Praca za granicą w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością: praktyczna lista kontrolna dotycząca podatków, stałego miejsca prowadzenia działalności, podatku VAT i ubezpieczeń społecznych

Praca za granicą w ramach spółek z ograniczoną odpowiedzialnością staje się coraz bardziej powszechna wśród brytyjskich wykonawców podejmujących zlecenia za granicą, wiąże się jednak z obowiązkami w zakresie podatków, wynagrodzeń, podatku VAT, ubezpieczeń społecznych i rejestracji, o których łatwo zapomnieć. Niniejszy przewodnik stanowi praktyczną listę kontrolną dotyczącą prowadzenia działalności w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za granicą: wyjaśnia, gdzie ustala się rezydencję podatkową, kiedy powstaje stały zakład, jak działają umowy o ubezpieczeniach społecznych, kiedy zachodzi obowiązek rejestracji jako płatnik VAT oraz co się zmienia, gdy spółka staje się zagranicznym pracodawcą.

Krótka odpowiedź: czy mogę prowadzić działalność w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za granicą?

Tak, możesz prowadzić działalność za granicą w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością — ale tylko pod warunkiem, że najpierw zapoznasz się z obowiązującymi przepisami. Przed podjęciem pracy za granicą w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy sprawdzić: miejsce rezydencji podatkowej Twojej i spółki w świetle odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA), czy zlecenie powoduje powstanie stałego zakładu, gdzie należy rozliczać wynagrodzenia i podatek dochodowy, czy obowiązuje rejestracja jako płatnik VAT, gdzie należy opłacać składki na ubezpieczenie społeczne oraz jakie wymagania dotyczące wiz, ubezpieczenia i rejestracji nakłada kraj, w którym wykonujesz pracę. Prawidłowa odpowiedź zależy od kraju, struktury umowy, czasu trwania pobytu oraz Twojej roli w firmie.

Rezydencja podatkowa: miejsce, w którym podatnik i spółka płacą podatki

Kwestia rezydencji podatkowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością za granicą zależy od dwóch powiązanych ze sobą kwestii: gdzie znajduje się rezydencja podatkowa właściciela, oraz gdzie znajduje się rezydencja podatkowa samej spółki. Oba te zagadnienia rozstrzyga się zazwyczaj na podstawie różnych kryteriów, co może prowadzić do różnych wyników.

Większość krajów, które zawarły umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA) z krajem pochodzenia podatnika, stosuje tę umowę do przypisania praw do opodatkowania. W przypadku osób fizycznych główne zasady są następujące:

• Osoby prowadzące działalność gospodarczą zazwyczaj płacą lokalny podatek dochodowy od pierwszego dnia realizacji zlecenia.
• Osoby zatrudnione przebywające w danym kraju na krótki okres (zazwyczaj poniżej 183 dni w ciągu 12 miesięcy) często podlegają opodatkowaniu w swoim kraju pochodzenia, pod warunkiem że wynagrodzenie wypłaca im pracodawca będący nierezydentem, który nie posiada stałego miejsca prowadzenia działalności (PE) w kraju zatrudnienia.
• Gdy pobyt przekroczy określony próg, lokalny podatek dochodowy zazwyczaj naliczany jest z mocą wsteczną od pierwszego dnia.

W krajach, które opodatkowują dochody uzyskane na całym świecie — w tym w Wielkiej Brytanii i Niemczech — uzyskanie statusu rezydenta lokalnego powoduje, że całość Twoich dochodów podlega lokalnemu opodatkowaniu, a nie tylko dochody uzyskane w tym kraju. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA) ma wówczas na celu złagodzenie podwójnego opodatkowania, a nie jego podział.

Dla spółki kluczową kwestią jest to, gdzie sprawowana jest władza i kontrola. Jeśli jedyny dyrektor przeniesie się do innego kraju i będzie prowadził działalność z tego kraju, lokalny organ podatkowy może uznać, że spółka stała się tam rezydentem podatkowym. Ta pojedyncza zmiana może całkowicie zmienić sytuację podatkową spółki.

