Międzynarodowa firma typu „umbrella” stanowi jedno z najbardziej praktycznych rozwiązań dla przedsiębiorstw i agencji rekrutacyjnych, które muszą zatrudniać wykonawców za granicą — jednak wybór niewłaściwego dostawcy może narazić Państwa na poważne ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów, opodatkowaniem oraz utratą reputacji. Niezależnie od tego, czy są Państwo klientem korporacyjnym wchodzącym na nowe rynki, agencją rekrutacyjną budującą sieć wykonawców, czy też wykonawcą poszukującym ustrukturyzowanej i zgodnej z przepisami podatkowymi umowy, to właśnie jakość dostawcy usług typu „umbrella” zadecyduje o tym, czy współpraca przebiegnie sprawnie, czy też w przyszłości spowoduje kosztowne problemy.
W niniejszym przewodniku wyjaśniono, na co należy zwrócić uwagę, jak oceniać dostawców oraz jakie kontrole zgodności należy przeprowadzić przed zawarciem umowy w ramach globalnej struktury parasolowej.
Firma typu „umbrella” pełni rolę formalnego pracodawcy dla wykonawców i pracowników tymczasowych, którzy są zatrudnieni przy projekcie klienta, ale nie chcą — lub nie mogą — prowadzić działalności jako spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą. Firma typu „umbrella” zatrudnia pracownika, zajmuje się obliczaniem podatku PAYE i wypełnianiem obowiązków pracodawcy, a następnie przekazuje mu wynagrodzenie netto po potrąceniu należnych opłat.
W kontekście międzynarodowym model ten wykracza poza granice państw. Globalna firma parasolowa może zatrudniać wykonawców w wielu jurysdykcjach, przejmując na siebie obowiązki związane z lokalnym prawem pracy, składkami na ubezpieczenie społeczne, potrącaniem podatków oraz sprawozdawczością regulacyjną. Dla przedsiębiorstw, które muszą szybko pozyskać wykwalifikowanych pracowników w nowym kraju bez konieczności zakładania lokalnego podmiotu, usługi międzynarodowych firm parasolowych stanowią szybką i zgodną z przepisami alternatywę.
Nie wszyscy dostawcy oferują taki sam zakres usług w ramach międzynarodowych spółek parasolowych. Przed wyborem partnera należy dokładnie przeanalizować własne potrzeby i porównać je z ofertą poszczególnych dostawców. Do kluczowych usług należą:
| Obszar świadczenia usług | Na co zwrócić uwagę | Dlaczego to ma znaczenie |
| Usługi w zakresie obsługi płacowej typu „parasolowego” | Obsługa rozliczeń płacowych w danym kraju, dokładne obliczenia podatku PAYE, odcinki wypłaty w lokalnym formacie | Błędy oznaczają kary finansowe, opóźnienia w wypłatach oraz odejścia wykonawców |
| Międzynarodowe zarządzanie umowami | Umowy zgodne z lokalnymi przepisami, przeniesienie praw własności intelektualnej, poufność | Chroni klienta i wykonawcę przed sporami |
| Zgodność z przepisami w przypadku firm parasolowych | Rejestracja w urzędzie skarbowym, gotowość do kontroli, kontrole dotyczące przeciwdziałania unikaniu opodatkowania | Zmniejsza ryzyko podjęcia działań przez HMRC lub zagraniczne organy podatkowe |
| Wsparcie dla wykonawców | Indywidualna obsługa klienta, szybkie rozwiązywanie zgłoszeń, wielojęzyczna obsługa | Zmniejsza utrudnienia dla wykonawców; poprawia utrzymanie pracowników |
| Ubezpieczenie dla firm parasolowych | Ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej pracodawcy, ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej wobec osób trzecich | Niezbędna ochrona dla wykonawców pracujących na terenie obiektów klientów lub przy realizacji projektów |
Usługa obsługi płac firmy Access Financial została stworzona specjalnie z myślą o przedsiębiorstwach, które potrzebują dokładnych i zgodnych z przepisami usług płacowych typu „umbrella” w wielu jurysdykcjach, w tym w złożonych systemach podatkowych.
Zgodność firmy parasolowej z przepisami jest najważniejszym kryterium przy wyborze dostawcy. Firma parasolowa działająca zgodnie z przepisami posiada wszystkie niezbędne rejestracje, prowadzi działalność w sposób przejrzysty i nie bierze udziału w schematach unikania opodatkowania. Niezgodność z przepisami — nawet jeśli jest niezamierzona — może skutkować obowiązkiem zapłaty zaległych podatków, karami oraz rozwiązaniem umowy.
Do najważniejszych kontroli zgodności, które należy przeprowadzić, należą:
Analiza due diligence firmy typu „umbrella” powinna również obejmować sprawdzenie stabilności finansowej, referencji od klientów oraz wszelkich certyfikatów zawodowych (takich jak członkostwo w FCSA lub Professional Passport w Wielkiej Brytanii).
