Abrechnungszyklus
Der wiederkehrende Zahlungsplan umfasst: die Häufigkeit (monatlich, halbmonatlich, alle zwei Wochen, wöchentlich), den Stichtag für die Dateneingabe, das Bearbeitungsfenster und das Zahlungsdatum. In einigen Ländern sind bestimmte Optionen eingeschränkt – beispielsweise Zahlungsfristen oder Mindesthäufigkeiten –, und die Abrechnungsprozesse sind auf diesen Zyklus ausgerichtet.
Entwicklung eines länderübergreifend funktionierenden Zyklus
- Erscheinungshäufigkeit: In Europa und in den Golfstaaten ist eine monatliche Erscheinung die Regel; im Vereinigten Königreich und in Teilen Asiens gibt es nach wie vor wöchentliche und zweiwöchentliche Ausgaben.
- Stichtagsdisziplin: Verspätete Eingabefristen sind die Hauptursache für Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung; feste Stichtage mit Ausnahmebehandlung sind dem flexiblen Chaos überlegen.
- Zahlungsfristen: In einigen Bundesstaaten ist festgelegt, wann die Löhne ausgezahlt werden müssen – das WPS-System der VAE ahndet Zahlungsverzögerungen automatisch.
- Außerplanmäßige Verarbeitungsläufe: Bei Neueintritten, Austritten und Korrekturen ist ein festgelegter außerplanmäßiger Verarbeitungsablauf erforderlich, keine manuellen Übertragungen.
Häufig gestellte Fragen
Können wir einen einheitlichen weltweiten Zahltag festlegen?
In den meisten Ländern, in denen die Gehaltszahlung monatlich erfolgt, trifft dies zu – viele Unternehmen zahlen zwischen dem 25. und 28. –, doch es gibt lokale Einschränkungen: gesetzlich festgelegte Zahltage, Bankkalender und Stichtage für Änderungen gegen Ende des Monats. Harmonisieren Sie die Abläufe, wo es gesetzlich zulässig ist, und lassen Sie Ausnahmen Ausnahmen bleiben, anstatt die Prozesse um sie herum neu zu gestalten.
Was ist ein Abrechnungsstichtag?
Das Datum, nach dem Änderungen – Neueinstellungen, Überstunden, Spesenabrechnungen – auf den nächsten Abrechnungslauf warten müssen. Ein ordnungsgemäßer Abrechnungszyklus legt Stichtage fest, sperrt Eingaben nach diesen Stichtagen und behandelt echte Notfälle durch kontrollierte Zahlungen außerhalb des Abrechnungszyklus mit Nachverfolgungsprotokollen.