Ryzyko związane z stałą bazą operacyjną (PE)
istnieje ryzyko, że działalność przedsiębiorstwa w innym kraju — w postaci oddziału, agenta zależnego, a czasem pracownika pracującego zdalnie — spowoduje powstanie tam podlegającej opodatkowaniu obecności przedsiębiorstwa. Gdy już powstanie stały punkt obecności (PE), państwo przyjmujące może opodatkować przypisane zyski oraz wymagać rejestracji i składania dokumentacji, a nakładanie podatków często obejmuje okres sięgający wielu lat wstecz.
W jaki sposób powstaje stały zakład w 2026 roku?
Dwa klasyczne kryteria w prawie umów międzynarodowych (art. 5 i 7 wzorcowych postanowień OECD): stałe miejsce prowadzenia działalności, za pośrednictwem którego przedsiębiorstwo prowadzi działalność — biura, warsztaty, a w przypadku bardziej rygorystycznych interpretacji również domowe biuro wykorzystywane regularnie do celów działalności pracodawcy — oraz zależny przedstawiciel, który zwyczajowo zawiera umowy lub odgrywa główną rolę prowadzącą do ich zawarcia w imieniu przedsiębiorstwa.
Praca zdalna sprawiła, że kwestia ta przeskoczyła z działów podatkowych do działów kadr: dyrektor ds. sprzedaży osiedlający się za granicą, kierownik krajowy „pracujący z domu” czy oddelegowanie, które po cichu się przedłuża – każda z tych sytuacji może przekroczyć granicę, a sformułowania umów zawartych po wdrożeniu BEPS obejmują nie tylko moment podpisania umowy, ale także proces jej negocjacji.
Jakie są konsekwencje — i jakie środki zaradcze?
W przypadku stwierdzenia PE:
- Podatek od osób prawnych i sprawozdawczość: zyski przypisane do stałego zakładu podlegają opodatkowaniu na szczeblu lokalnym, co wiąże się z obowiązkami rejestracyjnymi, księgowymi, a często także z konsekwencjami w zakresie podatku VAT, naliczanymi z mocą wsteczną.
- Konsekwencje dla listy płac: spółka prywatna ponosząca koszty zatrudnienia pozbawia każdego pracującego w niej pracownika 183-dniowej ochrony.
- Kary i odsetki: przepisy dotyczące braku rejestracji przewidują nałożenie dodatkowych opłat oprócz ponownie obliczonego podatku.
Ograniczanie ryzyka polega na odpowiednim zaprojektowaniu ról oraz strukturze: należy unikać umieszczania podmiotu uprawnionego do zawierania umów w kraju przyjmującym, jasno określić granice zadań przygotowawczych i pomocniczych, stosować zasady przydzielania zadań z ograniczeniami czasowymi i zakresem działań — oraz zatrudniać lokalny personel za pośrednictwem podmiotu lub pracodawcy rejestrującego (EOR). Pracodawca rejestrujący zatrudnia daną osobę i eliminuje ryzyko związane z prawem pracy; analiza stałego zakładu (PE) w odniesieniu do czynności wykonywanych przez tę osobę na Państwa rzecz pozostaje jednak aktualna, dlatego też konieczna jest weryfikacja nie tylko umów, ale także ról.
Typowe błędy
- Obserwujemy biura, a nie ludzi: nowoczesny fundusz private equity wkracza z laptopem dyrektora ds. sprzedaży, a nie z umową najmu.
- Zakładając, że rozwiązanie w postaci EOR rozwiązuje tę kwestię: EOR eliminuje ryzyko związane z zatrudnieniem; Twoja działalność gospodarcza w danym kraju nadal się liczy.
- Zaniedbywanie funkcji „łącznikowych”: zadania przygotowawcze i pomocnicze tracą sens w momencie, gdy biuro rozpoczyna negocjacje cenowe.
- Brak danych dotyczących podróży: władze coraz częściej odtwarzają przebieg pobytu na podstawie danych z systemu EES i rejestrów imigracyjnych — warto mieć te same dane.
