Die Vermeidung von Fehlern bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung in China ist einer der schwierigsten Aspekte bei der Expansion in die Volksrepublik, da das Land ein fragmentiertes Sozialversicherungssystem mit strenger Steuerdurchsetzung und sich rasch ändernden arbeitsrechtlichen Vorschriften verbindet. Dieser Leitfaden erläutert, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung in China in der Praxis tatsächlich funktioniert, welche Fehler ausländische Arbeitgeber am häufigsten begehen, welche Compliance-Risiken jeder Fehler mit sich bringt und welche praktischen Maßnahmen Ihre Finanz-, Personal- und Global-Mobility-Teams ergreifen können, um die Lohn- und Gehaltsabrechnung in China korrekt, rechtskonform und prüfungssicher zu gestalten.
Die Lohnabrechnung in China beschränkt sich nicht darauf, das monatliche Gehalt auf ein Bankkonto zu überweisen. Jeder Arbeitgeber muss die Einkommensteuer (IIT) einbehalten, die Beiträge zur Sozialversicherung und zum Wohnungsbaufonds (HPF) berechnen und abführen, monatliche Meldungen beim örtlichen Finanzamt einreichen und im Frühjahr des Folgejahres die jährliche Einkommensteuer jedes einzelnen Mitarbeiters abrechnen. Für jeden dieser Schritte gelten eigene Fristen, eigene Einreichungswege und eigene Sanktionsregelungen.
Das charakteristische Merkmal der Lohn- und Gehaltsabrechnung in China ist, dass fast alle Vorschriften auf städtischer Ebene festgelegt werden. Beitragssätze, Mindest- und Höchstbeträge für die Sozialversicherung, HPF-Prozentsätze und sogar das Format der vorgeschriebenen Gehaltsabrechnungen können sich zwischen Shanghai, Peking, Shenzhen, Chengdu und einer Stadt der dritten Kategorie in Anhui unterscheiden. Ein ausländisches Unternehmen, das in allen Niederlassungen identische Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchführt, wird zwangsläufig irgendwo Fehler machen.
Hinzu kommt, dass für in China tätige Ausländer eine teilweise abweichende Einkommensteuerregelung gilt, gesonderte Aufenthaltsprüfungen durchgeführt werden und bestimmte Zulagen während einer mehrfach verlängerten Übergangsphase einer Sonderbehandlung unterliegen. Die Verwechslung der Vorschriften für einheimische Mitarbeiter mit denen für Expatriates ist einer der schnellsten Wege, um Fehler als Arbeitgeber in China zu begehen, die erst bei einer Steuerprüfung zutage treten.
Nach der Zusammenarbeit mit ausländisch finanzierten Unternehmen, Repräsentanzen und Auftragnehmern, die im Rahmen des „ EOR “-Programms in ganz Festlandchina tätig sind, tauchen immer wieder dieselben wenigen Fehler auf. Die folgende Tabelle fasst die am häufigsten beobachteten Muster, die zugrunde liegenden Ursachen und die praktischen Lösungen zusammen.
| Fehler | Warum das so ist | Praktische Lösung |
| Anwendung eines einheitlichen nationalen Satzes für die Sozialversicherung | Die Zentrale geht davon aus, dass China zentralistisch organisiert ist; die Finanzteams übernehmen die Zinssätze von einer Filiale in die nächste. | Führen Sie eine nach Städten gegliederte Tarifübersicht, die jedes Jahr im Januar und Juli aktualisiert wird, wenn die lokalen Behörden die Bemessungsgrundlagen neu festlegen. |
| Falsche Einstufung ausländischer Mitarbeiter als einheimische Arbeitskräfte | Mangelndes Bewusstsein für die gesonderten IIT-Vorschriften und Aufenthaltsprüfungen für Personen, die keinen chinesischen Reisepass besitzen. | Führen Sie bei der Einarbeitung und anschließend jedes Jahr im Januar eine Wohnsitzprüfung durch; behandeln Sie steuerlich ausgeglichene Entsandte gesondert. |
| Auftragnehmer als Arbeitnehmer bezahlen (oder umgekehrt) | Druck, schnell einzusteigen; die Zentrale wendet ein Freiberufler-Modell an, das im Arbeitsrecht der VR China nicht vorgesehen ist. | Beauftragen Sie einen vorschriftsmäßigen „Employer of Record“ oder einen ordnungsgemäß zugelassenen Partner für das Auftragnehmermanagement. |
| Verspätete oder fehlerhafte HPF-Registrierung | Die HPF wird als freiwillig betrachtet, da sie getrennt von der Sozialversicherung verwaltet wird. | Melden Sie HPF gleichzeitig mit der Sozialversicherung für jedes neue Unternehmen und jeden neuen Mitarbeiter an. |
| Bonuszahlungen und Aktienanteile als reguläres Gehalt behandeln | Die steuerliche Begünstigung von Jahresboni wird oft missverstanden oder falsch angewendet. | Simulieren Sie beide Berechnungsmethoden (separat vs. kombiniert) vor der Zahlung und dokumentieren Sie die getroffene Wahl. |
| Die jährliche IIT-Abstimmung wurde versäumt | Die ausländische Zentrale geht davon aus, dass die monatliche Quellensteuer endgültig ist, wie dies in vielen westlichen Rechtsordnungen der Fall ist. | Nehmen Sie den Abgleichszeitraum März–Juni in Ihren jährlichen Compliance-Kalender auf. |
Verstöße gegen die Lohn- und Gehaltsvorschriften in China treten selten isoliert auf. Ein einziger falsch eingestufter Mitarbeiter kann eine Steuerprüfung auslösen, die dann zu gering gezahlte Sozialversicherungsbeiträge aufdeckt, was wiederum eine Untersuchung durch das Arbeitsamt nach sich zieht. Die Risiken summieren sich schnell.
