Eine Checkliste für die Beauftragung von freiberuflichen Dienstleistern ist eines der praktischsten Hilfsmittel, über das ein Unternehmen bei der Beauftragung von Freiberuflern oder Vertragsmitarbeitern verfügen kann. Die Beauftragung von freiberuflichen Dienstleistern bietet echte Flexibilität – geringere Gemeinkosten, Fachkompetenzen nach Bedarf und die Möglichkeit, schnell zu skalieren –, birgt jedoch auch Compliance-Risiken, die viele Unternehmen unterschätzen, bis sie mit einer Strafe, einem Rechtsstreit oder einer behördlichen Prüfung konfrontiert werden.
Dieser Leitfaden führt Sie durch alle Phasen des Lebenszyklus der Zusammenarbeit mit Auftragnehmern: von der anfänglichen Einstufung und Dokumentation über die Einarbeitung und Bezahlung bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses und der Aktenführung. Ganz gleich, ob Sie im Inland Personal einstellen oder eine globale Belegschaft aus Leiharbeitern aufbauen – die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei, die Zusammenarbeit mit Auftragnehmern auf einer soliden rechtlichen Grundlage zu gestalten.
Viele Unternehmen greifen bei projektbezogenen Aufgaben, für Fachpositionen oder zur schnellen Bereitstellung von Personal auf die Dienste von Freiberuflern zurück. Die Vorteile liegen auf der Hand: keine Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung, keine Pflichtleistungen und keine langfristige Beschäftigungsbindung. Diese Flexibilität gilt jedoch nur, wenn das Beschäftigungsverhältnis von Anfang an korrekt gestaltet ist.
Die Aufsichtsbehörden in den meisten Ländern – darunter die HMRC im Vereinigten Königreich, die IRS in den Vereinigten Staaten sowie entsprechende Behörden in der EU und im asiatisch-pazifischen Raum – wenden strenge Prüfkriterien an, um festzustellen, ob ein Arbeitnehmer tatsächlich selbstständig ist. Verstöße gegen die Vorschriften bei der Beauftragung von Auftragnehmern können zu Steuernachzahlungen, gesetzlichen Sozialleistungsansprüchen und erheblichem Reputationsschaden führen. Die Risiken sind besonders groß für Unternehmen, die in hohem Maße auf Auftragnehmer angewiesen sind oder in mehreren Ländern tätig sind.
Dies von Anfang an richtig zu handhaben – mit ordnungsgemäßer Dokumentation der Auftragnehmer, einem soliden Vertrag und einem gut organisierten Einarbeitungsprozess – ist weitaus kostengünstiger, als einen Streit über eine falsche Einstufung im Nachhinein beizulegen.
Die Einstufung von Auftragnehmern bildet die Grundlage für jede vorschriftsmäßige Zusammenarbeit. Bevor Sie einen Vertrag abschließen oder jemanden einstellen, müssen Sie sicher sein, dass die betreffende Person die gesetzlichen Kriterien für eine selbständige Tätigkeit in der jeweiligen Rechtsordnung tatsächlich erfüllt.
Die meisten Länder wenden einen Mehrfaktoren-Test an, bei dem die Kontrolle, Substitutionsrechte, das finanzielle Risiko, die Integration in das Unternehmen und die Bereitstellung von Ausrüstung geprüft werden. Die folgende Tabelle fasst die wichtigsten Indikatoren zusammen:
| Faktor | Indikatoren für Auftragnehmer | Mitarbeiterkennzahlen |
| Steuerung | Arbeitet selbstständig; legt Arbeitszeiten und Vorgehensweisen selbst fest | Unterliegt den Anweisungen des Arbeitgebers und der täglichen Aufsicht |
| Ersetzung | Kann einen Ersatz entsenden, der die Arbeit ausführt | Persönliche Dienstleistung erforderlich; kann nicht ersetzt werden |
| Finanzielles Risiko | Bears trägt die eigenen Geschäftskosten; Rechnungen werden für die erbrachten Leistungen ausgestellt | Festgehalt; Erstattung der Auslagen durch den Arbeitgeber |
| Integration | Bietet Dienstleistungen für mehrere Kunden gleichzeitig an | In die Struktur und die Abläufe einer Organisation integriert |
| Ausstattung | Nutzt eigene Werkzeuge, Software und den eigenen Arbeitsplatz | Der Arbeitgeber stellt die Ausrüstung und das Arbeitsumfeld zur Verfügung |
Die Frage, ob jemand als Auftragnehmer oder als Arbeitnehmer gilt, ist keine reine Formsache: Ein Vertrag, in dem jemand als Auftragnehmer bezeichnet, aber wie ein Arbeitnehmer behandelt wird, schützt das Unternehmen nicht. Die Einhaltung der Vorschriften für unabhängige Auftragnehmer setzt voraus, dass die Arbeitsvereinbarung dem Vertrag entspricht – und zwar in der Praxis, nicht nur auf dem Papier.
