- Kriteriet för personalutgifter
- Kriteriet för aktiebolagets kostnader
- Varning för dualitet
- Kostnader för egenföretagare
Fråga från entreprenören: I vilken utsträckning skulle kostnader för resor, boende och uppehälle till och i Paris, i samband med en mötesliknande resa där inget egentligt arbete utförs, betraktas som en berättigad affärskostnad?
Svar från experten: Tack för din fråga. Jag antar att du är skattemässigt bosatt i Storbritannien. Jag vet inte om du är anställd, styrelseledamot i ditt aktiebolag (ellerditt personbolag) eller egenföretagare. Svaret varierar beroende på vilket fall det gäller.
Kriteriet för personalutgifter
Låt oss anta att du är anställd. Reglerna för skatteavdrag innebär att utgiften måste vara ”helt, uteslutande och nödvändigt för anställningen”, vilket får flera konsekvenser eftersom bestämmelserna är betydligt mindre generösa än i de två andra möjliga scenarierna (om du driver ettaktiebolageller är egenföretagare).
Det enda sättet att säkerställa att sådana utgifter blir avdragsgilla för dig som anställd är att din arbetsgivare står för utgiften eller att det enligt ditt anställningsavtal är ditt ansvar att täcka sådana kostnader.
Kriteriet för aktiebolagets kostnader
Låt oss nu titta på situationen där du är styrelseledamot i ditt eget aktiebolag. Företag kan göra avdrag förverksamhetsutgiftersom är ”helt och hållet nödvändiga” för att etablera eller upprätthålla verksamheten. Som du ser är detta ett mycket bredare begrepp, eftersom ordet ”uteslutande” har tagits bort.
Enligt reglerna för företagsutgifter finns inte heller någon begränsning vad gäller ”anställning”, vilket innebär att du till och med kanfå ersättning för utgifter som uppkommit före bolagsbildningen.
Jämför detta med en platsannons som en potentiell arbetstagare skulle kunna lägga ut för en tjänst. Annonsen skulle inte vara tillåten eftersom det inte fanns något anställningsförhållande när kostnaden uppstod!
Varning för dualitet
Men entreprenörer – och du själv – bör vara uppmärksamma på en annan metod som skattemyndigheten kan använda för att inte godkänna utgifter, nämligen ”dubbelt syfte”.
Om HMRC anser att det fanns ett privat intresse i den utgift som du begär avdrag för, kan de komma fram till att utgiften inte uteslutande avsåg verksamheten, vilket leder till frågan: ska avdraget avslås helt, eller ska det minskas med det privata inslaget?
Kostnader för egenföretagare
Slutligen, om du är egenföretagare, anger du dina utgifter i dinsjälvdeklaration. Var dock medveten om att stora eller ovanligt höga utgifter kan väcka misstankar hos en HMRC-inspektör som granskardin deklaration! Om du blir tillfrågad måste du kunna bevisa att resan verkligen var en seriös affärsresa och inte en ”nöjesresa” som du vill att HMRC ska subventionera.
Experten var den auktoriserade revisorn Kevin Austin, verkställande direktör förAccess Financial.