ZARZĄDZANIE UMOWAMI
Zarządzanie umowami – szybko i zgodnie z przepisami
Niezależnie od tego, czy jesteś freelancerem lub pracownikiem potrzebującym umów zgodnych z przepisami, rekruterem pragnącym szybko znaleźć odpowiednich kandydatów, czy też firmą poszukującą rozwiązań w zakresie zatrudnienia pozbawionych ryzyka, nasz zespół będzie Twoim partnerem na każdym etapie współpracy.
Najczęściej zadawane pytania
Czym jest zarządzanie umowami?
Zarządzanie umowami obejmuje cały cykl życia umowy o pracę lub — w przypadku pracy jako freelancer/osoba prowadząca działalność gospodarczą — umowy o świadczenie usług — od sporządzania umów zgodnych z przepisami po zarządzanie przedłużeniami oraz zapewnienie stałej zgodności z lokalnym prawem pracy, przepisami podatkowymi i obowiązkiem opłacania składek na ubezpieczenie społeczne (w stosownych przypadkach).
W trakcie realizacji zlecenia mogą nastąpić zmiany w przepisach prawnych, mogą zostać zaktualizowane wyniki oczekiwane oraz oczekiwania, a w zależności od narodowości lub statusu zatrudnienia pracownika mogą obowiązywać różne zasady. Solidna usługa zarządzania umowami na bieżąco monitoruje te zmienne, aktualizuje umowy, prowadzi negocjacje oraz zapewnia przejrzystość, dzięki czemu wszystkie strony dokładnie rozumieją swoje prawa i obowiązki.
Access Financial łączy zaawansowaną technologię z fachowym wsparciem prawnym w celu zarządzania całym cyklem życia umów. Nasz doświadczony zespół prawników opracowuje umowy zgodne z lokalnymi przepisami i dostosowane do potrzeb wszystkich zainteresowanych stron, a nasz zespół ds. obsługi klienta dba o sprawny proces wdrażania zarówno wykonawców, jak i pracowników. Na bieżąco śledzimy zmiany legislacyjne w ponad 60 krajach, dzięki czemu Państwa umowy pozostają zgodne z przepisami, a projekty przebiegają bez nieoczekiwanych problemów regulacyjnych.
Zalety i najważniejsze cechy
Dla wykonawców / freelancerów
Szybkie wdrożenie
Firma Access Financial ma już swoją siedzibę w kraju, w którym prowadzona jest działalność, więc proces wdrażania nowych pracowników trwa kilka dni, a nie miesięcy
Zmaksymalizuj wynagrodzenie netto
Skuteczne i zgodne z przepisami planowanie podatkowe pozwala zachować jak największą część wynagrodzenia.
Ograniczone obciążenie administracyjne
Zajmujemy się wszystkimi formalnościami, obsługą płac i rozliczeniami podatkowymi, dzięki czemu możesz skupić się na swoich zadaniach.
Lokalna wiedza specjalistyczna i zgodność z przepisami
Nasz zespół śledzi zmiany w przepisach i dba o to, by umowy były zgodne z lokalnymi przepisami prawa pracy i prawami pracowniczymi.
Pomoc w sprawach imigracyjnych
Zapewniamy pomoc w uzyskaniu wizy oraz wsparcie w sprawach imigracyjnych w ponad 20 krajach.
Platforma cyfrowa
Zarządzaj kartami ewidencji czasu pracy, fakturami i odcinkami wypłat za pomocą naszego bezpiecznego oprogramowania działającego w chmurze.
Dla pracowników
Regularne i terminowe wypłaty
Nasi eksperci ds. płac dbają o to, by pracownicy otrzymywali wynagrodzenia bezbłędnie i terminowo w ponad 60 krajach.
Pełne świadczenia ustawowe
Pracownicy otrzymują lokalne świadczenia związane z zatrudnieniem (podatki, ubezpieczenie społeczne, ubezpieczenia) zgodnie z przepisami obowiązującymi w kraju przyjmującym.
Przejrzyste umowy
Umowy są jasne i aktualne, co zmniejsza niepewność i gwarantuje, że wszystkie strony rozumieją swoje prawa.
Łatwe wdrażanie i zakończenie współpracy
Zajmujemy się całym cyklem zatrudnienia pracowników – od formalności związanych z zatrudnieniem po formalności związane z odejściem – dzięki czemu zmiany przebiegają płynnie.
Dla agencji rekrutacyjnych
Błyskawiczne wdrożenie
Kandydaci są wpisywani na listę płac i rejestrowani w urzędach państwowych w ciągu kilku dni.
