Nya riktlinjer från OECD: Gränsöverskridande arbete och risker kopplade till fast driftställe

Att avgöra om en anställd som arbetar över gränserna skapar en beskattningsbar närvaro – så kallad fast verksamhet (Permanent Establishment, PE) – i en annan jurisdiktion är fortfarande en avgörande fråga för internationella företag. Denna fråga har blivit ännu mer aktuell i takt med att flexibla arbetsmodeller, distansarbete, formella arbetsgivare och gränsöverskridande avtal fortsätter att öka.

För att ta hänsyn till dessa förändrade rutiner har OECD publicerat uppdaterade riktlinjer som ger större klarhet i när gränsöverskridande arbetsformer kan leda till att en fast verksamhetsenhet (PE) uppstår. Nedan redogör vi för de viktigaste punkterna i riktlinjerna och vad de innebär för arbetsgivare i praktiken.

OECD:s uppdaterade riktlinjer: Förklaring av de viktigaste principerna

Den reviderade OECD-kommentaren fokuserar på när en ”fast verksamhetsplats” (PE) kan uppkomma till följd av att en person arbetar i ett annat land. Två centrala villkor måste vara uppfyllda för att en sådan fast verksamhetsplats ska uppstå.

1. Verksamhetsstället måste vara ”fast”

En plats betraktas endast som en fast verksamhetsplats om den används med tillräcklig varaktighet och regelbundenhet.

Det är viktigt att notera att OECD inför en praktisk riktlinje:
Om en person arbetar från en bostad utomlands eller en liknande plats under mindre än 50 % av sin totala arbetstid under en vilken 12-månadersperiod som helst, kommer den platsen i allmänhet inte att betraktas som företagets verksamhetsställe.

Detta förtydligande ger välkommen vägledning för arbetsgivare som hanterar hybridarbetsformer eller tillfälliga arbetsuppdrag utomlands.

2. Det måste finnas ett verkligt affärsmässigt skäl

Även om arbete regelbundet utförs från en annan jurisdiktion uppstår en fast verksamhet endast om det finns en affärsmässig anledning till att den anställde fysiskt befinner sig där.

Ett kommersiellt skäl kan föreligga om platsen:

• Möjliggör direkt interaktion med lokala kunder eller leverantörer
• Underlättar tillgången till en viss marknad, expertis eller infrastruktur
• Detta innebär att företaget slipper att upprätthålla separata lokaler i den jurisdiktionen

Å andra sidan skulle arbetsformer som enbart styrs av personliga preferenser, strategier för att behålla talanger eller allmänna kostnadsbesparingar – utan ett tydligt affärsmässigt behov av att bedriva verksamhet i det landet – normalt sett inte uppfylla detta kriterium.

Praktiska konsekvenser för arbetsgivare

Även om de uppdaterade riktlinjerna ger större flexibilitet och kan underlätta mer sporadiskt eller tillfälligt arbete utomlands, har risken för fast driftställe inte helt eliminerats. Särskild försiktighet krävs fortfarande för ledande befattningshavare eller beslutsfattande medarbetare, eftersom de särskilda reglerna för fast driftställe för beroende ombud fortfarande kan vara tillämpliga oavsett var arbetet utförs.

Med detta sagt ger den nya kommentaren tydligare riktlinjer för att bedöma exponering och motivera interna beslut. Som svar på detta bör företagen vidta proaktiva åtgärder för att stärka sina ramverk för regelefterlevnad.

Rekommenderade åtgärder för företag

För att effektivt hantera risken för sexuella trakasserier i en global arbetsmiljö bör arbetsgivare:

• Övervaka och registrera antalet dagar som de anställda arbetar utanför sitt huvudsakliga verksamhetsområde
• Dokumentera det affärsmässiga syftet med alla arbetsarrangemang utomlands
• Införa en tydlig policy för global rörlighet eller distansarbete som fastställer tillåtna arbetsorter, tidsgränser samt därmed sammanhängande skatte- och efterlevnadskonsekvenser

Att ha dessa åtgärder på plats minskar inte bara riskerna utan bidrar också till ett enhetligt beslutsfattande inom hela organisationen.

Hur Access Financial kan hjälpa till

På Access Financial följer vi kontinuerligt de senaste förändringarna i lagstiftning och regelverk i olika jurisdiktioner för att hjälpa företag att med trygghet hantera komplexa internationella frågor kring anställningar och beskattning. Om du vill förstå hur reglerna om fast driftställe kan påverka din personalmodell – eller behöver skräddarsydd rådgivning om gränsöverskridande anställningsstrukturer – står vårt team till din tjänst.

📩 Kontakta oss på [email protected] för mer information.