Um freiberufliche Auftragnehmer vorschriftsmäßig zu beschäftigen, sollten Unternehmen vor Beginn jedes Auftrags eine Einstufungsprüfung durchführen und diese wiederholen, sobald sich der Umfang oder die Dauer der Arbeit wesentlich ändert.
Die folgende Checkliste für die Beauftragung von Freiberuflern umfasst die wichtigsten Schritte vom ersten Kontakt bis zur Genehmigung des Auftrags. Verwenden Sie sie als Standardverfahren für jede neue Beauftragung eines Freiberuflers.
Eine strukturierte Checkliste für die Einarbeitung von Auftragnehmern verringert das Risiko von Missverständnissen und schafft die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Im Gegensatz zur Einarbeitung von Mitarbeitern sollte der Einarbeitungsprozess für Auftragnehmer kein Arbeitsverhältnis nachbilden – vermeiden Sie daher die Zuweisung von Vorgesetzten, die Vorgabe von Arbeitszeiten oder die Durchführung interner Schulungsprogramme, die auf eine Integration in die Belegschaft hindeuten.
Der Onboarding-Prozess für Auftragnehmer sollte folgende Punkte umfassen:
Für Unternehmen, die mehrere Aufträge verwalten oder grenzüberschreitend tätig sind, vereinfacht die Zusammenarbeit mit einem „Agent of Record“ für Auftragnehmer die Abläufe erheblich. Ein „ AOR “ kümmert sich um die Vertragsausstellung, die Compliance-Prüfung und die Einrichtung der Zahlungsabwicklung – dabei ist das Onboarding in der Regel innerhalb von 3 bis 5 Werktagen abgeschlossen, während es bei einer direkt im eigenen Haus verwalteten Beauftragung 2 bis 4 Wochen dauert.
Die Bezahlung und Rechnungsstellung gegenüber Auftragnehmern muss gemäß den im Vertrag festgelegten Bedingungen erfolgen. Im Gegensatz zur Lohnabrechnung für Arbeitnehmer besteht in der Regel keine Verpflichtung zur Einbehaltung von Einkommensteuer oder Sozialabgaben – dies hängt jedoch von der Struktur des Auftragsverhältnisses und den örtlichen Vorschriften ab, insbesondere bei grenzüberschreitenden Vereinbarungen.
Wichtige Aspekte beim Zahlungsmanagement:
Eine ordnungsgemäße Buchführung durch Auftragnehmer schützt das Unternehmen im Falle eines Streits über die Einstufung oder einer Steuerprüfung. In den meisten Rechtsordnungen müssen Unterlagen mindestens fünf bis sieben Jahre lang aufbewahrt werden. Sie sollten folgende Unterlagen aufbewahren: unterzeichnete Verträge und etwaige Nachträge, alle Rechnungen und Zahlungsbestätigungen, Einstufungsbescheide und entsprechende Belege sowie Korrespondenz, aus der der praktische Charakter der Arbeitsvereinbarung hervorgeht.
Am Ende eines Auftrags sollte der Offboarding-Prozess für Auftragnehmer Folgendes umfassen: den endgültigen Rechnungsabgleich, die Aufhebung der Systemzugriffsrechte, die Bestätigung der Übergabe des geistigen Eigentums sowie eine schriftliche Bestätigung, dass der Auftrag beendet ist. Ein dokumentiertes Offboarding schützt beide Parteien und sorgt für einen ordnungsgemäßen Abschluss der Compliance-Unterlagen.
Der Aufbau einer globalen Zeitarbeitsbelegschaft bringt zusätzliche Komplexität hinsichtlich der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften mit sich. Die grenzüberschreitende Einstellung von Auftragnehmern erfordert eine Prüfung der folgenden Bereiche:
Für Unternehmen, die in großem Umfang grenzüberschreitende Auftragnehmer einstellen, bietet ein „Agent of Record“ für Auftragnehmer eine strukturierte Lösung. Ein „ AOR “ nimmt den Auftragnehmer in Ihrem Namen im Rahmen eines den lokalen Vorschriften entsprechenden Vertrags unter Vertrag, wickelt die Zahlungen in der Landeswährung ab und übernimmt die Verantwortung für die Einstufung und die Einhaltung der Steuervorschriften – ohne dass Sie eine lokale Niederlassung gründen müssen.
