Ryzyko związane z stałą siedzibą a praca zdalna w 2026 r.

Wystarczy, że niewłaściwy pracownik będzie pracował w niewłaściwy sposób z niewłaściwego kraju, a Twoja firma może uzyskać tam status podmiotu podlegającego opodatkowaniu — co pociąga za sobą obowiązek składania zeznań podatkowych, potrącanie podatku od wynagrodzeń oraz odpowiednie kary. W 2026 r. ryzyko to nie będzie już tylko teoretyczne: organy podatkowe będą automatycznie wymieniać dane, organy regulacyjne rozszerzą przepisy kraju przyjmującego na pracowników zdalnych, a system EES będzie rejestrował każde przekroczenie granicy. W niniejszym przewodniku wyjaśniono, kiedy praca zdalna powoduje powstanie stałego zakładu (PE), jakie inne konsekwencje się z tym wiążą oraz w jaki sposób pracodawcy mogą zachować elastyczność bez narażania się na problemy podatkowe.

Co decyduje o powstaniu PE? Trzy klasyczne ścieżki

1. Stałe miejsce prowadzenia działalności: lokalizacja pozostająca do dyspozycji pracodawcy, za pośrednictwem której prowadzona jest działalność gospodarcza — za takie miejsce można uznać biuro domowe, o ile pracodawca wymaga lub oczekuje ciągłego wykonywania pracy z tego miejsca, zwłaszcza w sytuacji braku innej obecności na terenie kraju oraz gdy pełni ono kluczową rolę w ramach podstawowej działalności firmy.
2. Przedstawiciel działający w imieniu zleceniodawcy: osoba , która rutynowo zawiera umowy lub odgrywa główną rolę w procesie prowadzącym do ich zawarcia — klasycznym przykładem jest dyrektor ds. sprzedaży finalizujący transakcje z domku letniskowego za granicą.
3. Obecność kierownictwa: sytuacja, w której członkowie wyższego kierownictwa podejmują kluczowe decyzje z innego kraju, może spowodować zmianę miejsca skutecznego zarządzania — jest to najpoważniejszy skutek, ponieważ może to pociągnąć za sobą zmianę siedziby całej firmy.

Sporadyczne dni pracy zdalnej, wynikające wyłącznie z inicjatywy pracowników, rzadko prowadzą do powstania stałego miejsca pracy. Przyczyną są natomiast pewne schematy: powtarzające się pobyty, wymóg lub zachęta ze strony pracodawcy, kontakty z klientami lub podpisywanie umów oraz czas trwania mierzone w miesiącach.

Co jeszcze powoduje długi pobyt?

Warstwa	Co może zostać uruchomione	Typowe sygnały
Podatek od osób fizycznych	Pobyt w kraju przyjmującym i potrącanie podatku z wynagrodzenia	183-dniowe testy, stałe miejsce zamieszkania, centrum życiowych interesów
Ubezpieczenie społeczne	Wkłady gospodarza, o ile nie zostały uzgodnione	Zaświadczenie A1 pozwala pracownikom z UE/EOG pozostać w ramach systemu krajowego w przypadku delegowania i pracy w kilku państwach
Prawo pracy	Wprowadź obowiązkowe zabezpieczenia	Hiszpania wprowadza obowiązek rejestrowania czasu pracy dla pracowników zdalnych — kary w wysokości do 7 500 euro na pracownika
Imigracja	Prawo do pracy i pobytu	Zasada 90/180 w strefie Schengen dla osób podróżujących bez wizy; zezwolenie na pracę w ramach działalności zarobkowej
Ochrona danych	Obowiązki związane z transferami i bezpieczeństwem	Dane klientów, do których uzyskano dostęp z państw trzecich

Istnieją dwustronne rozwiązania, ale mają one ograniczony zakres: porozumienie między Szwajcarią a Francją pozwala osobom dojeżdżającym do pracy z zagranicy na telepracę w wymiarze do 40% rocznego czasu pracy z terytorium Francji — wiąże się to jednak z nowymi obowiązkami sprawozdawczymi dla pracodawców od 1 stycznia 2026 r. oraz automatyczną wymianą danych dotyczących wynagrodzeń. Ulgi i nadzór coraz częściej idą w parze.

Dlaczego rok 2026 jest punktem zwrotnym? Granice, które liczą dni

System wjazdu i wyjazdu stał się obowiązkowy na wszystkich zewnętrznych granicach strefy Schengen od 9 kwietnia 2026 r., zastępując pieczątki paszportowe danymi biometrycznymi. Każdy wjazd i wyjazd jest rejestrowany centralnie — zasada 90/180 jest obecnie egzekwowana przez bazę danych, a nie poprzez spoglądanie przez strażnika granicznego na atramentowe pieczątki. Pracownicy, którzy po cichu przedłużali swoje „workations”, oraz pracodawcy, którzy woleli o tym nie wiedzieć, stracili swoją dwuznaczność. Wizy dla cyfrowych nomadówrozwiązują część problemu osoby fizycznej, a nie pracodawcy: Portugalia wymaga miesięcznego dochodu w wysokości około 3 680 euro, Włochy – 33 000 euro rocznie oraz oświadczeń pracodawcy – jednak wiza dla nomadów ani nie uniemożliwia prowadzenia działalności gospodarczej, ani nie wyłącza przepisów prawa pracy i ubezpieczeń społecznych kraju przyjmującego. Należy traktować ją jako jedno z narzędzi imigracyjnych w ramach szerszego systemu, a nie jako sam system.

