Leverantörshanteringssystem (VMS)
är den mjukvaruplattform där program för tillfällig arbetskraft hanteras: jobbannonser, kandidatförslag från leverantörer, arvoden, tidrapporter, fakturering och dokument som rör regelefterlevnad i ett och samma system. Ett VMS sköts vanligtvis av kunden eller dennes Managed Service Provider (MSP).
Varför körs program på ett VMS?
Uppgiften utgörs av en enda granskbar post: vilken leverantör som anmälde vem, med vilket påslag, vem som godkände ersättningsnivån, vilka efterlevnadsdokument som samlades in och vad varje timme kostade. Det är just denna post som gör det möjligt att i stor skala tillämpa anställningstidsbegränsningar, licenskontroller och regler om lika lön – och det är det som skatte- och arbetsrättsliga granskningar i första hand efterfrågar.
För leverantörer och bemanningsföretag blir VMS-integration i allt högre grad en förutsättning för att kunna göra affärer med företagskunder: tidrapporter och fakturor hanteras via plattformen, inte utanför den.
Relaterade begrepp: MSP, tillfällig arbetskraft
Vanliga frågor
Behöver jag ett VMS och ett MSP?
De täcker olika delar: VMS står för systemet, MSP för förvaltningen. Mindre program hanterar ibland ett VMS på egen hand, medan större program kombinerar båda. Utan något av dem hamnar uppgifterna om tillfälliga uppdrag i inkorgar och kalkylblad – och det är så okontrollerade utgifter och brister i efterlevnaden växer fram.
Hur mycket kostar ett VMS?
Vanligtvis en procentandel av de utgifter som hanteras via plattformen – oftast under 1 % – som finansieras av kunden eller genom leverantörsavgifter. Det är implementeringsarbetet, inte licenskostnaden, som utgör den verkliga investeringen: det tar flera veckor att ordna prislistor, godkännandeprocesser och leverantörsregistrering på ett bra sätt.