W przypadku rozwiązań transgranicznych firma Access Financial oferuje również szwajcarskie usługi outsourcingowe dla klientów poszukujących solidnego pod względem strukturalnym i efektywnego podatkowo modelu współpracy w Szwajcarii i na sąsiednich rynkach.
Firma pośrednicząca dla wykonawców powinna oferować coś więcej niż tylko odcinek wypłaty. Przed podpisaniem umowy wykonawcy pracujący za granicą powinni wziąć pod uwagę następujące kwestie:
W przypadku wykonawców pracujących w wielu krajach — często określanych jako „firmy parasolowe” w kontekście rozwiązań dotyczących pracowników transgranicznych — niezbędne jest również upewnienie się, że usługodawca dysponuje wiedzą specjalistyczną dotyczącą danego kraju i prawidłowo zajmie się lokalnymi rejestracjami w systemie ubezpieczeń społecznych.
Współpraca z firmą parasolową w przypadku agencji rekrutacyjnych wiąże się z określonymi obowiązkami. Zgodnie z przepisami brytyjskimi oraz podobnymi regulacjami obowiązującymi w innych jurysdykcjach agencje mają obowiązek przeprowadzenia analizy due diligence w odniesieniu do każdego dostawcy usług typu „umbrella company”, którego przedstawiają swoim wykonawcom.
Agencje powinny poszukiwać partnera nadrzędnego spośród agencji rekrutacyjnych, który:
Agencje, które nie przeprowadzają odpowiedniej weryfikacji swoich partnerów stowarzyszonych, narażają się w niektórych jurysdykcjach na odpowiedzialność solidarną za niezapłacone podatki, a także na utratę reputacji zarówno wśród klientów, jak i wykonawców.
Gdy już sporządzisz listę wybranych dostawców, uporządkuj proces ich oceny, korzystając z poniższego schematu:
| Kryteria oceny | Pytania, które warto zadać | Sygnały ostrzegawcze |
| Zasięg geograficzny | W jakich krajach prowadzicie działalność bezpośrednio, a w jakich za pośrednictwem partnerów? | Niejasne odpowiedzi; poleganie na nieujawnionych podwykonawcach |
| Dokładność i terminowość rozliczeń płacowych | Jaki jest wam wskaźnik błędów w rozliczeniach płacowych? Jakie warunki umowy SLA oferujecie w zakresie płatności? | Brak określonej umowy SLA; brak możliwości przedstawienia referencji |
| Historia przestrzegania przepisów | Czy byłeś przedmiotem jakiegokolwiek postępowania wyjaśniającego prowadzonego przez HMRC lub organ podatkowy? | Niechęć do ujawniania informacji; udział w oszustwach kredytowych |
| Technologia i sprawozdawczość | Czy oferujecie portal dla wykonawców? W jaki sposób przekazujecie sprawozdania agencjom i klientom? | Procesy realizowane wyłącznie ręcznie; brak ścieżki audytu |
| Dokumentacja umowna | Czy umowy są sprawdzane na poziomie lokalnym i czy są aktualne? | Umowy wzorcowe, które nie zostały poddane lokalnej weryfikacji prawnej |
W zakresie zarządzania umowami międzynarodowymi, które jest zgodne z lokalnymi przepisami i podlega audytowi, usługa zarządzania umowami firmy Access Financial zapewnia kompleksowe wsparcie dla przedsiębiorstw współpracujących z wykonawcami w wielu jurysdykcjach.
Czym jest międzynarodowa firma parasolowa — i czym różni się od krajowego dostawcy? Międzynarodowa firma parasolowa zatrudnia wykonawców w ramach działalności transgranicznej, przejmując pełną odpowiedzialność jako oficjalny pracodawca w każdej jurysdykcji, w której pracują pracownicy. Zarządza ona listą płac, potrącaniem podatków, składkami na ubezpieczenie społeczne oraz umowami o pracę zgodnie z lokalnym prawem, umożliwiając przedsiębiorstwom zatrudnianie pracowników z zagranicy bez konieczności zakładania lokalnego podmiotu.
Jak wybrać międzynarodową firmę parasolową, która nie spowoduje problemów związanych z przestrzeganiem przepisów? Zacznij od sprawdzenia rejestracji podatkowych i statusu regulacyjnego w każdym kraju, w którym potrzebujesz obsługi. Przejrzyj umowy SLA dotyczące dokładności rozliczeń płacowych, upewnij się, że wydano kluczowe dokumenty informacyjne, sprawdź ubezpieczenie firmy parasolowej oraz uzyskaj referencje od agencji lub klientów o podobnych wymaganiach. Oceń technologie dostawcy, infrastrukturę wsparcia dla wykonawców oraz wszelkie akredytacje zawodowe.
