Weryfikacja przeszłości stała się rutynowym elementem procesu rekrutacji w Hongkongu, zwłaszcza w branżach, w których zaufanie, odpowiedzialność finansowa lub nadzór regulacyjny mają kluczowe znaczenie dla danego stanowiska. Jednak przepisy prawne regulujące gromadzenie i wykorzystywanie danych osobowych są surowe i złożone. Pracodawcy muszą przestrzegać rozporządzenia w sprawie danych osobowych (ochrona prywatności), przepisów branżowych oraz coraz wyższych oczekiwań dotyczących przejrzystości. Błędy, takie jak gromadzenie zbędnych danych lub brak uzyskania zgody, mogą prowadzić do kontroli organów regulacyjnych i zagrozić reputacji firmy. Poniżej przedstawiono bardziej szczegółowe omówienie kluczowych kwestii, które pracodawcy powinni wziąć pod uwagę podczas sprawdzania rejestrów karnych, informacji dostępnych w domenie publicznej oraz referencji.
Historia wyroków skazujących stanowi dane osobowe w rozumieniu ustawy PDPO i może być gromadzona wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne i ma bezpośrednie znaczenie dla danego stanowiska. Stanowiska wymagające wysokich standardów etycznych lub wiążące się z odpowiedzialnością za sprawy wrażliwe – takie jak usługi finansowe, praca w sektorze prawnym czy opieka nad dziećmi – częściej uzasadniają takie zapytania. Jednak w przeciwieństwie do niektórych innych jurysdykcji Hongkong praktycznie nie oferuje żadnych niezależnych metod weryfikacji rejestrów karnych.
Policja w Hongkongu może wydawać zaświadczenia o niekaralności wyłącznie na potrzeby wniosków wizowych lub adopcyjnych, a dokumenty te są wysyłane bezpośrednio do organów rządowych. Pracodawcy nie mogą opierać się na tych zaświadczeniach podczas sprawdzania kandydatów do pracy.
Niektórzy pracodawcy mogą rozważyć poproszenie kandydatów o złożenie wniosku o udostępnienie danych do Biura ds. Danych o Wyrokach Skazujących. Jest to zgodne z prawem, ale daje ograniczoną pewność: wniosek należy złożyć osobiście, odpowiedzi mogą mieć charakter ustny, jeśli nie ma odpowiedniego wpisu w rejestrze, a wszelkie informacje pisemne są przekazywane wyłącznie samemu wnioskodawcy. Pracodawcy powinni również mieć świadomość, że zgodnie z rozporządzeniem w sprawie resocjalizacji przestępców kandydaci mogą nie ujawniać wygasłych wyroków skazujących w przypadku większości stanowisk, z wyjątkiem niektórych zawodów regulowanych.
W praktyce oznacza to, że pracodawcy mogą pytać o wyroki skazujące, ale nie mogą wymagać przedstawienia dokumentów potwierdzających. Każda taka prośba musi być proporcjonalna i jasno uzasadniona.
Sprawdzanie publicznie dostępnego profilu kandydata – w mediach społecznościowych, rejestrach przedsiębiorstw lub biografiach zawodowych – jest obecnie standardową praktyką. Jednak publiczna dostępność nie oznacza nieograniczonego prawa do wykorzystywania tych danych. Zgodnie z ustawą PDPO wykorzystywanie danych osobowych do „nowego celu” bez zgody jest niezgodne z prawem.
Przed wykorzystaniem informacji dostępnych publicznie pracodawcy powinni wziąć pod uwagę następujące kwestie: pierwotny cel publikacji, ewentualne ograniczenia nałożone przez daną osobę oraz to, czy kandydat mógł w uzasadniony sposób oczekiwać, że dane te zostaną wykorzystane w procesie rekrutacji. Informacje publiczne mogą być również nieaktualne lub wprowadzające w błąd, a opieranie się na nich bez weryfikacji wiąże się z ryzykiem dokonania niesprawiedliwej oceny.
