Przewodnik dla pracodawców dotyczący EPF 2026: Składki i zgodność z przepisami

Obowiązki pracodawców związane z funduszem EPF stanowią podstawę systemu płacowego w Malezji: największą część stanowią składki na Fundusz Oszczędności Pracowniczych (EPF), obok nich plasują się składki na SOCSO i EIS, a opóźnienia w płatnościach wiążą się z karami powiązanymi z dywidendami. Zmianą, z którą każdy zagraniczny pracodawca będzie musiał się pogodzić w latach 2025–26, jest rozszerzenie obowiązkowego systemu EPF na pracowników niebędących obywatelami Malezji. Niniejszy przewodnik przedstawia stawki, zasady funkcjonowania systemu oraz konsekwencje tej zmiany dla pracodawców zatrudniających pracowników zagranicznych oraz dla zagranicznych firm zarządzających zespołami w Malezji.

Przegląd składek w 2026 r.

Schemat	Pracodawca	Pracownik
EPF (wynagrodzenie ≤ 5 000 RM)	13%	11%
EPF (wynagrodzenie > 5 000 RM)	12%	11%
EPF — pracownicy zagraniczni (wprowadzanie stopniowe)	2%	2%
SOCSO (wypadki + niezdolność do pracy)	≈1.75%	0.5%
EIS (ubezpieczenie od bezrobocia)	0.2%	0.2%

Płatności należy dokonywać za pośrednictwem serwisu i-Akaun najpóźniej do 15. dnia miesiąca; opóźnienia w wpłatach powodują naliczanie kar w wysokości równowartości dywidendy, a członkowie zarządu ponoszą osobistą odpowiedzialność za niezapłacone składki na fundusz EPF — termin 15. należy traktować jako niepodlegający zmianie. Dobrowolne składki wykraczające poza stawki ustawowe są powszechnym elementem konkurencyjnych pakietów wynagrodzeń i podlegają takim samym ulgom podatkowym w określonych granicach.

Pracownicy zagraniczni w EPF: co się zmieniło

Do 25 roku udział w funduszu EPF dla ekspatriantów był dobrowolny; obecnie pracownicy niebędący obywatelami (w tym posiadaczezezwoleń na pracę, z wyjątkiem pracowników domowych) są objęci składką w wysokości 2% + 2%, a zapowiadane zmiany zmierzają w kierunku pełniejszego ujednolicenia. Praktyczne konsekwencje tych zmian już uwzględniamy w listach płac naszych klientów: modele kosztowe oparte na pakietach dla pracowników zagranicznych bez składek na EPF są nieaktualne; do umów o pracę, w których podano „czystą” kwotę brutto, należy dodać pozycję dotyczącą składek na EPF; a prawa osób odchodzących z pracy do wypłaty środków przy ostatecznym wyjeździe z Malezji stają się jednym z etapów procesu zakończenia zatrudnienia. Kalkulator składek na EPF, który uwzględnia zarówno stawki dla obywateli, jak i dla pracowników zagranicznych, jest obecnie najczęściej używanym narzędziem w działach płac w Malezji.

Poza EPF: pozostałe elementy pakietu rozwiązań dla pracodawców

Obsługa płac w Malezji obejmuje comiesięczne potrącanie podatku (PCB) za pośrednictwem LHDN, składanie zgłoszeń do SOCSO/EIS, opłatę na rzecz HRDF (1% dla pracodawców objętych systemem) oraz minimalne wymagania wynikające z ustawy o zatrudnieniu w brzmieniu zmienionym — 45-godzinny tydzień pracy, wydłużony urlop macierzyński (98 dni) oraz urlop ojcowski. W przypadku zatrudniania obcokrajowców procedura uzyskania zezwolenia na pracę w Malezji (kategorie I–III w zależności od wynagrodzenia) lub zezwolenia na pracę powiązanego z programem ESD uzależnia wydanie zezwolenia od statusu podmiotu sponsorującego — jest to ten sam związek między obsługą płacową a imigracją, co w innych krajach, z dodatkowym malezyjskim warunkiem w postaci limitów sektorowych.