Zgodność z przepisami w ponad 60 krajach
Nasi lokalni eksperci dbają o to, by Państwa działalność była zgodna z przepisami podatkowymi i prawa pracy na całym świecie.
Procesy oparte na technologii
Zautomatyzowane zarządzanie kartami ewidencji czasu pracy i listami płac zmniejsza obciążenie administracyjne oraz skraca czas przetwarzania.
Ograniczanie ryzyka
Ograniczamy ryzyko związane z błędną klasyfikacją i nieprzestrzeganiem przepisów.
Kompleksowa obsługa płac i fakturowania
Zajmujemy się obsługą płacową pracowników zatrudnionych na czas określony i na stałe oraz rozliczaniem faktur od klientów.
Wewnętrzne wsparcie w zakresie imigracji i kwestii prawnych
Nasi specjaliści ds. imigracji oraz prawnicy zajmują się obsługą wniosków wizowych i udzielają porad prawnych.
Elastyczne, skalowalne rozwiązania
Rozwiązania dostosowują się do wielkości Twojej agencji oraz liczby zatrudnianych przez nią wykonawców.
Dla klientów końcowych (przedsiębiorstw)
Jeden partner ds. rekrutacji i płac
Access Financial zajmuje się rekrutacją pracowników, obsługą płac, podatkami, świadczeniami pracowniczymi i ubezpieczeniami Twojego zespołu, dzięki czemu możesz skupić się na podstawowej działalności.
Nie ma potrzeby tworzenia podmiotów lokalnych
Współpracuj z wykonawcami lub pracownikami za granicą bez konieczności zakładania własnego podmiotu prawnego.
Pełna zgodność z przepisami i ograniczanie ryzyka
Umowy i klasyfikacje pracowników są zgodne z lokalnymi przepisami, co ogranicza ryzyko błędnej klasyfikacji i narażenie na ryzyko podatkowe.
Efektywność kosztowa
Skuteczne planowanie podatkowe i usprawnione procesy pozwalają obniżyć koszty administracyjne i związane z zapewnieniem zgodności z przepisami.
Skalowalny zasięg globalny
Dzięki 9 oddziałom i usługom dostępnym w ponad 60 krajach wspieramy rozwój Twojej firmy w każdym miejscu.
Indywidualna obsługa klienta
Pojedynczy punkt kontaktowy gwarantuje szybką pomoc techniczną i rozwiązania dostosowane do potrzeb klienta przez cały okres obowiązywania umowy.
Jak to działa
Nasze podejście do zarządzania umowami opiera się na ustrukturyzowanym procesie, który zapewnia dokładność i zgodność z przepisami na każdym etapie. Poniższy harmonogram przedstawia kluczowe etapy.
DZIEŃ 1–2
Konsultacje i analiza potrzeb
Nasi eksperci analizują Państwa potrzeby, status pracownika (wykonawca czy pracownik) oraz kraje, których dotyczy dana współpraca, aby opracować odpowiedni model współpracy.
DZIEŃ 2–3
Opracowywanie umów i weryfikacja zgodności z przepisami
Opracowujemy umowy zgodne z lokalnymi przepisami, uwzględniamy w nich zakres prac i warunki płatności oraz dostosowujemy je do przepisów podatkowych i prawa pracy. Każda umowa jest sprawdzana przez nasz zespół prawny w celu zapewnienia, że odzwierciedla aktualne przepisy.
DZIEŃ 3–5
Wdrożenie nowych pracowników i konfiguracja listy płac
Wykonawcy/pracownicy są rejestrowani w odpowiednich urzędach, wdrażani do naszej platformy w chmurze oraz podłączani do systemów obsługi płac, świadczeń i spraw imigracyjnych. Narzędzia do rejestracji czasu pracy i fakturowania są konfigurowane dla agencji rekrutacyjnych i klientów końcowych.
Bieżące zarządzanie i wsparcie (ciągłe)
Przez cały okres obowiązywania umowy nasz zespół śledzi zmiany w przepisach, zajmuje się rozliczaniem wynagrodzeń, składa zeznania podatkowe, przedłuża umowy, zarządza procesem odejścia pracowników oraz zapewnia stałą obsługę klienta. Ta ciągła opieka gwarantuje pełną zgodność z przepisami i ograniczenie ryzyka.
Dlaczego warto wybrać Access Financial?
Światowy lider w dziedzinie zarządzania umowami
Firma Access Financial stała się wiodącym dostawcą usług w zakresie zarządzania umowami, obsługi płacowej oraz usług typu „umbrella”. Mamy ponad 22 lata doświadczenia, 37 500 zadowolonych wykonawców oraz 9 biur na całym świecie.