Bei einem typischen Unternehmen mit ausländischer Beteiligung, das zwanzig Mitarbeiter in zwei Städten beschäftigt, stellen wir regelmäßig ein Gesamtrisiko in Höhe von 800.000 bis 2,5 Millionen CNY fest, wenn im Rahmen einer Verrechnungspreisprüfung oder einer Due-Diligence-Prüfung im Rahmen einer Fusion oder Übernahme Fehler bei der historischen Lohnabrechnung in China aufgedeckt werden.
Selbst erfahrene Arbeitgeber stoßen bei regionalen Besonderheiten auf Schwierigkeiten. Einige der häufigsten Fehler chinesischer Arbeitgeber sind rein geografischer Natur:
Falls Sie sich vor der Einstellung noch einen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen verschaffen möchten, finden Sie in unserem Leitfaden zur Lohnabrechnung in China detaillierte Informationen zu den Beitragsregelungen in den einzelnen Städten, den Aufenthaltsbestimmungen und den Zeitplänen für die Einarbeitung – lesen Sie ihn, bevor Sie Ihre Unternehmensstruktur endgültig festlegen.
Die meisten ausländischen Arbeitgeber können ihr Risiko innerhalb eines einzigen Abrechnungszyklus erheblich verringern, indem sie fünf Prozesse straffen:
Der Aufbau einer vorschriftsmäßigen internen Lohn- und Gehaltsabrechnung in China dauert in der Regel sechs bis zwölf Monate und erfordert zweisprachige Fachkräfte, die nur schwer zu finden sind. Für die meisten ausländischen Unternehmen – insbesondere solche mit weniger als fünfzig Mitarbeitern vor Ort oder solche, die den Markt noch sondieren – ist ein „Employer of Record“ (EOR) oder ein Partner für die verwaltete Lohn- und Gehaltsabrechnung wesentlich sicherer.
Ein seriöser Anbieter von „ EOR “-Dienstleistungen kann einen neuen Mitarbeiter innerhalb von drei bis fünf Werktagen einstellen – im Vergleich zu sechs bis zwölf Wochen bei der Gründung einer eigenen Gesellschaft – und übernimmt dabei die rechtlichen Arbeitgeberpflichten hinsichtlich der Einbehaltung der IIT, der Sozialversicherung, des HPF sowie der Einhaltung des Arbeitsrechts. Ein Anbieter für verwaltete Lohnabrechnung ist eine schlankere Option, sobald Sie über eine eigene Gesellschaft verfügen, den monatlichen Abrechnungszyklus jedoch auslagern möchten, mit Genauigkeitskennzahlen bei der Lohnabrechnung von über 99,5 Prozent und einer prüfungsfähigen Berichterstattung.
Access Financial unterstützt Kunden mit beiden Modellen und kombiniert dabei die „ EOR “-Versicherung auf dem chinesischen Festland, das Management von Auftragnehmern für kurzfristige Einsätze sowie Unterstützung in Einwanderungsfragen für entsandte Mitarbeiter, die Arbeits- und Aufenthaltsgenehmigungen benötigen, parallel zur Einrichtung der Gehaltsabrechnung.
Die Fehler, die ausländische Unternehmen in China bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung machen, lassen sich in der Regel auf eine kleine Anzahl wiederkehrender Muster zurückführen: die Anwendung eines einheitlichen nationalen Sozialversicherungssatzes anstelle stadtspezifischer Sätze, die falsche Einstufung ausländischer Mitarbeiter, die Bezahlung von Auftragnehmern, als wären sie Freiberufler nach westlichem Vorbild, das Versäumnis, die Registrierung beim Wohnungssparfonds vorzunehmen, die fehlerhafte Handhabung der Besteuerungsmethode für Jahresboni sowie das Versäumen des jährlichen IIT-Ausgleichs im Frühjahr. All diese Probleme lassen sich durch eine strukturierte Überprüfung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf Stadtebene beheben.
Die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in China lässt sich in fünf monatliche Schritte zusammenfassen: Berechnung des Bruttolohns und der Sozialleistungen, Einbehaltung der Einkommensteuer unter Anwendung der kumulativen Einbehaltung für Gebietsansässige, Abführung der lokalen Sozialversicherungs- und HPF-Beiträge auf der richtigen Bemessungsgrundlage, Ausstellung einer vorschriftsmäßigen Gehaltsabrechnung und Auszahlung des Nettogehalts sowie Einreichung der Einkommensteuer- und Sozialversicherungsmeldungen bei den zuständigen städtischen Behörden vor Ablauf der Frist. Ein jährlicher Einkommensteuerabgleich schließt den Zyklus jedes Frühjahr ab.
Die Risiken im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung in China lassen sich auf vier Bereiche zurückführen: Steuerrisiken (Nachzahlungen der Einkommensteuer und tägliche Zuschläge in Höhe von 0,05 Prozent), Pflichtbeiträge zur Sozialversicherung und Aufstockungen der Wohnungsbaukasse (HPF) einschließlich des Arbeitnehmeranteils, Verwaltungsstrafen in Höhe von bis zum Dreifachen des ausstehenden Betrags sowie Reputationsschäden gegenüber den lokalen Steuer- und Arbeitsämtern, die sich auf künftige Anträge, Visumsverlängerungen und Auslandsüberweisungen auswirken. Für einen mittelgroßen ausländischen Arbeitgeber kann sich das Gesamtrisiko auf mehrere Millionen Yuan belaufen.