Numer identyfikacji podatkowej (NIP)
jest to identyfikator nadawany przez organ podatkowy osobie fizycznej lub firmie — stanowi on podstawę do rozliczeń płacowych i składania zeznań podatkowych. W każdym kraju nazywa się go inaczej (numer NI, Steuer-ID, numer AHV w kontekście podatkowym, Emirates ID), a zebranie właściwych identyfikatorów podczas rejestracji nowego pracownika jest warunkiem koniecznym do prawidłowego pobrania podatku u źródła.
Numery identyfikacyjne podatnika (TIN) w operacjach związanych z zatrudnieniem
Dział płac potrzebuje numeru identyfikacyjnego podatnika (TIN) pracownika do celów potrącania podatku i sporządzania sprawozdań na koniec roku; banki i organy administracji coraz częściej weryfikują płatności na podstawie numerów identyfikacyjnych, a międzynarodowa wymiana informacji (w ramach systemów CRS i DAC) opiera się na numerach TIN. Brak lub podanie błędnego numeru identyfikacyjnego skutkuje zastosowaniem domyślnych — zazwyczaj karnych — stawek potrącenia podatku oraz zablokowaniem możliwości złożenia zeznań podatkowych.
W ramach procesu wdrażania należy zebrać i zweryfikować lokalny numer identyfikacji podatkowej (TIN), a w przypadku zatrudnienia transgranicznego należy pamiętać, że dana osoba posiada jeden numer na każdy kraj, w którym podlega opodatkowaniu: numer TIN z kraju pochodzenia nie zastępuje numeru z kraju przyjmującego.
Najczęściej zadawane pytania
A co, jeśli nowo zatrudniona osoba nie ma jeszcze lokalnego numeru identyfikacji podatkowej (TIN)?
Większości systemów pozwala na rozpoczęcie zatrudnienia jeszcze przed otrzymaniem dokumentu tożsamości, przy czym do czasu jego dostarczenia stosowane są domyślne kody podatkowe lub stawki awaryjne — a następnie wprowadza się korekty z mocą wsteczną. Należy włączyć tę funkcję do procesu wdrażania nowego pracownika już pierwszego dnia; stawki awaryjne stosowane przez wiele miesięcy są częstą przyczyną nadpłat.
Czy numer TIN to to samo co numer ubezpieczenia społecznego?
W niektórych krajach jeden numer pełni obie funkcje (szerokie zastosowanie szwajcarskiego numeru AHV); w innych natomiast stosuje się odrębne numery identyfikacyjne do celów podatkowych i socjalnych (niemiecki Steuer-ID a SV-Nummer). W systemach płacowych należy określić, który numer odpowiada danemu kanałowi sprawozdawczości w poszczególnych krajach.