Kompleksowa wiedza specjalistyczna
Specjalizujemy się w optymalizacji zobowiązań podatkowych, przestrzeganiu przepisów prawa pracy oraz zapewnianiu wsparcia w zakresie imigracji. Nasi wewnętrzni prawnicy, specjaliści ds. imigracji oraz eksperci podatkowi dbają o to, by każda umowa i lista płac były w pełni zgodne z przepisami.
Wydajność oparta na technologii
Nasza platforma oparta na chmurze usprawnia procesy wdrażania nowych pracowników, obsługi płac, rejestracji czasu pracy oraz zarządzania fakturami. Pozwala to ograniczyć liczbę błędów i zmniejszyć obciążenie administracyjne, zapewniając jednocześnie wgląd w dane w czasie rzeczywistym.
Indywidualne wsparcie
Każdy klient ma przydzielonego osobistego opiekuna klienta. Zapewniamy przejrzystą komunikację, dzięki czemu kandydaci i klienci zawsze wiedzą, na jakim etapie znajduje się proces rekrutacji.
Elastyczne modele współpracy
Niezależnie od tego, czy potrzebujesz rozwiązań dotyczących zatrudnienia na etacie czy na własny rachunek, struktur spółek z ograniczoną odpowiedzialnością czy pomocy w uzyskaniu wizy, nasze rozwiązania dostosowujemy do Twojej sytuacji.
Odkrywca krajów
Jeśli chcieliby Państwo uzyskać szczegółowe informacje na temat naszych rozwiązań w jakimkolwiek innym kraju, prosimy o kontakt – z przyjemnością podzielimy się z Państwem naszym doświadczeniem i wiedzą fachową.
Historie sukcesu
Zapoznaj się z naszymi realizacjami oraz sprawdzonymi partnerstwami, jakie nawiązaliśmy z klientami na całym świecie.
Wspaniałe wsparcie, jakie nam zapewniliście w Arto! Współpraca przebiegała bez żadnych problemów i zamierzamy ją kontynuować.
Zespół Access Financial – a konkretnie Christian Fowles-Smith i Charles – wykonał fantastyczną pracę, wspierając nas w firmie Arto. Ich zaangażowanie w rozwijanie relacji oraz proaktywne podejście zrobiły na nas ogromne wrażenie. To niezwykle satysfakcjonujące widzieć, jak ciężka praca przynosi efekty w postaci tak pozytywnego nastawienia klientów.
Thomas McMann
Dyrektor, ARTO Life Sciences
Zanim nawiązaliśmy współpracę z Access Financial, nasza ekspansja międzynarodowa polegała na ręcznym wyszukiwaniu informacji w Google i wiązała się z wysokimi kosztami obsługi prawnej.
Od samego początku zespół Access udzielał nam mnóstwo porad w dziedzinach, które były dla nas zupełnie nowe. Szybko stali się naszym głównym partnerem w zakresie rekrutacji poza Wielką Brytanią, ponieważ zawsze wyróżniają się na tle konkurencji. Ich czas reakcji bije wszelkie rekordy – często otrzymujemy odpowiedzi jeszcze tego samego dnia. Ta szybkość pozwala nam finalizować umowy bez ryzyka utraty kandydatów z powodu długiego czasu oczekiwania.
Katherine Miller
Kierownik działu prawnego i audytowego, La Fosse
Pracując od 25 lat w branży rekrutacyjnej w sektorze technologicznym i SAP, niemal przez cały ten czas korzystałem z usług firmy Access Financial.
Poruszanie się po skomplikowanym świecie międzynarodowych wymogów prawnych i regulacyjnych stanowi poważne wyzwanie, ale firma Access Financial ułatwia nam to dzięki swojej globalnej wiedzy specjalistycznej. Korzystamy z ich rozległej wiedzy za każdym razem, gdy świadczymy usługi w różnych jurysdykcjach.
Rupert Bassi
Wiceprezes i współzałożyciel firmy Linksap
Współpraca z Access Financial zapewniła nam niezbędną pewność i swobodę działania, pozwalające na bezpieczną działalność w całej Europie.
Jedną z najważniejszych zalet było ich niezachwiane zaangażowanie w przestrzeganie przepisów, co zapewniało bezpieczeństwo zarówno naszym klientom, jak i kontrahentom w środowisku, w którym często krążyły błędne informacje. W odróżnieniu od niektórych dostawców, którzy oferowali wątpliwe zachęty, firma Access Financial stawiała na pierwszym miejscu udzielanie właściwych porad i kierowała się „podejściem audytowym”, które nasi księgowi i prawnicy naprawdę doceniali.
