Lohnabrechnung
ist die Abrechnung, die Mitarbeiter in jedem Abrechnungszeitraum erhalten und in der das Bruttogehalt, die einzelnen Abzüge und der Nettobetrag aufgeführt sind. In den meisten Ländern sind Gehaltsabrechnungen gesetzlich vorgeschrieben und es gelten Mindestanforderungen an deren Inhalt; sie dienen zudem als Nachweis für Genehmigungen, Darlehen, Prüfungen und Berechnungen zum Dienstende.
Warum Gehaltsabrechnungen auch über den Zahltag hinaus wichtig sind
Lohnabrechnungen sind das wichtigste Dokument für die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften: Einwanderungsbehörden verlangen sie für die Verlängerung von Aufenthaltsgenehmigungen, Banken für die Kreditvergabe, Arbeitsaufsichtsbehörden für Lohnkontrollen, und die Berechnung von Gratifikationen oder Abfindungen basiert auf den darin enthaltenen Angaben. Fehler summieren sich – ein falsch angegebenes Grundgehalt verzerrt unbemerkt alle nachfolgenden Berechnungen.
Die Formate sind länderspezifisch: das komplexe gesetzliche Layout in Frankreich, die Zeilen für das 13. Monatsgehalt und die Quellensteuer in der Schweiz sowie die Unterscheidung zwischen Grundgehalt und Zulagen in den Golfstaaten. Die elektronische Übermittlung ist bei Zustimmung der Mitarbeiter und einer prüfungssicheren Speicherung weitgehend akzeptiert.
Häufig gestellte Fragen
Was muss eine Gehaltsabrechnung laut Gesetz enthalten?
In der Regel: Angaben zu Arbeitgeber und Arbeitnehmer, Zeitraum, Bruttolohn nach Bestandteilen, jede Abzugsposten mit ihrer Grundlage, Arbeitgeberbeiträge in einigen Bundesländern, Nettolohn und Auszahlungsdatum. In einigen Ländern werden zusätzlich die kumulierten Werte seit Jahresbeginn sowie der Resturlaubsanspruch angegeben. Die sichere Regel: Lohnabrechnungen im lokalen Format, erstellt von einer vor Ort zuständigen Lohnbuchhaltung, nicht anhand einer Vorlage aus der Zentrale.
Wie lange müssen Gehaltsabrechnungen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrungsfristen für Lohnunterlagen betragen in der Regel 5 bis 10 Jahre, je nach Land und Dokumentenart. Die Mitarbeiter sollten ihre eigenen Kopien auf unbestimmte Zeit aufbewahren – auch Jahrzehnte später basieren Renten- und Abfindungsansprüche noch immer auf alten Gehaltsabrechnungen.