Le modèle « Employer of Record » (EOR) est devenu un outil essentiel pour les entreprises internationales qui recrutent des talents à l’étranger sans créer d’entité locale. Cependant, en Belgique, et plus particulièrement en Flandre – la région nord du pays où l’on parle néerlandais, qui comprend Anvers, Gand, Bruges, Louvain et Hasselt –, la législation stricte en matière de mise à disposition de main-d’œuvre implique que le modèle « EOR » ne peut fonctionner librement sans autorisation locale. Pour les employeurs internationaux, il est essentiel de bien comprendre ces règles afin de garantir la conformité et d’éviter toute responsabilité.
La Belgique établit une distinction claire entre l'emploi direct et ce qu'elle qualifie de « travail intérimaire ». Toute entreprise qui met des travailleurs sous la direction et la supervision d'une autre entreprise est considérée comme fournissant des services d'intérim, une activité soumise à l'obtention d'une autorisation délivrée par les autorités régionales. En Flandre, cette compétence relève du Département flamand du travail et de l'économie sociale.
Cette définition englobe de nombreux montages qui, dans d’autres pays, relèvent des modèles classiques d’ EOR . Si une entreprise emploie officiellement un salarié mais autorise le client à gérer ses tâches quotidiennes, le droit belge considère qu’il s’agit d’une mise à disposition de personnel. Pour exercer légalement son activité, l’ EOR doit donc être titulaire d’une licence d’agence de travail temporaire ou collaborer avec un partenaire agréé.
La procédure d'agrément en Flandre est exigeante et implique un suivi continu. Les agences agréées doivent prouver leur solvabilité financière, adopter des pratiques d'emploi transparentes et respecter l'ensemble des obligations en matière de droit du travail, de fiscalité et de sécurité sociale. Elles doivent également disposer d'une garantie financière et communiquer régulièrement des données relatives à l'emploi.
L'exercice d'une activité sans licence constitue une infraction grave, exposant tant l'EOR que l'entreprise cliente à des amendes administratives et à une éventuelle responsabilité solidaire pour les salaires, cotisations sociales ou impôts impayés. Les contrôles sont fréquents, ce qui témoigne de l'engagement de la Belgique à protéger les droits des salariés et à garantir une concurrence loyale sur le marché du travail.
Pour les employeurs étrangers, les implications sont claires : si les travailleurs sont gérés par une entreprise cliente en Belgique, cet arrangement est considéré comme du travail intérimaire et soumis aux règles d’agrément. Les entreprises recourant à des services d’ EOR s doivent vérifier que leur prestataire dispose d’un agrément valide dans la région ou qu’il dispose d’un partenaire local conforme à la réglementation. Certaines entreprises internationales résolvent ce problème en s’associant à des agences belges agréées ; d’autres créent leur propre entité locale et demandent l’agrément nécessaire. Ces deux options peuvent être valables lorsqu’elles sont correctement structurées et documentées.
Le droit du travail belge protège les travailleurs et s'applique de la même manière aux salariés engagés dans le cadre d'un contrat de « EOR » ou d'une mission d'intérim. Les contrats doivent être établis par écrit et préciser toutes les conditions essentielles, notamment la rémunération et les horaires de travail. Les salariés relevant de ces modalités bénéficient des mêmes conditions de travail et de la même rémunération que les travailleurs comparables employés directement par l'entreprise cliente. Le versement des cotisations sociales et la retenue à la source sont obligatoires, et les litiges relèvent de la compétence des tribunaux du travail belges.
Bien que la Belgique ait adopté la numérisation et assoupli les modalités d’aménagement du temps de travail, elle reste prudente en matière de travail intérimaire. L’accent est mis sur la garantie de la transparence et le maintien de l’intégrité des relations de travail plutôt que sur un assouplissement de la réglementation. Les nouveaux systèmes de déclaration en ligne et la surveillance renforcée des intermédiaires reflètent cet équilibre entre innovation et protection.
Pour les entreprises qui s’implantent en Belgique, il est essentiel de bien connaître le cadre réglementaire. En Flandre, toute forme de mise à disposition de personnel doit respecter le cadre réglementaire applicable au travail intérimaire, et seuls les opérateurs titulaires d’une licence sont légalement autorisés à fournir ce type de services. Les employeurs doivent examiner les dispositions contractuelles, vérifier la conformité de leur EORet conserver une documentation détaillée concernant les conditions de travail, les obligations de déclaration et les structures salariales.
Il est essentiel de bien comprendre et de respecter la réglementation spécifique en matière d'emploi en Flandre pour assurer la pérennité des activités d'une entreprise. Une gouvernance solide, des structures d'emploi conformes à la loi et une tenue rigoureuse des registres restent les fondements d'une gestion responsable de la main-d'œuvre transfrontalière sur le marché du travail belge, fortement réglementé.
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