Paul Flynn
Dyrektor generalny, Umbilical
Najczęściej zadawane pytania
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Czym jest zarządzanie umowami w ramach administracji kadrami?
Zarządzanie umowami w ramach administracji kadrami to proces tworzenia, porządkowania, aktualizowania i monitorowania umów dotyczących pracowników i wykonawców — obejmujący warunki umów, zatwierdzanie, kontrole zgodności, przedłużanie umów oraz prowadzenie dokumentacji przez cały cykl życia umowy. Access Financial zarządza tym procesem kompleksowo w ponad 60 krajach, sporządzając umowy zgodne z lokalnymi przepisami i aktualizując je w miarę zmian w ustawodawstwie, zakresie obowiązków lub statusie pracownika. Dzięki własnemu zespołowi prawników, platformie chmurowej oraz ponad 22-letniemu doświadczeniu dbamy o to, by każda relacja z pracownikiem była udokumentowana, zgodna z przepisami i aktualna — co odróżnia nas od zwykłego zatrudniania pracowników za pośrednictwem usług EOR lub AOR.
Na czym polega zarządzanie umowami z wykonawcami?
Zarządzanie umowami z wykonawcami obejmuje przygotowywanie warunków zgodnych z przepisami, określanie zakresu prac, ustalanie struktur płatności, potwierdzanie klasyfikacji oraz prowadzenie dokładnej dokumentacji przez cały okres trwania współpracy — a także obsługę przedłużeń i zmian umów. Access Financial zarządza tym wszystkim w ponad 60 krajach, sporządzając umowy weryfikowane przez nasz wewnętrzny zespół prawny i dostosowując je do lokalnych przepisów podatkowych i prawa pracy. Ponieważ w każdym kraju działamy już poprzez nasze własne podmioty, wdrożenie współpracy trwa zaledwie kilka dni, a ryzyko związane z błędną klasyfikacją i niezgodnością z przepisami jest eliminowane z góry, a nie dopiero po wystąpieniu sporu.
Dlaczego zarządzanie cyklem życia umów jest ważne dla przedsiębiorstw?
Zarządzanie cyklem życia umów ma kluczowe znaczenie, ponieważ umowy o pracę nie kończą się wraz z ich podpisaniem — firmy potrzebują jasnych procesów dotyczących sporządzania, zatwierdzania, realizacji, aktualizacji, przedłużania, archiwizacji i rozwiązywania umów, w przeciwnym razie narażają się na niewywiązanie się z zobowiązań, niespójne warunki oraz luki w zgodności z przepisami. Access Financial zarządza pełnym cyklem życia umów w ponad 60 krajach, monitorując zmiany legislacyjne i aktualizując umowy w trakcie trwania zlecenia, gdy zmieniają się przepisy. Dzięki własnym prawnikom, platformie chmurowej zapewniającej wgląd w czasie rzeczywistym oraz ponad 22-letniemu doświadczeniu dbamy o zgodność i spójność umów na dużą skalę — dzięki czemu nic nie umknie naszej uwadze na żadnym rynku.
Czym są narzędzia do zarządzania umowami z wykonawcami?
Narzędzia do zarządzania umowami z kontrahentami to systemy, które pomagają firmom tworzyć, przechowywać, śledzić i aktualizować umowy z kontrahentami — wspierając procesy zatwierdzania, kontrolę szablonów, przypomnienia o przedłużeniu oraz bezpieczny dostęp do dokumentów. Access Financial łączy tę technologię z fachowym wsparciem prawnym: nasza platforma chmurowa zarządza kartami ewidencji czasu pracy, fakturami i umowami, a nasi wewnętrzni prawnicy dbają o to, by każda umowa była zgodna z lokalnymi przepisami w ponad 60 krajach. To połączenie narzędzi i specjalistów — dopracowane przez ponad 22 lata — zapewnia agencjom i klientom końcowym spójną dokumentację dotyczącą podwykonawców, gotową do audytu, a nie tylko samo oprogramowanie.
Masz jeszcze jakieś pytania? Skontaktuj się z działem pomocy technicznej
Skontaktuj się z nami
Chcesz usprawnić działanie swojej firmy? Nasz wyspecjalizowany zespół sprzedaży przygotuje dla Ciebie indywidualną ofertę i odpowie na wszystkie Twoje pytania.