Pracodawcy powinni poinformować kandydatów, że dane znajdujące się w domenie publicznej mogą zostać poddane weryfikacji, oraz zapewnić im możliwość skorygowania nieścisłości. Jeśli cel publikacji nie jest jasny, należy uzyskać wyraźną zgodę. W przypadku korzystania z usług zewnętrznych podmiotów zajmujących się weryfikacją kandydatów umowy muszą zobowiązywać je do przestrzegania wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących ochrony danych.
Sprawdzanie referencji pozostaje ważnym narzędziem weryfikacji przydatności kandydatów, a w niektórych sektorach, takich jak bankowość, jest obowiązkowe. Program obowiązkowego sprawdzania referencji nakłada na uprawnione instytucje obowiązek wymiany informacji dotyczących postępowania z ostatnich siedmiu lat w odniesieniu do określonych stanowisk.
W przypadku wszystkich pozostałych stanowisk pracodawcy muszą uzyskać wyraźną zgodę przed skontaktowaniem się z obecnym lub byłym pracodawcą kandydata. Informacje zebrane pierwotnie na potrzeby wewnętrzne działu kadr nie mogą być zgodnie z prawem wykorzystywane ponownie do przeprowadzania weryfikacji kandydatów przez podmioty zewnętrzne bez uzyskania zgody.
Oprócz kwestii zgodności z przepisami, uzyskanie zgody jest sprawą profesjonalizmu. Skontaktowanie się z obecnym pracodawcą bez poinformowania o tym kandydata może poważnie nadszarpnąć zaufanie jeszcze przed rozpoczęciem zatrudnienia.
Skuteczna selekcja wymaga uporządkowania, umiaru i przejrzystości. Przed rozpoczęciem gromadzenia jakichkolwiek danych pracodawcy powinni wziąć pod uwagę następujące kwestie:
Jasne wewnętrzne zasady, szkolenia dla zespołów HR oraz spójne praktyki w zakresie dokumentacji pomagają zapewnić, że proces weryfikacji odbywa się zgodnie z przepisami i jest uzasadniony.
W ściśle regulowanym środowisku Hongkongu odpowiedzialna weryfikacja kandydatów ma zasadnicze znaczenie. Pracodawcy, którzy regularnie przeprowadzają takie weryfikacje, otwarcie komunikują się z kandydatami i przestrzegają rygorystycznych standardów ochrony prywatności, mogą ograniczyć ryzyko, jednocześnie wzmacniając zaufanie.
Ostatecznie świadome zatrudnianie nie wymaga inwazyjnego gromadzenia danych; wymaga jedynie rozważnej oceny, przejrzystych procesów oraz poszanowania prywatności na każdym etapie.
W jaki sposób firma Access Financial wspiera rekruterów, klientów końcowych i pracowników w Hongkongu
Access Financial specjalizuje się w umożliwianiu firmom, agencjom rekrutacyjnym, pracownikom i niezależnym wykonawcom prowadzenia działalności na całym świecie z zachowaniem pełnej zgodności z przepisami i poczuciem bezpieczeństwa. W Hongkongu oferujemy kompleksowe rozwiązania w zakresie usług „Employer of Record” (EOR), a także wsparcie w zakresie sponsorowania wiz w związku z relokacją pracowników.
Nasz zespół na bieżąco śledzi zmiany w przepisach prawa pracy oraz najnowsze tendencje w polityce imigracyjnej Hongkongu. Dzięki temu możemy pomóc klientom w uniknięciu problemów operacyjnych, przejmując odpowiedzialność za proces wdrażania nowych pracowników, zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi i prawnymi, obsługę płac, wsparcie przy relokacji oraz inne obowiązki związane z zatrudnieniem.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, w jaki sposób nasze rozwiązania w Hongkongu mogą zaspokoić potrzeby Twojej firmy, wystarczy wypełnić formularz — jeden z naszych specjalistów skontaktuje się z Tobą, aby zaproponować rozwiązanie dostosowane do Twoich potrzeb.