Stała siedziba: kiedy praca za granicą powoduje powstanie obowiązku podatkowego

Ryzyko związane z posiadaniem stałego zakładu przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością stanowi zazwyczaj największe pojedyncze zagrożenie przy zawieraniu umów za granicą za pośrednictwem takiej spółki. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA) określa, co uznaje się za stały zakład — najczęściej jest to stałe miejsce prowadzenia działalności, takie jak biuro, oddział lub warsztat — jednak organy podatkowe zwracają również szczególną uwagę na to, gdzie znajduje się centrum zarządzania i kontroli spółki oraz w jaki sposób zawierane są umowy.

W przypadku spółki świadczącej usługi osobiste (PSC) z jednym dyrektorem istnieje kilka codziennych sytuacji, które mogą stwarzać ryzyko związane z przypisaniem statusu stałego zakładu (PE):

• Praca przy biurku w biurze klienta w ramach długotrwałego zlecenia, gdzie biurko to stanowi w praktyce siedzibę firmy.
• Podpisywanie umów z klientami w imieniu firmy podczas fizycznego przebywania w kraju, w którym wykonywana jest praca.
• Codzienne zarządzanie firmą z kraju, w którym się pracuje — decyzje zarządu, sprawy bankowe, fakturowanie i zawieranie umów odbywają się za granicą.
• Długotrwałe, ciągłe zlecenia (często trwające 6 miesięcy lub dłużej), które nie różnią się niczym od zatrudnienia na miejscu.
• Zatrudnianie lokalnych podwykonawców lub posiadanie przedstawiciela zależnego, który rutynowo zawiera umowy w kraju, w którym realizowany jest projekt.

Każdy z tych czynników może samodzielnie stanowić podstawę do stwierdzenia istnienia stałego zakładu, nawet jeśli wykonawca nigdy nie miał zamiaru rozpocząć działalności za granicą. Gdy stały zakład już istnieje, zyski przypisane temu zakładowi są zazwyczaj opodatkowane na miejscu.

Skutki podatkowe związane z ustanowieniem stałego miejsca prowadzenia działalności w zakresie podatku od osób prawnych

Jeśli prowadzona przez Państwa działalność zagraniczna w ramach spółek z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzi do powstania stałego zakładu (PE), państwo, w którym wykonywana jest ta działalność, może opodatkować zyski przypisane do tego stałego zakładu według swojej stawki podatku od osób prawnych. Od 2026 r. ustawowe stawki podatku od osób prawnych w całej UE nadal znacznie się różnią:

• Najniższy wskaźnik odnotowano na Węgrzech (9%), a następnie w Bułgarii (10%) i Irlandii (12,5%).
• Najwyższy wskaźnik odnotowano na Malcie (35%), a w Portugalii wyniósł on około 30,5%, a w Niemczech około 30%.
• Średnia w UE: około 21–22%, przy czym w większości krajów wskaźnik ten mieści się w przedziale od 20% do 25%.

Osobnym, choć często mylonym z powyższym, systemem jest globalna minimalna efektywna stawka podatkowa w wysokości 15% w ramach Drugiego Filaru OECD. Ma ona zastosowanie wyłącznie do dużych grup przedsiębiorstw wielonarodowych (MNE), których skonsolidowane przychody wyniosły co najmniej 750 mln euro w co najmniej dwóch z czterech poprzednich lat podatkowych. Nie jest to ogólny próg 15% obowiązujący każdą spółkę prowadzącą działalność w UE i nie zmienia on sytuacji podatkowej typowej spółki PSC działającej na zasadzie kontraktu.

Zazwyczaj będziesz również płacić podatek dochodowy od osób prawnych w kraju macierzystym od zysków spółki osiągniętych na całym świecie. Umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA) ma na celu zapobieganie podwójnemu opodatkowaniu tych samych zysków — zazwyczaj poprzez przyznanie w kraju macierzystym ulgi podatkowej z tytułu już zapłaconego podatku zagranicznego.

