Pracownik oddelegowany
to pracownik oddelegowany przez pracodawcę do tymczasowej pracy w innym państwie członkowskim UE lub EOG, przy czym pozostaje on zatrudniony w kraju macierzystym. Oddelegowania reguluje dyrektywa UE w sprawie oddelegowywania pracowników: obowiązują wynagrodzenie i warunki pracy obowiązujące w kraju przyjmującym, wymagane jest uprzednie zgłoszenie, a ubezpieczenie społeczne pozostaje oparte na systemie kraju macierzystego na podstawie zaświadczenia A1.
Jak będą funkcjonować przepisy UE dotyczące pracowników delegowanych w 2026 roku?
Z każdym oddelegowaniem wiążą się trzy obowiązki. Po pierwsze, zgłoszenie: pracodawca zgłasza oddelegowanie na portalu państwa przyjmującego przed rozpoczęciem pracy (SIPSI we Francji, LIMOSA w Belgii, portal zgłoszeniowy w Szwajcarii). Po drugie, warunki obowiązujące w państwie przyjmującym: oddelegowani pracownicy muszą otrzymywać od pierwszego dnia obowiązkowe składniki wynagrodzenia przewidziane w państwie przyjmującym — w tym dodatki i stawki wynikające z branżowych układów zbiorowych. Po trzecie, ubezpieczenie społeczne: zaświadczenie A1 pozwala pracownikowi pozostać w systemie ubezpieczeń społecznych państwa macierzystego.
Po upływie 12 miesięcy (z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy poprzez zgłoszenie) zastosowanie mają niemal wszystkie przepisy prawa pracy kraju przyjmującego, a nie tylko podstawowe zasady dotyczące wynagrodzenia — jest to system „długoterminowego oddelegowania” wprowadzony w ramach nowelizacji dyrektywy z 2018 roku.
Kiedy pracownik jest pracownikiem oddelegowanym, a kiedy nie?
Przepisy te mają zastosowanie, gdy:
- Istnieje prawdziwa praca zdalna: pracownik na co dzień pracuje dla pracodawcy w swoim kraju i wraca do niego po zakończeniu zlecenia.
- Usługa ma charakter tymczasowy: jest związana z umową lub oddelegowaniem wewnątrzgrupowym, a nie z trwałym przeniesieniem.
- Pracodawca musi faktycznie prowadzić działalność w państwie macierzystym: firmy-skrzynki pocztowe, które zgłaszają pracowników, których w rzeczywistości nigdy nie zatrudniają w swoim kraju, nie spełniają tego wymogu.
Osoby zatrudniane lokalnie w kraju przyjmującym, pracownicy przenoszeni na stałe oraz wykonawcy prowadzący działalność na własny rachunek nie podlegają systemowi delegowania pracowników — każda z tych grup wymaga odrębnej struktury, często polegającej na lokalnym zatrudnieniu za pośrednictwem „Employer of Record”. Strona poświęcona zaświadczeniu A1 szczegółowo omawia kwestie związane z ubezpieczeniem społecznym.
Typowe błędy
- Zgłoszenie z opóźnieniem lub brak zgłoszenia: podczas każdej kontroli w pierwszej kolejności sprawdzane są portale takie jak SIPSI i LIMOSA.
- Wynagrodzenie zgodnie ze stawkami krajowymi: od pierwszego dnia obowiązują elementy wynagrodzenia obowiązujące w kraju przyjmującym, w tym stawki określone w układzie zbiorowym.
- Zapomnienie o formularzu A1: złożenie wniosku bez udokumentowanych zaświadczeń o ubezpieczeniu społecznym w kraju pochodzenia skutkuje nałożeniem natychmiastowego obowiązku opłacenia składek.
- Brak 12-miesięcznego terminu na zmianę: długoterminowe oddelegowania są po cichu w pełni przekształcane zgodnie z prawem pracy kraju przyjmującego.
Tabela odniesień
| Obowiązek | Termin | Gdzie |
|---|---|---|
| Powiadomienie o opublikowaniu | Przed pierwszym dniem | Portal państwa przyjmującego (SIPSI, LIMOSA itp.) |
| Wniosek o wydanie certyfikatu A1 | Przed rozpoczęciem publikacji lub w momencie jej rozpoczęcia | Krajowa instytucja ubezpieczeń społecznych |
| Zgodność z przepisami płacowymi kraju przyjmującego | Od samego początku | Wszystkie obowiązkowe elementy, w tym stawki CBA |
| Kompleksowe przepisy dotyczące zatrudnienia u pracodawcy | Po 12 (lub 18) miesiącach | System oddelegowań długoterminowych |
Jak sprawić, by posty były odporne na kontrolę
Kontrole dotyczące delegowania pracowników skupiają się na branży budowlanej, usługach przemysłowych i doradztwie informatycznym, a pierwszymi wymaganymi dokumentami są zgłoszenie oraz zaświadczenie A1 — brak któregokolwiek z nich skutkuje natychmiastowymi karami w Francji, Belgii i Austrii. Należy uwzględnić oba te elementy w listach kontrolnych dotyczących uruchomienia projektu, zamiast dodawać je później. Firma Access Financial zajmuje się zarządzaniem zgłoszeniami, wnioskami o zaświadczenie A1 oraz zgodną z przepisami obsługą płacową w przypadku delegowań transgranicznych — warto poprosić o przegląd zgodności delegowań.
Najczęściej zadawane pytania
Na czym polega zasada 12 miesięcy w odniesieniu do pracowników oddelegowanych?
Po upływie 12 miesięcy oddelegowania — okres ten można przedłużyć do 18 miesięcy na podstawie odpowiedniego zawiadomienia — prawie w całości zastosowanie mają przepisy prawa pracy kraju przyjmującego, wykraczające poza obowiązkowe podstawowe warunki wynagrodzenia obowiązujące od pierwszego dnia. Ten system „długoterminowego oddelegowania” skutecznie przekształca przedłużone oddelegowania w stosunki pracy regulowane prawem kraju przyjmującego, dlatego oddelegowania należy planować i monitorować pod kątem upływającego czasu.
Czy pracownicy oddelegowani potrzebują wizy?
Obywatele UE/EOG oddelegowani na terenie Unii nie potrzebują wizy. Obywatele państw trzecich zatrudnieni w jednym państwie członkowskim mogą zostać oddelegowani do innego państwa na mocy wyjątku wynikającego z orzecznictwa w sprawie Vander Elst — zazwyczaj bez konieczności uzyskania nowego zezwolenia na pracę, ale często z wizą lub zgłoszeniem, co zależy od przepisów państwa przyjmującego. Oddelegowanie do państw spoza UE, takich jak Szwajcaria, podlega odrębnym przepisom dotyczącym zgłoszeń i zezwoleń.
Co się stanie, jeśli pominiemy powiadomienie o opublikowaniu?
Kary nakładane są na każdego pracownika i za każde naruszenie — we Francji i Austrii sięgają one kilku tysięcy euro za każdy przypadek, a w przypadku ponownych naruszeń kwoty są wyższe — a inspektorzy mogą zawiesić świadczenie usług. Klienci w krajach o surowych przepisach ponoszą współodpowiedzialność za uchybienia swoich podwykonawców, dlatego generalni wykonawcy coraz częściej wymagają przedstawienia dowodu zgłoszenia oraz zaświadczenia A1 przed udzieleniem dostępu do placu budowy.