Risiko einer Betriebsstätte (PE)
besteht die Gefahr, dass die Tätigkeit eines Unternehmens im Ausland – sei es eine Niederlassung, ein abhängiger Vertreter oder manchmal auch ein im Homeoffice tätiger Mitarbeiter – dort eine steuerpflichtige Unternehmenspräsenz begründet. Sobald eine „ PE “ vorliegt, kann der Gaststaat die zurechenbaren Gewinne besteuern und Registrierungen sowie die Einreichung von Unterlagen verlangen, wobei die Steuerfestsetzungen oft mehrere Jahre zurückreichen.
Wie entsteht im Jahr 2026 eine Betriebsstätte?
Zwei klassische Anknüpfungspunkte im Vertragsrecht (Artikel 5 und 7 der OECD-Mustervereinbarung): eine feste Geschäftseinrichtung, über die das Unternehmen seine Geschäftstätigkeit ausübt – Büros, Werkstätten und, bei einer weitreichenden Auslegung, ein Heimbüro, das regelmäßig für die geschäftlichen Zwecke des Arbeitgebers genutzt wird – sowie ein abhängiger Vertreter, der gewöhnlich Verträge im Namen des Unternehmens abschließt oder die maßgebliche Rolle beim Abschluss dieser Verträge spielt.
Durch die Arbeit im Homeoffice hat sich die Frage von den Steuerabteilungen hin zur Personalabteilung verlagert: Ein Vertriebsleiter, der sich im Ausland niederlässt, ein Landesleiter, der „von zu Hause aus arbeitet“, oder ein Einsatz, der sich stillschweigend verlängert, können jeweils die Grenze überschreiten – und die Vertragsformulierungen nach BEPS erfassen nicht nur die Unterzeichnung, sondern auch die Vertragsverhandlungen.
Was sind die Folgen – und wie lassen sie sich abmildern?
Wird ein „ PE “ gefunden:
- Körperschaftsteuer und Steuererklärungen: Die der „ PE “ zuzurechnenden Gewinne werden vor Ort steuerpflichtig, was mit Registrierungs-, Buchhaltungs- und häufig auch umsatzsteuerlichen Konsequenzen verbunden ist, die rückwirkend festgestellt werden.
- Folge für die Gehaltsabrechnung: Ein „ PE “, der die Personalkosten trägt, entzieht jedem dort beschäftigten Mitarbeiter den 183-Tage-Schutz.
- Strafen und Zinsen: Bei Verstößen gegen die Meldepflicht werden zusätzlich zur neu berechneten Steuer Zuschläge erhoben.
Risikominderung setzt sich aus der Gestaltung der Rollen und der Struktur zusammen: Die Befugnis zum Vertragsabschluss sollte außerhalb des Gastlandes liegen, vorbereitende bzw. unterstützende Aufgabenbereiche sind zu dokumentieren, es sollten Entsendungsrichtlinien mit zeitlichen und tätigkeitsbezogenen Beschränkungen angewendet werden – und vor Ort sollten fest angestellte Mitarbeiter über eine juristische Person oder einen „Employer of Record“ beschäftigt werden. Ein „ EOR “ stellt die Person ein und beseitigt damit das arbeitsrechtliche Risiko; die „ PE “-Analyse hinsichtlich der Tätigkeiten, die die Person für Sie ausführt, bleibt jedoch bestehen, weshalb nicht nur Verträge, sondern auch die Rollen überprüft werden müssen.
Häufige Fehler
- Büros statt Menschen im Blick: Die moderne „ PE “ kommt mit dem Laptop eines Vertriebsleiters, nicht mit einem Mietvertrag.
- Angenommen, eine „ EOR “ löst das Problem: Durch die „ EOR “ entfällt das Beschäftigungsrisiko; Ihre Geschäftstätigkeit im Land zählt weiterhin.
- Wenn man „Verbindungsfunktionen“ vernachlässigt: Vorbereitende bzw. unterstützende Aufgaben verlieren ihre Bedeutung, sobald das Büro mit den Preisverhandlungen beginnt.
- Keine Reisedaten: Die Behörden rekonstruieren den Aufenthaltsort zunehmend anhand von EES- und Einwanderungsdaten – Sie sollten über dieselben Daten verfügen.