Rejestracja jako podatnik VAT w przypadku pracy za granicą

Zasady dotyczące rejestracji spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jako podatnika VAT za granicą zależą od rodzaju dostawy, statusu odbiorcy (podmiot gospodarczy lub konsument), zasad dotyczących miejsca dostawy oraz lokalnych progów rejestracyjnych. Nie ma jednego progu VAT, który miałby zastosowanie w kontekście transgranicznym.

Oto kilka aktualnych punktów odniesienia:

• W Wielkiej Brytanii próg rejestracji jako podatnik VAT wynosi 90 000 funtów obrotu podlegającego opodatkowaniu w okresie 12 miesięcy (potwierdzono, że w 2026 r. wartość ta pozostanie bez zmian).
• W obrębie UE uproszczony próg transgraniczny w wysokości 10 000 euro ma zastosowanie do sprzedaży na odległość towarów i niektórych usług cyfrowych w relacjach B2C, a nie do ogólnych usług B2B. Powyżej tego progu system „One Stop Shop” (OSS) może uprościć proces sprawozdawczości.
• W kilku krajach UE obowiązuje zerowy lub bliski zeru próg rejestracji dla przedsiębiorstw nieposiadających siedziby, które realizują lokalne dostawy podlegające opodatkowaniu.

Praktyczna wskazówka: nie należy zakładać, że próg obowiązujący w Wielkiej Brytanii lub UE zapewnia ochronę podczas pracy za granicą. Przed wystawieniem faktury należy sprawdzić obowiązki związane z podatkiem VAT w odniesieniu do konkretnej usługi, umowy i kraju.

Ubezpieczenie społeczne podczas pracy za granicą

Kwestie związane z ubezpieczeniem społecznym w przypadku pracy za granicą reguluje odrębny zestaw przepisów, niezależny od przepisów dotyczących podatku dochodowego, obejmujący własne umowy dwustronne i wielostronne (często nazywane umowami o zabezpieczeniu społecznym lub umowami o sumowaniu okresów ubezpieczenia). Bez odpowiedniego instrumentu koordynującego może się zdarzyć, że będziesz płacić składki w dwóch krajach, a świadczeń nie będziesz otrzymywać w żadnym z nich.

W obrębie UE, EOG i Szwajcarii przepisy zazwyczaj pozwalają na pozostawanie w jednym systemie zabezpieczenia społecznego w danym momencie. Pracownik oddelegowany ze swojego kraju pochodzenia do innego państwa EOG może zazwyczaj uzyskać zaświadczenie A1, które zwalnia go z obowiązku opłacania lokalnych składek przez okres do 24 miesięcy, pod warunkiem że nadal opłaca je w kraju pochodzenia. Poza EOG odpowiednikiem tego dokumentu jest zazwyczaj zaświadczenie o objęciu ubezpieczeniem wydane na podstawie dwustronnej umowy o sumowaniu okresów ubezpieczenia.

Zaświadczenia A1 nie są „darmowymi przepustkami” — wymagają one przedstawienia dowodów potwierdzających faktyczne oddelegowanie, bieżące opłacanie składek w kraju pochodzenia oraz przestrzeganie terminu. Jeśli pracujesz jednocześnie w dwóch lub więcej państwach EOG, może okazać się, że potrzebujesz zaświadczenia A1 wydanego przez kraj zwykłego miejsca zamieszkania, a nie przez którykolwiek z krajów, w których wykonujesz pracę.

Rejestracja pracodawcy zagranicznego: obowiązki związane z rozliczaniem wynagrodzeń w kraju zatrudnienia

Gdy firma zatrudnia pracownika do pracy za granicą — nawet jeśli sama nie ma tam siedziby — może stać się pracodawcą zagranicznym w kraju zatrudnienia. Zazwyczaj wiąże się to z koniecznością rejestracji jako pracodawca zagraniczny w lokalnym urzędzie skarbowym oraz obowiązkiem prowadzenia lokalnej listy płac na potrzeby podatku dochodowego i ubezpieczeń społecznych.

