Zwrot kosztów
polega na zwracaniu pracownikom kosztów poniesionych w związku z pracą — kosztów podróży, sprzętu, reprezentacji — na podstawie rachunków lub zatwierdzonych stawek. Jeśli proces ten jest przeprowadzany prawidłowo, kwoty te są zwolnione z podatku dla pracownika i stanowią koszt uzyskania przychodu dla pracodawcy; w przypadku niedokładnego rozliczania stają się one wynagrodzeniem podlegającym opodatkowaniu i mogą stanowić podstawę do ustaleń kontrolnych.
Zasady polityki, które spełniają wymogi audytów
Należy zwracać rzeczywiste, udokumentowane koszty poniesione w celach służbowych — wraz z załączonymi rachunkami, wskazaniem osoby zatwierdzającej oraz opublikowanymi limitami dla poszczególnych kategorii. W przypadku istnienia ryczałtów (diet, stawek za pracę w domu oraz stawek za przejechane kilometry) należy stosować oficjalne kwoty; w przeciwnym razie należy wyszczególnić poszczególne pozycje. Powtarzające się płatności ryczałtowe z tytułu „wydatków” bez odpowiednich dowodów są w większości systemów podatkowych traktowane jako wynagrodzenie pod inną nazwą.
W przypadku wykonawców wydatki należy ujmować w rozliczeniu handlowym lub na fakturze za usługi — zwracanie kosztów wykonawcom na zasadach podobnych do tych obowiązujących pracowników powoduje pojawienie się dodatkowego wskaźnika integracji w klasyfikacji. Zobacz : dieta dzienna.
Najczęściej zadawane pytania
Czy możemy zwrócić koszty związane z pracą w domu bez opodatkowania?
Wiele krajów zapewnia obecnie ryczałtowe dodatki na pracę zdalną lub określone zwroty kosztów zwolnione z podatku (sprzęt, abonamenty internetowe) z rocznymi limitami; inne kraje opodatkowują wszelkie kwoty wykraczające poza pożyczki na sprzęt. Przepisy obowiązujące po 2020 r. różnią się w zależności od stanu — warto sprawdzić limity obowiązujące w bieżącym roku, a nie opierać się na wspomnieniach z czasów pandemii.
Jak długo należy przechowywać dokumentację wydatków?
W przypadku dokumentacji płacowej i księgowej — zazwyczaj 5–10 lat w zależności od kraju. Cyfrowe pokwitowania są powszechnie akceptowane, o ile sposób ich przechowywania spełnia wymogi audytowe; wymagana jest możliwość odtworzenia danych, a nie forma papierowa.