Um freiberufliche Auftragnehmer vorschriftsmäßig zu beschäftigen, sollten Sie zunächst eine Einstufungsprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass die betreffende Person die gesetzlichen Kriterien für eine selbstständige Tätigkeit in der jeweiligen Rechtsordnung erfüllt. Schließen Sie vor Arbeitsbeginn einen vorschriftsmäßigen Auftragnehmervertrag ab, sammeln Sie die erforderlichen Steuerunterlagen des Auftragnehmers ein und führen Sie während der gesamten Dauer des Auftrags lückenlose Aufzeichnungen zur Einhaltung der Vorschriften. Bei grenzüberschreitenden Vereinbarungen sollten Sie die Zusammenarbeit mit einem „Agent of Record“ in Betracht ziehen, um die lokalen Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Auftragnehmer und einem Arbeitnehmer? Die Antwort liegt darin, wie das Arbeitsverhältnis in der Praxis gestaltet ist. Auftragnehmer legen ihre Arbeitszeiten selbst fest, tragen das finanzielle Risiko, arbeiten in der Regel für mehrere Auftraggeber und erbringen ihre Leistungen im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags und nicht eines Arbeitsvertrags. Die rechtlichen Kriterien variieren je nach Rechtsordnung, doch der entscheidende Faktor ist die Weisungsbefugnis: Arbeitnehmer unterliegen der Weisungsbefugnis des Arbeitgebers, Auftragnehmer hingegen nicht.
Ein rechtskonformer Vertrag mit einem Auftragnehmer sollte Folgendes enthalten: eine genaue Beschreibung des Leistungsumfangs, Zahlungs- und Rechnungsstellungsbedingungen, Klauseln zum geistigen Eigentum, Vertraulichkeitsverpflichtungen, Datenschutzbestimmungen, Kündigungsbedingungen sowie eine ausdrückliche Erklärung zum Selbstständigenstatus des Auftragnehmers. Er muss die Arbeitsvereinbarung genau widerspiegeln – ein Vertrag, der im Widerspruch zur tatsächlichen Situation des Auftragsverhältnisses steht, bietet nur begrenzten Rechtsschutz.
Wie Sie freiberufliche Dienstleister grenzüberschreitend bezahlen, hängt von der Rechtsordnung des Dienstleisters und den lokalen gesetzlichen Vorschriften ab. Vereinbaren Sie im Voraus die Währung, die Zahlungsmethode und die Überweisungskosten. In bestimmten Ländern können Quellensteuerpflichten gelten. Viele Unternehmen nutzen einen „Agent of Record“ für freiberufliche Dienstleister, um vorschriftsmäßige grenzüberschreitende Zahlungen in der Landeswährung abzuwickeln, wodurch die Gründung einer ausländischen Gesellschaft entfällt.
Die Einstufung als Auftragnehmer ist wichtig, da eine falsche Einstufung eines Arbeitnehmers als Auftragnehmer das Unternehmen dem Risiko von Steuernachzahlungen, gesetzlichen Sozialleistungsverpflichtungen und behördlichen Strafen aussetzt. In vielen Rechtsordnungen wurde die Durchsetzung der Vorschriften in den letzten Jahren erheblich verschärft. Eine falsche Einstufung wird nicht allein dadurch korrekt, dass ein Vertrag etwas anderes vorsieht – die Arbeitsvereinbarung muss der rechtlichen Definition der Selbstständigkeit entsprechen.
Zu den Unterlagen eines Auftragnehmers gehören in der Regel: ein unterzeichneter Auftragnehmervertrag, eine Steuerregistrierung oder ein Nachweis der Selbstständigkeit, einschlägige berufliche Lizenzen oder Qualifikationsnachweise sowie etwaige Zusatzvereinbarungen wie Geheimhaltungsvereinbarungen oder Datenverarbeitungsvereinbarungen. Bei internationalen Aufträgen benötigen Sie möglicherweise auch Quellensteuerformulare – beispielsweise ein W-8BEN für in den USA ansässige Zahler, die Auftragnehmer außerhalb der USA beauftragen.
Der Onboarding-Prozess für Auftragnehmer sollte folgende Punkte umfassen: Bereitstellung der Projektunterlagen, begrenzte und angemessene Systemzugriffsrechte, Bestätigung der zu erbringenden Leistungen und Meilensteine sowie die Festlegung der Zahlungs- und Rechnungsdetails. Im Gegensatz zum Onboarding von Mitarbeitern sollte dabei kein Arbeitsverhältnis simuliert werden. Durch die Zusammenarbeit mit einem „Agent of Record“ für Auftragnehmer lässt sich der Onboarding-Prozess auf nur 3 bis 5 Werktage verkürzen.
Ein Unternehmen sollte einen „ AOR “ für Auftragnehmer einsetzen, wenn es Arbeitskräfte in Rechtsräumen beschäftigt, in denen es keine juristische Person unterhält, wenn ein erhöhtes Einstufungsrisiko besteht oder wenn es eine große Anzahl grenzüberschreitender Auftragnehmerverträge verwaltet. Ein „ “ beschäftigt Auftragnehmer auf der Grundlage von Verträgen, die den lokalen Vorschriften entsprechen, kümmert sich um die Zahlungsabwicklung und die Einhaltung der Steuervorschriften und entlastet die internen Teams bei der Verwaltung. Informieren Sie sich über die „ “-Dienstleistungen von Access Financial, um herauszufinden, wie sich dieses Modell auf Ihr Unternehmen anwenden lässt.