Jak radzą sobie z tym pracodawcy? Model składający się z pięciu elementów

• Najpierw zasady: należy określić , kto może pracować za granicą, gdzie i jak długo (20–30 dni roboczych w ciągu roku kalendarzowego to powszechnie stosowany pułap niskiego ryzyka), a także jakie czynności są zabronione za granicą — przede wszystkim negocjowanie i podpisywanie umów.
• Proces zatwierdzania: każdy wniosek jest rejestrowany, oceniany pod kątem ryzyka i zatwierdzany przed podróżą, a liczba dni jest śledzona centralnie — należy założyć, że organy mają wgląd w te same dane dotyczące przekraczania granic, co użytkownik.
• Weryfikacja ról: bardziej rygorystyczne ograniczenia dla pracowników działu sprzedaży, kadry kierowniczej oraz wszystkich osób posiadających uprawnienia do podpisywania dokumentów — ścieżka „agenta zależnego” to najszybsza droga do uzyskania statusu PE.
• Dokumentacja zgodna z założeniami: certyfikaty A1 lub zaświadczenia o ubezpieczeniu, kontrole 90/180, udokumentowane ustalenia dotyczące pracy w domu, dzięki którym lokal nie pozostaje do dyspozycji pracodawcy.
• Przekaż sprawę do działu kadr: jeśli ktoś rzeczywiście musi mieszkać i pracować za granicą, a jego sytuacja wykracza poza ustalone przez Ciebie limity, zatrudnij go tam zgodnie z przepisami — nasz program EOR umożliwia rozpoczęcie pracy w ciągu 3–5 dni w ponad 60 krajach, dzięki czemu relokacja nigdy nie musi wiązać się z ryzykiem podatkowym dla Twojej firmy.

Podsumowanie — najważniejsze wnioski

• Trzy modele działalności w zakresie ubezpieczeń na życie: stała siedziba (w tym obowiązkowa praca zdalna), agent zależny, obecność kadry kierowniczej.
• Jedno porozumienie może mieć wpływ na pięć obszarów jednocześnie: podatki od osób fizycznych, ubezpieczenia społeczne, prawo pracy, imigrację oraz ochronę danych.
• Od 9 kwietnia 2026 r. system EES rejestruje biometrycznie każde przekroczenie granicy strefy Schengen — zasada 90/180 jest egzekwowana za pomocą bazy danych.
• Wizy dla nomadów regulują kwestie imigracyjne danej osoby, a nie ryzyko związane z miejscem prowadzenia działalności (PE) ani z prawem pracy po stronie pracodawcy.
• Architektura operacyjna obejmuje: politykę, proces zatwierdzania, weryfikację ról, dokumentację oraz eskalację do EOR.

Najczęściej zadawane pytania

Co stanowi stałą siedzibę?

Co stanowi podstawę do uznania stałego zakładu? Zgodnie z większością umów o unikaniu podwójnego opodatkowania: stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej pozostające do dyspozycji pracodawcy (za takie może zostać uznane biuro domowe, o ile pracodawca wymaga, by praca była w nim wykonywana w sposób ciągły), zależny przedstawiciel, który zwyczajowo zawiera umowy lub doprowadza do ich zawarcia, lub faktyczne kierowanie działalnością z terytorium danego kraju. Znacznie większe znaczenie mają powtarzające się schematy działania i aktywność związana z podpisywaniem umów niż sporadyczne dni pracy zdalnej.

W jaki sposób pracodawcy mogą ograniczyć ryzyko związane z siedzibą stałą?

Pracodawcy ograniczają ryzyko związane z powstaniem stałego zakładu poprzez odpowiednie kształtowanie polityki: ograniczają liczbę dni pracy za granicą (typowy limit to 20–30 dni w roku ruchomym), zakazują negocjowania i podpisywania umów za granicą, najdokładniej weryfikują kandydatów na stanowiska sprzedażowe i kierownicze, rejestrują i zatwierdzają każdy pobyt, uzyskują zaświadczenia A1 oraz dokumentują, że biura w kraju pochodzenia nie są do dyspozycji firmy. Po przekroczeniu określonych progów należy zatrudnić daną osobę w danym kraju zgodnie z przepisami — zazwyczaj za pośrednictwem podmiotu świadczącego usługi EOR.

Czy praca zdalna powoduje powstanie statusu rezydenta podatkowego?

Praca zdalna może spowodować powstanie statusu rezydenta podatkowego u danej osoby — na podstawie testu 183 dni, stałego miejsca zamieszkania lub centrum głównych interesów w kraju przyjmującym — co wiąże się z obowiązkiem potrącania podatku u źródła przez pracodawcę w kraju przyjmującym oraz koniecznością przeprowadzenia analizy pod kątem stałego zakładu. Aspekty dotyczące osób prawnych i fizycznych ocenia się oddzielnie: pracownik może stać się rezydentem podatkowym bez tworzenia stałego zakładu i odwrotnie.

Warto przeczytać: Nowy system wjazdu i wyjazdu (EES) · Pracodawca rejestrujący (strona usługi)