IBAN
(International Bank Account Number) ist die standardisierte Kontonummer, die in ganz Europa, im Nahen Osten und darüber hinaus verwendet wird – bestehend aus einem Ländercode, Prüfziffern und der inländischen Kontonummer in einer einzigen Zeichenfolge. Gehaltsabrechnungen und SEPA-Zahlungen basieren darauf; eine falsche „ IBAN “ ist der klassische Grund für fehlgeschlagene Gehaltszahlungen.
IBAN im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnungsdateien enthalten die IBANs aller Mitarbeiter; anhand der Prüfziffern können Systeme die Struktur vor der Übermittlung überprüfen. Aus diesem Grund sollte die Erfassung der IBANs bei der Einarbeitung elektronisch erfolgen und nicht durch Abtippen von Fotos der Karten. Die nun im gesamten SEPA-Raum geltenden Regeln zur Namensabgleichung (Verifizierung des Zahlungsempfängers) stellen eine zusätzliche Sicherheitskontrolle dar – nicht übereinstimmende Namen der Zahlungsempfänger führen zu Verzögerungen bei der Gehaltsauszahlung.
Länder außerhalb des „IBAN “-Raums, die in eine globale Gehaltsabrechnung einbezogen sind (Teile Asiens, Nord- und Südamerikas), verwenden lokale Formate; bei Treasury-Prozessen sollte nicht davon ausgegangen werden, dass die „ IBAN “-Formate universell gültig sind.
Häufig gestellte Fragen
Reicht ein „ IBAN “ aus, um im Ausland ein Gehalt zu beziehen?
Innerhalb des SEPA-Raums ja – hier ist ausschließlich die Angabe der „ IBAN “ vorgeschrieben. Außerhalb des SEPA-Raums muss diese mit einem BIC-/SWIFT-Code sowie – für bestimmte Zahlungswege – mit lokalen Routing-Angaben und Verwendungszweckcodes kombiniert werden. Die Währung auf der Gehaltsabrechnung des Mitarbeiters und die Kontowährung sollten zudem übereinstimmen, da sonst Umrechnungsgebühren zu Lasten des Mitarbeiters gehen.
Warum ist eine Zahlung mit einer gültigen IBAN fehlgeschlagen?
Die üblichen Ursachen: geschlossene Konten oder Konten mit falscher Währung, Abweichungen beim Namen des Zahlungsempfängers bei der Überprüfung des Zahlungsempfängers, Sperren aufgrund von Sanktionen oder Compliance-Vorgaben oder unvollständige Daten in der Gehaltsabrechnung. Durch eine Validierung zum Zeitpunkt des Einzugs sowie einen Testlauf vor dem Zahltag für neue Konten lassen sich die meisten Fehler beseitigen.