Kilka typowych scenariuszy dotyczących opodatkowania spółek z ograniczoną odpowiedzialnością prowadzących działalność za granicą:

• Długoterminowy wyjazd służbowy do kraju, w którym dochody z pracy podlegają opodatkowaniu od pierwszego dnia, gdzie firma musi zarejestrować się jako pracodawca zagraniczny i prowadzić równoległą ewidencję płac.
• Krótkie zlecenie objęte zwolnieniem na mocy umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA), w ramach którego może być wymagana jedynie rejestracja w systemie ubezpieczeń społecznych, a nie rozliczenie podatku dochodowego od wynagrodzeń.
• W niektórych krajach dopuszcza się przeniesienie tego obowiązku na pracownika lub członka zarządu, który następnie samodzielnie ustala wysokość lokalnego podatku i składek na ubezpieczenie społeczne. Opcja ta nie jest dostępna wszędzie, a przenosi ona ciężar zapewnienia zgodności z przepisami — a nie samo zobowiązanie — na daną osobę.

Jeśli wymagana jest rejestracja zagranicznego pracodawcy, a firma nie dokona takiej rejestracji, państwo, w którym prowadzona jest działalność, może dochodzić od firmy, a w niektórych przypadkach także od dyrektora osobiście, niezapłaconych podatków, składek na ubezpieczenie społeczne, odsetek i kar.

Rozszerzona lista kontrolna operacyjna

Podatki i ubezpieczenie społeczne to tylko część całości. Przed rozpoczęciem jakiejkolwiek pracy za granicą w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością warto zapoznać się z poniższą praktyczną listą kontrolną:

Obszar	Co należy sprawdzić przed rozpoczęciem pracy
Rezydencja podatkowa	Gdzie będziesz mieć miejsce zamieszkania podatkowego wraz z firmą? Sprawdź odpowiednią umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania (DTA) oraz zasady liczenia dni obowiązujące w kraju, w którym wykonujesz pracę.
Stała placówka (PE)	Czy firma mogłaby utworzyć stałą siedzibę lub przenieść zarządzanie i kontrolę do kraju, w którym prowadzona jest działalność?
Płace i podatek dochodowy	Kto pobiera podatek dochodowy i w którym momencie? Sprawdź, czy wymagana jest rejestracja zagranicznego pracodawcy.
VAT	Czy umowa powoduje konieczność rejestracji jako płatnik lokalnego podatku VAT? Należy sprawdzić rodzaj dostawy, status klienta, miejsce dostawy oraz ewentualne lokalne progi.
Ubezpieczenie społeczne	Czy aby pozostać w systemie krajowym, potrzebujesz zaświadczenia A1 / zaświadczenia o ubezpieczeniu, czy też musisz opłacać składki lokalnie?
Wizy i imigracja	Upewnij się, że posiadasz prawo do pracy w tym kraju przez cały planowany okres.
Ubezpieczenia	Należy sprawdzić, jakie ubezpieczenia są obowiązkowe (od odpowiedzialności pracodawcy, od odpowiedzialności cywilnej, od odpowiedzialności zawodowej) w kraju, w którym wykonuje się pracę.
Bankowość	Czy otrzymasz płatność w walucie obcej? Zaplanuj koszty związane z kursem walutowym, opłatami bankowymi i sprawozdawczością.
Sprawozdawczość	Należy sprawdzić terminy składania zeznań podatkowych zarówno w kraju zamieszkania, jak i w kraju zatrudnienia, aby uniknąć kar za opóźnienie w złożeniu zeznania.

