Access Financial: Officiell arbetsgivare (EoR) i Japan

Japan är fortfarande en viktig marknad för internationell tillväxt, tack vare sin starka konsumentbas, sina avancerade tekniksektorer och sin högkvalificerade arbetskraft. Det är dock komplicerat att hantera anställningsfrågor och efterlevnad av lagstiftningen i Japan – särskilt utan en lokal juridisk enhet. Det är här Access Financials EoR-tjänst i Japan erbjuder en smidig lösning som uppfyller alla lagkrav.

Vad är en ”Employer of Record” (EoR)?

En så kallad ”Employer of Record” (EoR) anställer formellt din personal i Japan, samtidigt som du själv kan övervaka deras dagliga arbete. Vi tar på oss ansvar för bland annat följande:

• Anställningsavtal som uppfyller kraven i lagen om arbetsvillkor
• Lagstadgade registreringar och anmälan till socialförsäkringen
• Månatliga lönekostnader, skatter och sociala avgifter
• Invandring, visumansökningar och förlängningar
• Löpande personaladministration och övervakning av efterlevnaden av regler   

Detta gör det möjligt för dig att anställa och betala ut lön till både lokala och utländska medarbetare utan att behöva bilda ett japanskt bolag.

Viktiga ändringar i regelverket inför 2025

Anställningsavtal och förmåner

Avtalen måste innehålla uppgifter om lön (i ¥), arbetstid, uppsägningsvillkor, rätt till ledighet samt regler för övertid i enlighet med lagen om arbetsvillkor.

Övertid och arbetstidtimmar

Normal arbetstid är 8 timmar per dag och 40 timmar per vecka. Övertid är begränsad till 45 timmar per månad (upp till 360 timmar per år) och ger rätt till övertidsersättning på upp till 300 % på helgdagar.

Minimum wålder höjningar

I april 2025 hade Japans genomsnittliga nationella minimilön stigit till 1 054 yen per timme, medan den i Tokyo nu ligger på 1 163 yen per timme, vilket motsvarar en ökning med 5,1 % jämfört med samma period föregående år.

Förbättrad rapportering till socialförsäkringssystemet

Arbetsgivare måste anmäla nyanställda till sjukförsäkring, pensionsförsäkring, arbetslöshetsförsäkring och arbetsskadeförsäkring samt hantera avgifterna korrekt – vilket numera ofta sker via självbetjäningsportaler.

Visum och COE behandling

För utländska medarbetare krävs ett intyg om behörighet (COE), följt av en ansökan om arbetsvisum (ingenjör/humaniora, kvalificerad arbetstagare, högkvalificerad yrkesutövare). EOR-leverantörer underlättar inlämningen av COE och hanteringen av visum.

Tjänster inom personaladministration, löneadministration och regelefterlevnad

Anställningsavtal

Vi utarbetar gedigna avtal på engelska eller japanska som uppfyller lagens krav och är förenliga med gällande lagstiftning.

Lagstadgade bidavgifter

Vi sköter anmälan och de månatliga avdragen för alla obligatoriska försäkringar – arbetsgivar- och arbetstagarandelarna varierar beroende på ort och löneskala.

Lön och skatt

Varje månad hanterar vi löneutbetalningar, beräknar och drar av inkomstskatt (inklusive lokal inkomstskatt) och avgifter, utfärdar lönebesked och lämnar in deklarationer.

Fördelar sstöd

Vi hanterar lagstadgade ledighetsrättigheter: årlig semester, mammaledighet, sjukledighet och ledighet för vård av anhöriga. Valfria förmåner, såsom sjukförsäkring, kan administreras efter behov.

Hantering av invandring och visumfrågor

Vi hjälper till i alla skeden av visumprocessen:

1. Ansökan om COE via den japanska invandringsmyndigheten
2. Ansökan om arbetsvisum vid japanska ambassader eller konsulat
3. Registrering av uppehållskort efter ankomst hos det lokala säkerhetskontoret  

Vår tjänst säkerställer att visum och förnyelser för anhöriga hanteras effektivt och i enlighet med gällande bestämmelser.

Varför välja Access Financials EoR-tjänst?

Ingen enhet krävs

Vi anställer personal via vårt eget japanska bolag – det krävs ingen lokal bolagsbildning.

Fullständig juridisk efterlevnad

Våra tjänster följer Japans arbetslagstiftning, anställningsnormer, lönebestämmelser och skyldigheter avseende socialförsäkring.

Snabb och korrekt löneberäkning

Vi sköter alla delar av löneadministrationen och socialförsäkringsavgifterna i tid varje månad.

Invandring expertis

Vi effektiviserar processerna kring COE, visum och uppehållstillstånd för att förkorta rekryteringstiderna och minska personalomsättningen.

Centraliserad global stjänster

Som en del av ett globalt EOR-nätverk som sträcker sig över mer än 60 länder erbjuder vi en enhetlig och skalbar lösning för rekrytering på flera marknader.

Process för introduktion och underhåll

1. Inledande genomgång och rollbedömning
2. Upprätta ett avtal som uppfyller kraven
3. Anmäla en anställd till socialförsäkrings- och skattemyndigheterna
4. Hantera ansökningar om COE och visum
5. Ombordstigning efter ankomst med introduktionskurs i personalavdelningen
6. Hantera löner, ledighet, förmåner och efterlevnad av regler
7. Ordna med avtalsförnyelser eller uppsägningsförfaranden

Introduktionsprocessen tar vanligtvis 2–3 veckor, beroende på handläggningstiden för visum och dokumentationen.

Vem bör använda den här tjänsten?

• Startups och teknikföretag som snabbt tar sig in på den japanska marknaden
• Företag som strävar efter att etablera sig på marknaden på ett regelrätt sätt med så lite krångel som möjligt vid uppstarten
• Rekryteringsföretag som förmedlar kandidater
• Projektgrupper som behöver personallösningar på kort till medellång sikt
• Entreprenörer som vill arbeta i Japan

Risker med att anställa utan en EoR

Att direkt engagera medarbetarna i Japan kan leda till följande:

• Fel i löneutbetalningarna, bristande efterlevnad av övertidsreglerna och för låga utbetalningar av förmåner
• Problem med invandringen, förseningar i handläggningen av COE och visum
• Allvarliga påföljder och rättsliga risker till följd av felaktiga inbetalningar eller felaktig utformning av avtal
• Komplicerade uppsägningsförfaranden och därmed förknippat rättsligt ansvar

Access Financial minimerar alla dessa risker genom en gedigen och regelrätt personalhantering.

Är du redo att anställa i Japan?

Med ständigt föränderliga regler – bland annat löneökningar, reformer av arbetstiden och förenklade visumförfaranden – är Japan fortfarande en komplex men ändå viktig marknad. Access Financials EoR-tjänst säkerställer att din rekrytering sker snabbt, säkert och i full överensstämmelse med gällande regler.

Kontakta vårt team för att diskutera hur vi kan hjälpa er med rekryteringen i Japan.

Läs mer – Ladda ner Japan-guiden