Prowadzenie działalności bez spółki Sdn Bhd

Zagraniczne firmy zatrudniające pracowników z Malezji mają do wyboru: założenie spółki Sdn Bhd (trwające kilka tygodni, a następnie bieżące obowiązki sekretarskie i audytowe) lub skorzystanie z usług podmiotu typu „Employer of Record” (EOR), który zatrudnia pracowników lokalnie, obsługuje systemy EPF/SOCSO/EIS/PCB oraz sponsoruje pozwolenia na pracę (Employment Passes) w ramach własnej rejestracji ESD. W związku ze zmianami w systemie EPF dotyczącymi pracowników zagranicznych, oferty cenowe EOR zawierają obecnie wyraźne wyszczególnienie nowych pozycji — należy nalegać na takie wyszczególnienie u każdego dostawcy. Firma Access Financial od 2009 roku zajmuje się obsługą listy płac w Malezji oraz sponsorowaniem EP z siedzibą w Kuala Lumpur; poproś o zestawienie kosztów na rok 2026 z kolumnami dla obywateli i ekspatriantów obok siebie.

Podsumowanie — najważniejsze wnioski

• Stawki składek pracodawcy na fundusz EPF: 13%/12% w zależności od przedziału płacowego, pracownik 11%; płatność do 15. dnia miesiąca, a za niezapłacenie odpowiada dyrektor.
• Pracownicy zagraniczni są obecnie objęci systemem EPF (2% + 2%, stopniowe zwiększanie składki) — należy zaktualizować modele kosztów zatrudnienia ekspatów oraz umowy.
• Pełen zakres: SOCSO, EIS, PCB, HRDF oraz znowelizowana ustawa o zatrudnieniu.
• Nie ma spółki typu Sdn Bhd? Firma EOR posiadająca własną rejestrację ESD zajmuje się zatrudnianiem pracowników oraz sponsorowaniem pozwoleń na pracę (Employment Pass).

Najczęściej zadawane pytania

Jaka będzie stawka składki na fundusz EPF w 2026 roku?

W 2026 r. stawka składki na EPF wynosi 13% dla pracodawcy i 11% dla pracownika w przypadku miesięcznego wynagrodzenia do 5 000 RM, a powyżej tej kwoty – 12% i 11%. Pracownicy zagraniczni opłacają składki w wysokości 2% / 2% w ramach programu stopniowego wprowadzania zmian, który rozpoczął się w październiku 2025 r. Składki należy opłacić do 15. dnia następnego miesiąca za pośrednictwem serwisu i-Akaun, a za opóźnienia w płatnościach naliczane są kary powiązane z dywidendami.

Czy pracownicy zagraniczni opłacają składki na fundusz EPF w Malezji?

Tak — od czasu reformy z października 2025 r. pracownicy zagraniczni w Malezji (w tym posiadacze zezwoleń na pracę, z wyłączeniem pracowników domowych) są obowiązkowo objęci programem EPF, przy czym składki wynoszą 2% od pracodawcy i 2% od pracownika, a stawki mają stopniowo zbliżać się do poziomu obowiązującego dla obywateli. Środki zgromadzone w ramach programu można wypłacić w przypadku trwałego wyjazdu z kraju. Pracodawcy powinni zaktualizować umowy i modele kosztowe, w których zakładano zwolnienie pracowników zagranicznych z obowiązku opłacania składek na EPF.

Jakie są kategorie zezwoleń na pracę w Malezji?

Zezwolenie na pracę w Malezji dzieli się na trzy kategorie w zależności od wynagrodzenia i okresu zatrudnienia: kategoria I (ponad 10 000 RM, do 5 lat), kategoria II (5 000–9 999 RM, do 2 lat) oraz kategoria III (3 000–4 999 RM, do 12 miesięcy, z ograniczeniami dotyczącymi przedłużania). Sponsorowanie odbywa się poprzez rejestrację pracodawcy w systemie ESD, z uwzględnieniem limitów sektorowych oraz, w przypadku kategorii III, bardziej rygorystycznych zasad przedłużania.

Warto przeczytać: Obowiązkizwiązane z EPF dla pracowników zagranicznych · Składki na EPF w Malezji · Zasady dotyczące pozwoleń na pracę w Malezji · Przewodnik po kraju: Malezja