Dwie kolejne kwestie, które często się pomija:

• Rejestracja działalności gospodarczej i zezwolenia — w wielu sektorach podlegających regulacjom wymagane jest uzyskanie lokalnego zezwolenia, niezależnie od tego, jak krótki jest okres zlecenia.
• Przedstawicielstwo lokalne — niektóre kraje wymagają, aby spółki niebędące rezydentami miały przedstawiciela podatkowego, zarejestrowanego pełnomocnika lub lokalnego dyrektora.

Kiedy zwrócić się o profesjonalną pomoc

Większości opisanych powyżej kwestii można zapobiec z wyprzedzeniem, jednak po wejściu umowy w życie nie ma już odwrotu. Jeśli rozważasz oddelegowanie za granicę i nie masz pewności, czy spółka z ograniczoną odpowiedzialnością nadal jest właściwą formą, warto zasięgnąć porady na temat alternatywnych struktur zatrudnienia (takich jak „Employer of Record” lub „Agent of Record”) oraz konkretnych lokalnych przepisów. Access Financial świadczy usługi dla wykonawców w ponad 60 jurysdykcjach, pomagając im w podjęciu decyzji, czy wysłać swoją spółkę PSC za granicę, czy też przejść na zgodną z przepisami lokalną formę zatrudnienia.

W przypadku złożonych struktur obejmujących wiele krajów nasi specjaliści przeprowadzają międzynarodowe analizy zgodności z przepisami dotyczącymi wykonawców zagranicznych, które w ramach jednej oceny obejmują kwestie rezydencji podatkowej, ryzyka związane z stałym miejscem prowadzenia działalności (PE), rozliczeń płacowych, ubezpieczeń społecznych oraz podatku VAT. Jeśli potrzebują Państwo wsparcia w zakresie zatrudniania wykonawców zagranicznych przed podpisaniem umowy, nasz zespół chętnie przedstawi Państwu dostępne rozwiązania praktyczne.

Podsumowanie: najważniejsze wnioski

• Przed podjęciem pracy za granicą w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością należy sprawdzić takie kwestie, jak miejsce zamieszkania dla celów podatkowych, listy płac, podatek VAT, ubezpieczenie społeczne, wizy oraz rejestracja.
• Stała placówka stanowi największe zagrożenie dla spółki PSC — może spowodować przeniesienie podatku od osób prawnych do kraju, w którym wykonywana jest działalność, oraz wywołać konieczność rejestracji w tym kraju.
• Minimalna stawka podatku w wysokości 15% przewidziana w drugim filarze OECD ma zastosowanie wyłącznie do dużych grup przedsiębiorstw wielonarodowych (o przychodach ≥ 750 mln euro); nie ustanawia ona dolnej granicy dla zwykłych firm wykonawczych.
• Obowiązki związane z podatkiem VAT zależą od rodzaju dostawy, statusu odbiorcy oraz miejsca dostawy — progi obowiązujące w kraju nie zapewniają automatycznej ochrony za granicą.
• Umowy o zabezpieczeniu społecznym (A1 / zaświadczenie o objęciu ubezpieczeniem) pozwalają na opłacanie składek w jednym kraju, ale tylko przez ograniczony czas i przy przedstawieniu odpowiedniej dokumentacji.
• Rejestracja zagranicznego pracodawcy może być wymagana nawet wtedy, gdy firma nie posiada stałej siedziby w kraju, w którym zatrudnia pracowników.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę pracować za granicą w ramach mojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Tak, możesz pracować za granicą w ramach swojej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, ale takie zlecenie może wiązać się z obowiązkami podatkowymi, kadrowo-płacowymi, związanymi z podatkiem VAT, ubezpieczeniem społecznym oraz rejestracją w kraju, w którym wykonywana jest praca. Dokładny zakres tych obowiązków zależy od kraju, długości pobytu, struktury umowy oraz odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Zawsze sprawdzaj przepisy przed rozpoczęciem umowy, a nie po jej rozpoczęciu.

