Sprawdzenie przeszłości
polega na weryfikacji historii kandydata przed zatrudnieniem — tożsamości, wykształcenia, przebiegu zatrudnienia oraz, o ile jest to zgodne z prawem, informacji o karalności lub historii kredytowej. W Europie, zgodnie z RODO, kontrole ograniczają się do sprawdzania danych istotnych dla danego stanowiska i proporcjonalnych do celu; w innych regionach dopuszcza się szerszy zakres, a niektóre nakładają obowiązek przeprowadzania określonych kontroli w przypadku stanowisk podlegających regulacjom.
Co można zweryfikować — a czego nie
Tożsamość, prawo do pracy, wykształcenie i dotychczasowe doświadczenie zawodowe są weryfikowane niemal wszędzie za zgodą zainteresowanego. Dostęp do rejestru karnego stanowi punkt sporny: niektóre stany dopuszczają przedkładanie przez kandydatów zaświadczeń w przypadku określonych stanowisk (usługi finansowe, praca z dziećmi), podczas gdy powszechne sprawdzanie rejestru karnego jest niezgodne z prawem w większości krajów europejskich. Sprawdzanie historii kredytowej jest również ograniczone do określonych stanowisk. Analiza profili w mediach społecznościowych podlega ogólnym przepisom o ochronie danych — jest udokumentowana, proporcjonalna lub nie ma miejsca.
W razie potrzeby (w sektorach podlegających regulacjom) przed rozpoczęciem pracy należy przeprowadzić weryfikację za pośrednictwem legalnego pracodawcy za zgodą kandydata oraz przechowywać wyniki tych weryfikacji w ograniczonym zakresie. Zobacz: RODO w kontekście zatrudnienia.
Najczęściej zadawane pytania
Czy możemy wprowadzić jeden ogólny standard sprawdzania przeszłości?
Ogólne zasady mają charakter globalny (tożsamość, uprawnienia do pracy, historia zatrudnienia); ograniczenia mają charakter lokalny. Przeprowadzenie w Niemczech lub we Francji kompleksowej weryfikacji wzorowanej na standardach amerykańskich stanowi naruszenie przepisów dotyczących ochrony danych i prawa pracy. Programy określają podstawowy zakres oraz dodatkowe wymogi krajowe dla stanowisk podlegających regulacjom.
Na jakim etapie procesu mogą być przeprowadzane kontrole?
Zazwyczaj proces ten odbywa się po złożeniu oferty lub na późnym etapie rekrutacji, po uzyskaniu świadomej zgody; niektóre czynności weryfikacyjne (związane z prawem do pracy) muszą zostać zakończone przed pierwszym dniem pracy, a w sektorach podlegających regulacjom mogą być wymagane jeszcze przed rozpoczęciem pracy. Ogólne wczesne sprawdzanie puli kandydatów to praktyka, za którą organy regulacyjne nakładają kary.