Lönehanteringen i Belgien kan innebära utmaningar för internationella arbetsgivare. Användningen av flera officiella språk på regional nivå kan leda till kommunikationssvårigheter och förseningar vid kontakter med myndigheterna. Dessutom är lönebestämmelserna ganska komplicerade.
En viktig aspekt av komplexiteten i den belgiska lönehanteringen är variationerna i arbetsgivarnas socialförsäkringsavgifter. Dessa avgifter varierar avsevärt beroende på företagets storlek och de kollektivavtal som gäller.
Att inrätta löneadministration i Belgien
Innan löneutbetalningar kan genomföras i Belgien måste företagen uppfylla flera administrativa krav. Det första steget är att registrera sig som arbetsgivare hos den nationella socialförsäkringsmyndigheten (NSSO), som ansvarar för att driva in sociala avgifter. Registreringen kan göras via e-post, brev eller en onlineportal.
Arbetsgivare måste teckna en arbetsolycksfallsförsäkring som träder i kraft senast den första arbetsdagen för den första anställda. Dessutom måste de registrera sig hos den federala finansförvaltningen för att kunna göra avdrag för inkomstskatt från de anställdas löner.
Efter registreringen hos socialförsäkrings- och skattemyndigheterna är arbetsgivarna skyldiga att lämna in en elektronisk anställningsanmälan (DIMONA) för nya anställda och anmäla varje anställd som lämnar företaget. Nyanställda läggs in i den elektroniska databasen, vilket ersätter den tidigare skyldigheten att föra ett fysiskt personalregister.
Internationella arbetsgivare behöver inte bilda ett lokalt bolag i Belgien för att anställa och hantera löneutbetalningar, men de måste följa samma registrerings- och anmälningsförfaranden som lokala arbetsgivare. Detta kan åstadkommas genom att utse en lokal representant eller samarbeta med en lokal löneadministratör. Betalningar till myndigheter kan även göras från ett utländskt bankkonto.
Inkomstskatt och socialförsäkring i Belgien
Belgien har ett välutvecklat socialförsäkringssystem som finansieras genom avgifter från både arbetsgivare och arbetstagare. Systemet omfattar automatiskt alla arbetstagare och erbjuder omfattande förmåner, såsom pensioner, hälso- och sjukvård, stöd vid funktionsnedsättning, arbetslöshetsersättning och familjeförmåner.
Inkomstskatten är progressiv och består av fyra olika skattesatser, där den högsta satsen uppgår till 50 %.
Personer som är bosatta i Belgien beskattas för sin globala inkomst, medan icke-bosatta endast beskattas för inkomst som härrör från Belgien. Skattesatserna är dock desamma för både bosatta och icke-bosatta. Inkomst från anställning beskattas enligt fyra skattesatser:
Det finns ett personligt skattefritt belopp på 10 570 euro för 2024, vilket ökar om den anställde har barn. Dessutom kan vissa arbetsrelaterade och andra utgifter dras av.
Bosatta måste också betala kommunalskatt utöver den nationella inkomstskatten, vilken kan variera mellan 0 % och 9 % av den skatt som ska betalas, beroende på vilken kommun man bor i. Icke-bosatta som är skattskyldiga enligt belgisk inkomstskattelagstiftning måste betala en schablonskatt på 7 %.
Ytterligare skatteförmåner är tillgängliga, förutsatt att den inkomst som är skattepliktig i Belgien utgör minst 75 % av den totala förvärvsinkomsten.
År 2024 införde den belgiska regeringen ett nytt skattesystem för utlandsanställda, vilket gör det möjligt för anställda och styrelseledamöter som kommer för att arbeta i Belgien att få skattefri ersättning för vissa arbetsrelaterade kostnader – upp till 30 % av deras grundlön, med ett tak på 90 000 euro. Detta nya skattesystem trädde i kraft i januari 2022.
Källskatt och rapportering
Arbetsgivare har flera skyldigheter när det gäller sina anställdas inkomstskatt. Arbetsgivaren ansvarar för att korrekt beräkna och innehålla rätt belopp i inkomstskatt från de anställdas löner samt att vidarebefordra detta till den behöriga skattemyndigheten. Skattebetalningarna kan göras månadsvis eller kvartalsvis, och månadsbetalningarna ska vanligtvis vara inbetalda senast den 15:e i följande månad. Om den totala årliga innehållna inkomstskatten understiger 41 700 euro kan arbetsgivaren välja att betala kvartalsvis.
I samband med betalningarna till skattemyndigheten måste en månatlig skattedeklaration lämnas in, där den beskattningsbara inkomsten och den innehållna inkomstskatten redovisas i detalj. Arbetsgivare måste också upprätta ett årligt skatteintyg för varje anställd, vilket ska lämnas in till både skattemyndigheten och den anställde.
Anställda är skyldiga att lämna in sina skattedeklarationer med hjälp av uppgifterna från sina årliga skatteintyg senast den 30 juni året därpå. Det är viktigt att notera att gifta anställda (eller de som officiellt bor tillsammans) måste lämna in en gemensam skattedeklaration, även om deras inkomster beskattas separat. Skatteåret i Belgien löper från den 1 januari till den 31 december.
Socialförsäkringsavgifter
Den enda löneskatt som arbetsgivare måste dra av från de anställdas löner, förutom inkomstskatten, är den anställdes andel av socialförsäkringsavgifterna.
Om Access Financial
Med kontor i Benelux och åtta verksamhetsställen världen över har vi gedigen kunskap om alla aspekter av upphandlingsprocessen i Belgien och utomlands. Vi är ett kompetent och professionellt val för alla entreprenörer, rekryteringsföretag och slutkunder som är verksamma på den belgiska marknaden. Kontakta oss redan idag för kostnadsfri rådgivning och hjälp.
Våra kontaktuppgifter:
🌏 Webbplats: www.accessfinancial.com
📩 E-post: [email protected]
☎ Telefon: +352 62 167 7847