Zarządzanie listą płac w Belgii może stanowić wyzwanie dla międzynarodowych pracodawców. Stosowanie wielu języków urzędowych na szczeblu regionalnym może powodować trudności komunikacyjne i opóźnienia w kontaktach z organami administracji. Ponadto przepisy dotyczące listy płac są dość skomplikowane.
Jednym z istotnych aspektów złożoności belgijskiego systemu płacowego są różnice w wysokości składek na ubezpieczenie społeczne płaconych przez pracodawców. Składki te różnią się znacznie w zależności od wielkości przedsiębiorstwa oraz obowiązujących układów zbiorowych pracy.
Konfiguracja systemu płacowego w Belgii
Przed rozpoczęciem rozliczania wynagrodzeń w Belgii przedsiębiorstwa muszą spełnić kilka wymogów administracyjnych. Pierwszym krokiem jest zarejestrowanie się jako pracodawcy w Krajowym Urzędzie Ubezpieczeń Społecznych (NSSO), który odpowiada za pobieranie składek na ubezpieczenie społeczne. Rejestracji tej można dokonać za pośrednictwem poczty elektronicznej, listownie lub za pośrednictwem portalu internetowego.
Pracodawcy muszą wykupić ubezpieczenie od wypadków przy pracy, które zaczyna obowiązywać najpóźniej w pierwszym dniu pracy pierwszego pracownika. Ponadto muszą zarejestrować się w Federalnej Służbie Publicznej ds. Finansów, aby potrącać podatek dochodowy z wynagrodzeń pracowników.
Po zarejestrowaniu się w urzędzie ubezpieczeń społecznych i urzędzie skarbowym pracodawcy są zobowiązani do złożenia elektronicznej deklaracji zatrudnienia (DIMONA) dla nowych pracowników oraz do zgłoszenia każdego pracownika, który odchodzi z firmy. Nowo zatrudnieni pracownicy zostaną dodani do elektronicznej bazy danych, co zastąpi dotychczasowy obowiązek prowadzenia fizycznego rejestru pracowników.
Międzynarodowi pracodawcy nie muszą zakładać lokalnego podmiotu prawnego w Belgii w celu zatrudniania pracowników i zarządzania listą płac, ale muszą przestrzegać tych samych procedur rejestracyjnych i deklaracyjnych, co lokalni pracodawcy. Można to osiągnąć poprzez wyznaczenie lokalnego przedstawiciela lub współpracę z lokalnym dostawcą usług płacowych. Płatności na rzecz organów administracji można również dokonywać z zagranicznego konta bankowego.
Podatek dochodowy i ubezpieczenia społeczne w Belgii
Belgia posiada solidny system zabezpieczenia społecznego, finansowany ze składek zarówno pracodawców, jak i pracowników. System ten automatycznie obejmuje pracowników i zapewnia szeroki zakres świadczeń, takich jak emerytury, opieka zdrowotna, wsparcie dla osób niepełnosprawnych, zasiłki dla bezrobotnych oraz świadczenia rodzinne.
Podatek dochodowy ma charakter progresywny i obejmuje cztery różne stawki podatkowe, przy czym najwyższa z nich wynosi 50%.
Mieszkańcy Belgii podlegają opodatkowaniu od swoich dochodów uzyskanych na całym świecie, natomiast osoby niebędące rezydentami podlegają opodatkowaniu wyłącznie od dochodów uzyskanych w Belgii. Stawki podatkowe są jednak takie same zarówno dla rezydentów, jak i dla osób niebędących rezydentami. Dochody z pracy są opodatkowane według czterech stawek:
W 2024 r. obowiązuje osobista kwota wolna od podatku w wysokości 10 570 EUR, która wzrasta, jeśli pracownik ma dzieci. Ponadto można odliczyć niektóre wydatki związane z pracą oraz inne wydatki.
Rezydenci muszą również płacić podatki gminne oprócz krajowego podatku dochodowego, które mogą wynosić od 0% do 9% należnego podatku, w zależności od gminy zamieszkania. Nierezydenci podlegający belgijskiemu podatkowi dochodowemu muszą zapłacić stawkę ryczałtową w wysokości 7%.
Dostępne są dalsze ulgi podatkowe, pod warunkiem że dochód podlegający opodatkowaniu w Belgii stanowi co najmniej 75% całkowitego dochodu uzyskanego z pracy.
W 2024 r. rząd belgijski wprowadził nowe ramy podatkowe dla ekspatriantów, umożliwiające pracownikom i dyrektorom przybywającym do Belgii w celu podjęcia pracy otrzymywanie zwolnionego z podatku zwrotu określonych kosztów związanych z pracą – do wysokości 30% ich standardowego wynagrodzenia, z limitem 90 000 EUR. Ten nowy system podatkowy wszedł w życie w styczniu 2022 r.
Pobór podatku i sprawozdawczość podatkowa
Pracodawcy mają szereg obowiązków związanych z podatkiem dochodowym swoich pracowników. Pracodawca jest odpowiedzialny za prawidłowe obliczenie i potrącenie odpowiedniej kwoty podatku dochodowego z wynagrodzenia pracowników oraz przekazanie jej do właściwego organu podatkowego. Płatności podatkowe można dokonywać co miesiąc lub co kwartał, przy czym płatności miesięczne zazwyczaj należy uiścić do 15. dnia następnego miesiąca. Jeśli łączna roczna kwota potrąconego podatku dochodowego nie przekracza 41 700 EUR, pracodawca może zdecydować się na płatności kwartalne.
Przy dokonywaniu płatności na rzecz organu podatkowego należy złożyć miesięczną deklarację podatkową zawierającą szczegółowe informacje na temat dochodu podlegającego opodatkowaniu oraz potrąconego podatku dochodowego. Pracodawcy muszą również przygotować roczne zaświadczenie podatkowe dla każdego pracownika, które należy przedłożyć zarówno organowi podatkowemu, jak i pracownikowi.
Pracownicy są zobowiązani do złożenia zeznań podatkowych na podstawie informacji zawartych w rocznych zaświadczeniach podatkowych do 30 czerwca następnego roku. Należy pamiętać, że pracownicy pozostający w związku małżeńskim (lub oficjalnie współmieszkujący) muszą złożyć wspólne zeznanie podatkowe, mimo że ich dochody są opodatkowane oddzielnie. Rok podatkowy w Belgii trwa od 1 stycznia do 31 grudnia.
Składki na ubezpieczenie społeczne
Jedynym podatkiem od wynagrodzeń, jaki pracodawcy muszą potrącać z wynagrodzeń pracowników – poza podatkiem dochodowym – jest część składki na ubezpieczenie społeczne przypadająca na pracownika.
O firmie Access Financial
Dzięki biurom w krajach Beneluksu oraz ośmiu oddziałom na całym świecie doskonale znamy wszystkie aspekty zawierania umów w Belgii i za granicą. Jesteśmy kompetentnym i profesjonalnym partnerem dla wszystkich wykonawców, agencji rekrutacyjnych oraz klientów końcowych działających na rynku belgijskim. Skontaktuj się z nami już dziś, aby uzyskać bezpłatne doradztwo i pomoc.
Nasze dane kontaktowe:
🌏 Strona internetowa: www.accessfinancial.com
📩 E-mail: [email protected]
☎ Telefon: +352 62 167 7847