheter enligt EPF utgör grunden för den malaysiska löneutbetalningen: Employees Provident Fund (EPF) tar den största delen, SOCSO och EIS kommer därefter, och försenade betalningar medför straffavgifter kopplade till utdelning. Den förändring som alla utländska arbetsgivare måste anpassa sig till under 2025–26 är utvidgningen av det obligatoriska EPF-systemet till att omfatta även icke-malaysiska anställda. Denna guide redogör för satserna, hur systemet fungerar och vilka konsekvenser det får för arbetsgivare som anställer utländska medarbetare samt för utländska företag som leder malaysiska team.

Översikten över avgifterna för 2026

Schema	Arbetsgivare	Anställd
EPF (lön ≤ 5 000 RM)	13%	11%
EPF (lön > 5 000 RM)	12%	11%
EPF – utländska arbetstagare (gradvis införande)	2%	2%
SOCSO (olycksfall + invaliditet)	≈1.75%	0.5%
EIS (arbetslöshetsförsäkring)	0.2%	0.2%

Betalningarna ska ske via i-Akaun senast den 15:e; försenade inbetalningar medför straffavgifter motsvarande utebliven utdelning, och styrelseledamöterna bär personligt ansvar för obetalda EPF-avgifter – betrakta den 15:e som ett fast datum. Frivilliga inbetalningar utöver de lagstadgade satserna är vanliga i konkurrenskraftiga ersättningspaket och ger samma skatteavdragsrätt inom vissa gränser.

Utländska arbetstagare i EPF: vad har förändrats?

Fram till 2025 var EPF-avgiften frivillig för utländska medarbetare; numera omfattas anställda som inte är medborgare (inklusive innehavareav arbetsvisum, med undantag för hushållsanställda) av en avgiftssats på 2 % + 2 %, och den utstakade vägen pekar mot en mer fullständig anpassning. De praktiska konsekvenserna håller vi redan på att korrigera i våra kunders löneadministration: kostnadsmodeller som bygger på EPF-fria paket för utländska medarbetare är föråldrade; anställningsavtal där ”rent” bruttolön anges måste kompletteras med EPF-poster; och rätt till utbetalning vid slutlig avresa från Malaysia blir ett steg i avregistreringsprocessen. En EPF-kalkylator som hanterar både avgifter för medborgare och utländska arbetstagare är nu det mest använda verktyget på malaysiska löneavdelningar.

Utöver EPF: övriga delar av arbetsgivarens system

Löneadministrationen i Malaysia omfattar månatliga skatteavdrag (PCB) via LHDN, inlämning av SOCSO/EIS-rapporter, HRDF-avgift (1 % för berörda arbetsgivare) samt de minimikrav som fastställs i arbetsrättslagen i dess ändrade lydelse – 45-timmarsvecka, utökad mammaledighet (98 dagar) och pappaledighet. Vid anställning av utlänningar kopplas godkännandet av arbetsvisum i Malaysia (kategorierna I–III beroende på lön) eller det ESD-kopplade arbetstillståndet i Malaysia till den sponsrande enhetens ställning — samma koppling mellan löneadministration och invandring som på andra håll, med det malaysiska tillägget i form av sektorskvoter.

Att driva verksamheten utan ett Sdn Bhd

Utländska företag med malaysisk personal kan välja mellan att bilda ett Sdn Bhd (några veckor, plus löpande sekreterar- och revisionsuppgifter) och en ”Employer of Record” (EOR) som anställer lokalt, sköter EPF/SOCSO/EIS/PCB och ansöker om arbetsvisum under sin egen ESD-registrering. I och med ändringen av EPF-reglerna för utländska arbetstagare specificeras nu de nya kostnadsposterna uttryckligen i EOR-prisoffertarna – kräv denna specificering från alla leverantörer. Access Financial har skött löneadministration och EP-sponsring i Malaysia från Kuala Lumpur sedan 2009; be om en kostnadsöversikt för 2026 där kolumner för malaysiska medborgare och utländska medarbetare redovisas sida vid sida.

Sammanfattning — de viktigaste slutsatserna

• Arbetsgivaravgifter till EPF: 13 %/12 % beroende på lönesteg, arbetstagare 11 %; betalning senast den 15:e, med ansvar för underlåtenhet hos ledningen.
• Utländska arbetstagare omfattas nu av EPF (2 % + 2 %, med gradvis höjning) – kostnadsmodellerna och avtalen för utländska medarbetare behöver uppdateras.
• Fullstack: SOCSO, EIS, PCB, HRDF och den ändrade minimigränsen enligt anställningslagen.
• Inget Sdn Bhd? EOR med egen ESD-registrering omfattar anställning och sponsring av arbetstillstånd.

Vanliga frågor

Hur hög är avgiften till EPF år 2026?

Avgiftssatsen till EPF år 2026 är 13 % för arbetsgivaren och 11 % för arbetstagaren för månadslöner upp till 5 000 RM, samt 12 % respektive 11 % för lönerna därutöver. Utländska arbetstagare betalar 2 % vardera enligt den gradvisa införandet som inleddes i oktober 2025. Avgifterna ska betalas senast den 15:e i följande månad via i-Akaun, och försenade betalningar medför straffavgifter kopplade till utdelningen.

Betalar utländska arbetstagare in till EPF i Malaysia?

Ja – sedan reformen i oktober 2025 är utländska arbetstagare i Malaysia (inklusive innehavare av Employment Pass, med undantag för hushållsanställda) skyldiga att ansluta sig till EPF med en avgiftssats på 2 % från arbetsgivaren och 2 % från arbetstagaren, och avgiftssatserna ska gradvis anpassas till de nivåer som gäller för medborgare. Saldo kan tas ut vid permanent utresa. Arbetsgivare bör uppdatera avtal och kostnadsmodeller som utgick från att utländska medarbetare var undantagna från EPF.

Vilka kategorier av arbetstillstånd finns det i Malaysia?

Arbetstillståndet i Malaysia är indelat i tre kategorier utifrån lön och anställningstid: Kategori I (10 000 RM+, upp till 5 år), Kategori II (5 000–9 999 RM, upp till 2 år) och Kategori III (3 000–4 999 RM, upp till 12 månader, begränsade förnyelsemöjligheter). Sponsringen sker via arbetsgivarens ESD-registrering, med branschkvoter och, för kategori III, strängare regler för förlängning.

Relaterad läsning: EPF-skyldigheter för utländska anställda · Inbetalningar till EPF i Malaysia · Regler för arbetstillstånd i Malaysia · Landsguide: Malaysia