Jakie podatki obowiązują w przypadku pracy za granicą w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

To, jakie podatki obowiązują w przypadku pracy za granicą w ramach spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, zależy od kraju i umowy, jednak należy zwrócić uwagę przede wszystkim na podatek dochodowy od osób fizycznych, podatek od osób prawnych, podatki od wynagrodzeń, podatek VAT oraz składki na ubezpieczenie społeczne. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może również utworzyć stały zakład za granicą, jeśli jej centralne kierownictwo i kontrola zostaną przeniesione do kraju, w którym prowadzona jest działalność, co może spowodować przeniesienie podatku od osób prawnych od odpowiednich zysków do tego kraju.

Czym jest stała siedziba w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością?

Stałe miejsce prowadzenia działalności przez spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością to podlegająca opodatkowaniu obecność w innym kraju. Zazwyczaj ma to miejsce, gdy spółka posiada stałe miejsce prowadzenia działalności za granicą — takie jak biuro, warsztat lub długoterminowe przedstawicielstwo obsługujące klientów — lub gdy kluczowe funkcje zarządcze i kontrolne spółki są sprawowane z terytorium kraju, w którym znajduje się ta placówka. W przypadku istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności zyski przypisane do tej placówki mogą podlegać opodatkowaniu na miejscu zgodnie z odpowiednią umową o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Czy pracując za granicą, muszę opłacać składki na ubezpieczenie społeczne?

To, czy podczas pracy za granicą trzeba opłacać składki na ubezpieczenie społeczne, zależy od kraju oraz od obowiązujących umów dotyczących ubezpieczenia społecznego. W wielu przypadkach składki należy opłacać w miejscu wykonywania pracy. Jednak zaświadczenia A1 w ramach EOG lub zaświadczenia o objęciu ubezpieczeniem na mocy dwustronnych umów o sumowaniu okresów ubezpieczenia mogą umożliwić pozostawienie składek w kraju pochodzenia przez określony czas — zazwyczaj do 24 miesięcy w przypadku oddelegowań.

Czy moja spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może stać się rezydentem podatkowym za granicą?

Tak, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może stać się rezydentem podatkowym za granicą. Jeśli centralne kierownictwo i kontrola nad spółką zostaną przeniesione do innego kraju — na przykład w przypadku, gdy jedyny dyrektor przenosi się i prowadzi działalność z nowej lokalizacji — lokalne organy podatkowe mogą uznać, że spółka stała się rezydentem podatkowym lub przynajmniej uzyskała tam obecność podlegającą opodatkowaniu. W rezultacie zyski spółki mogą zostać objęte lokalnym podatkiem od osób prawnych.

Czy muszę zarejestrować się jako podatnik VAT, pracując za granicą?

To, czy przy prowadzeniu działalności za granicą konieczna jest rejestracja jako płatnik VAT, zależy od kraju, rodzaju świadczonych usług, statusu klienta, zasad dotyczących miejsca świadczenia usług oraz ewentualnych lokalnych progów obrotowych. W niektórych krajach przedsiębiorstwa nieposiadające siedziby podlegają obowiązkowi rejestracji jako płatnicy VAT już od pierwszej dostawy podlegającej opodatkowaniu. Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością prowadząca działalność za granicą powinna zawsze przed wystawieniem faktury sprawdzić obowiązki w zakresie VAT w oparciu o konkretną umowę.

Zastrzeżenie prawne

Niniejszy artykuł ma charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej, prawnej ani finansowej. Przepisy dotyczące rezydencji podatkowej, stałego zakładu, podatku VAT, ubezpieczeń społecznych oraz umów o unikaniu podwójnego opodatkowania są w dużym stopniu uzależnione od konkretnych okoliczności i ulegają częstym zmianom. Przed wykorzystaniem któregokolwiek z powyższych punktów w konkretnym przypadku należy zawsze zasięgnąć porady wykwalifikowanego specjalisty znającego specyfikę danego kraju.