Tabela odniesień
| Wyzwalacz | Poziom ryzyka | Dlaczego |
|---|---|---|
| Pracownicy działu sprzedaży prowadzący negocjacje w kraju gospodarza | Wysoki | PE z podmiotem zależnym — liczą się negocjacje, a nie tylko podpisanie umowy |
| Długotrwałe prowadzenie działalności gospodarczej w domu | Średni–wysoki | Argumenty dotyczące stałych lokalizacji zyskują coraz większą akceptację |
| Decyzje kierownictwa wyższego szczebla podejmowane na szczeblu lokalnym | Średni–wysoki | Miejsce prowadzenia działalności a narażenie na stałą bazę operacyjną |
| Stanowiska w dziale administracyjnym / wsparcia | Niżej | Często mają charakter przygotowawczy lub pomocniczy — ale należy to ocenić |
| Krótkoterminowe prace projektowe mieszczące się w limitach określonych w umowie | Niżej | W przypadku elementów konstrukcyjnych PE stosuje się wyraźne testy trwałości |
Zarządzanie narażeniem na zanieczyszczenia powietrza bez ograniczania mobilności
Zarządzanie ryzykiem związanym z stałą bazą (PE) polega zasadniczo na inwentaryzacji: należy wiedzieć, kto gdzie pracuje, czym się zajmuje i jakie ma uprawnienia — ten sam zbiór danych, który służy do obsługi listy płac i zapewnienia zgodności z przepisami imigracyjnymi. Firmy, które prowadzą taki przegląd, wychwytują zmiany w zakresie pełnionych funkcji, zanim zrobią to organy podatkowe; dane dotyczące podróży z epoki EES sprawiają, że organy te mają coraz większe możliwości w tym zakresie. Access Financial analizuje wzorce pracy transgranicznej w połączeniu ze swoimi usługami EOR i obsługą listy płac — zamów analizę ryzyka związanego z stałą bazą (PE) dla swoich pracowników zdalnych i mobilnych.
Najczęściej zadawane pytania
Poniżej znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania.
Czy jeden pracownik zdalny może stanowić stałe miejsce prowadzenia działalności?
Tak, w niewłaściwej roli: sprzedawca, który rutynowo negocjuje umowy z terytorium kraju przyjmującego, stanowi klasyczny przykład stałego przedstawiciela (PE), a wiele organów uznaje obecnie regularnie wykorzystywane biuro w kraju macierzystym za stałe miejsce prowadzenia działalności. Programista piszący kod rzadko stanowi stałego przedstawiciela; natomiast kierownik krajowy podpisujący umowy – już tak. Analiza odbywa się z uwzględnieniem poszczególnych ról.
Czy zastosowanie metody EOR eliminuje ryzyko związane z PE?
Nie — a wiarygodni dostawcy jasno to podkreślają. Usługa EOR eliminuje ryzyko związane z prawem pracy i obsługą płac, ponieważ to ona jest prawnym pracodawcą, ale istnienie stałego miejsca prowadzenia działalności (PE) zależy od tego, jaką działalność prowadzi Twoja firma w danym kraju: przedstawiciel handlowy zatrudniony przez EOR, który zawiera umowy w Twoim imieniu, może nadal stanowić podstawę do uznania stałego miejsca prowadzenia działalności (PE) jako agenta zależnego. Należy połączyć usługę EOR z odpowiednim określeniem zakresu obowiązków i ograniczeniami uprawnień.
Czym jest działalność „przygotowawcza lub pomocnicza”?
Wyłączenia przewidziane w traktacie dotyczą stałych miejsc wykorzystywanych wyłącznie do celów przygotowawczych lub pomocniczych — magazynowania, ekspozycji, gromadzenia informacji, współpracy. Kryterium jest funkcjonalne: „biuro łącznikowe”, które faktycznie negocjuje ceny, nie pełni funkcji ani przygotowawczej, ani pomocniczej. Przepisy dotyczące przeciwdziałania fragmentacji, wprowadzone w następstwie inicjatywy BEPS, uniemożliwiają również przedsiębiorstwom dzielenie rzeczywistej działalności na kilka „pomocniczych” części.