Referenztabelle
| Auslöser | Risikostufe | Warum |
|---|---|---|
| Vertriebsmitarbeiter, die vom Gastland aus Geschäfte aushandeln | Hoch | PE en über abhängige Agenten – es kommt auf die Verhandlungen an, nicht nur auf die Unterzeichnung |
| Langfristige Nutzung des Heimbüros für geschäftliche Zwecke | Mittel bis hoch | Argumente für ortsfeste Standorte finden zunehmend Akzeptanz |
| Entscheidungen der Geschäftsleitung, die vor Ort getroffen werden | Mittel bis hoch | Standort der Geschäftsleitung und Exposition gegenüber „ PE “ |
| Backoffice- und Support-Tätigkeiten | Nach unten | Oft vorbereitend oder unterstützend – aber bewerten |
| Kurzfristige Projektarbeit im Rahmen der vertraglich festgelegten Obergrenzen | Nach unten | Bau-PE verfügen über explizite Laufzeitprüfungen |
PE -Risiken bewältigen, ohne die Mobilität einzuschränken
PE Risikomanagement ist im Grunde genommen eine Bestandsaufnahme: Man muss wissen, wer wo arbeitet, welche Aufgaben er ausführt und über welche Befugnisse er verfügt – genau derselbe Datensatz, der auch für die Lohnabrechnung und die Einhaltung von Einwanderungsvorschriften herangezogen wird. Unternehmen, die einen solchen Überblick pflegen, erkennen sich verändernde Rollen, noch bevor die Steuerbehörden dies tun; dank der Reisedaten aus der EES-Ära sind die Behörden dazu zunehmend in der Lage. Access Financial analysiert grenzüberschreitende Arbeitsmuster im Rahmen seiner Dienstleistungen „ EOR “ und „Payroll Services“ – fordern Sie eine „ PE “-Risikoprüfung für Ihre Remote- und mobilen Mitarbeiter an.
Häufig gestellte Fragen
Nachfolgend finden Sie Antworten auf unsere am häufigsten gestellten Fragen.
Kann ein Mitarbeiter im Homeoffice eine Betriebsstätte begründen?
Ja, in der falschen Rolle: Ein Vertriebsmitarbeiter, der regelmäßig Verträge aus dem Gastland aushandelt, ist der klassische „abhängige Vertreter“ PE, und mehrere Behörden erkennen mittlerweile ein regelmäßig genutztes Heimbüro als feste Geschäftsstelle an. Ein Entwickler, der Code schreibt, stellt selten eine „ PE “ dar; ein Landesleiter, der Verträge unterzeichnet, hingegen schon. Die Analyse erfolgt Rolle für Rolle.
Wird durch die Verwendung eines EOR das Risiko von PE ausgeschlossen?
Nein – und seriöse Anbieter sagen das ganz offen. Das „ EOR “ beseitigt das Risiko im Zusammenhang mit Arbeitsrecht und Lohnabrechnung, indem es als rechtlicher Arbeitgeber auftritt, doch PE hängt davon ab, welche Tätigkeiten Ihr Unternehmen im jeweiligen Land ausübt: Ein von EOR beschäftigter Vertriebsmitarbeiter, der für Sie Geschäfte abschließt, kann dennoch eine abhängige Vertretungsbeziehung begründen PE. Kombinieren Sie das „ EOR “ mit einer klaren Rollenfestlegung und Begrenzung der Befugnisse.
Was versteht man unter einer „vorbereitenden oder unterstützenden“ Tätigkeit?
Ausnahmeregelungen in den Abkommen nehmen feste Standorte aus, die ausschließlich für vorbereitende oder unterstützende Funktionen genutzt werden – Lagerung, Präsentation, Informationsbeschaffung, Kontaktpflege. Die Abgrenzung erfolgt nach funktionalen Kriterien: Ein „Verbindungsbüro“, das tatsächlich Preisverhandlungen führt, erfüllt weder eine vorbereitende noch eine unterstützende Funktion. Auch die nach dem BEPS-Projekt eingeführten Regeln zur Verhinderung der Fragmentierung verhindern, dass Unternehmen ein echtes Geschäft in mehrere „unterstützende“ Teile aufspalten.