Dlaczego agencje rekrutacyjne korzystają z usług firm parasolowych zamiast zatrudniać wykonawców bezpośrednio? Rozwiązania oparte na firmach parasolowych pozwalają agencjom na szybkie zatrudnianie wykonawców bez przyjmowania na siebie pełnej odpowiedzialności pracodawcy. Firma parasolowa działająca zgodnie z przepisami zajmuje się rozliczeniami PAYE, składkami na ubezpieczenie społeczne (NI), składkami pracodawcy oraz obowiązkami ustawowymi — zmniejszając obciążenia administracyjne, ograniczając ryzyko prawne oraz zapewniając ustrukturyzowane ramy dla międzynarodowej obsługi płacowej wykonawców obsługujących wielu klientów i działających w różnych sektorach.
Na co powinni zwrócić uwagę wykonawcy przed podpisaniem umowy z firmą parasolową? Wykonawcy powinni priorytetowo traktować przejrzystą strukturę opłat, terminowe rozwiązania w zakresie wypłat dla wykonawców, jasny podział wynagrodzenia brutto na netto oraz dokument zawierający kluczowe informacje, w którym wyszczególniono wszystkie potrącenia. Niezbędne jest również ubezpieczenie oferowane przez firmę parasolową — obejmujące odpowiedzialność cywilną z tytułu wykonywania zawodu, odpowiedzialność pracodawcy oraz odpowiedzialność cywilną wobec osób trzecich — a także łatwo dostępne i sprawne wsparcie ze strony firmy parasolowej.
Jakie kontrole zgodności z przepisami należy przeprowadzić w przypadku firmy parasolowej przed skorzystaniem z jej usług? Analiza due diligence firmy parasolowej powinna obejmować: weryfikację rejestracji w urzędzie skarbowym, potwierdzenie statusu firmy parasolowej działającej w systemie PAYE (a nie w ramach programu pożyczkowego lub mini-parasola), sprawdzenie przykładowych odcinków wypłat pod kątem przejrzystości, weryfikację akredytacji zawodowych, takich jak członkostwo w FCSA, oraz potwierdzenie zgodności firmy parasolowej z przepisami prawnymi we wszystkich krajach, w których prowadzi ona działalność.
Czym jest dokument zawierający kluczowe informacje dla pracowników firm parasolowych i kiedy należy go wydać? Dokument zawierający kluczowe informacje, który otrzymują pracownicy firm parasolowych, to ustandaryzowane zestawienie wszystkich potrąceń finansowych — kosztów pracodawcy, składek na ubezpieczenie społeczne pracownika, podatku dochodowego oraz marży firmy parasolowej — które należy przekazać przed rozpoczęciem przez pracownika zlecenia. Wprowadzony na mocy brytyjskich przepisów w kwietniu 2020 r. dokument ten zapewnia przejrzystość w zakresie przeliczenia wynagrodzenia brutto na netto wykonawcy i stanowi cechę charakterystyczną każdej firmy parasolowej działającej zgodnie z przepisami.
W jaki sposób firmy parasolowe zajmują się rozliczaniem wynagrodzeń i podatków w imieniu wykonawców? Firma parasolowa otrzymuje stawkę za zlecenie od agencji lub klienta, potrąca składki na ubezpieczenie społeczne pracodawcy oraz wszelkie inne ustawowe koszty pracodawcy, a następnie dokonuje obliczeń w systemie PAYE, aby wypłacić wykonawcy wynagrodzenie netto. Usługi firmy parasolowej w zakresie rozliczania wynagrodzeń obejmują sporządzanie zgodnych z przepisami odcinków wypłaty, składanie zgłoszeń RTI do HMRC (lub odpowiedniego organu) oraz zarządzanie wynagrodzeniem za urlop — zapewniając pełną zgodność z przepisami podatkowymi w zakresie rozliczania wynagrodzeń wykonawców międzynarodowych.
Jakie ryzyko wiąże się z korzystaniem z usług firmy parasolowej, która nie przestrzega przepisów? Ryzyko to jest znaczne dla wszystkich stron. Wykonawcy mogą stanąć w obliczu nieoczekiwanych zobowiązań podatkowych, jeśli firma parasolowa nie potrąciła prawidłowo podatku dochodowego. Agencje mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności solidarnej za niezapłacone składki na ubezpieczenie społeczne pracodawcy. Klienci końcowi narażają się na ryzyko uchybień w zakresie należytej staranności w łańcuchu dostaw oraz utraty reputacji. Dostawcy nieprzestrzegający przepisów — zwłaszcza ci prowadzący programy pożyczkowe — byli przedmiotem dochodzeń prowadzonych przez HMRC i podlegali surowym karom, co narażało pracowników na wysokie i nieoczekiwane zobowiązania.