Błędy popełniane podczas globalnej ekspansji w ciągu pierwszych 12 miesięcy mogą niepostrzeżenie wyczerpać budżety, opóźnić generowanie przychodów i spowodować nałożenie kar za nieprzestrzeganie przepisów, zanim nowy rynek zdąży w ogóle zacząć przynosić zyski. W niniejszym artykule omówiono najczęstsze błędy popełniane przez firmy wchodzące na rynek nowego kraju, przyczyny ich powtarzalnego występowania oraz sposoby uniknięcia każdego z nich dzięki odpowiedniej strukturze, partnerom i wyczuciu czasu — niezależnie od tego, czy rozbudowujesz firmę typu SaaS, agencję konsultingową, czy też transgraniczny zespół inżynierów.
Dlaczego pierwsze 12 miesięcy mają decydujące znaczenie
To właśnie w pierwszym roku działalności na nowym rynku większość zagrożeń związanych z ekspansją zagraniczną staje się rzeczywistością — a nie tylko teorią. Składa się (lub pomija) zgłoszenia podatkowe, podpisuje umowy o pracę zgodnie z nieznanym prawem, a cykle rozliczeń płacowych zaczynają przebiegać w walutach obcych. Błędy popełnione podczas międzynarodowej ekspansji w tym okresie rzadko ujawniają się od razu; pojawiają się one trzy do sześciu miesięcy później w postaci ustaleń z kontroli, niedotrzymania terminów wypłat lub braku zaangażowania zespołu założycielskiego, któremu zgodnie z prawem nie można wypłacić wynagrodzenia.
Większość zespołów kierowniczych nie docenia dwóch kwestii: tego, ile czasu faktycznie zajmuje założenie podmiotu gospodarczego (zazwyczaj 6–12 tygodni w takich krajach jak Niemcy, Francja czy Zjednoczone Emiraty Arabskie), oraz tego, jak szybko zaczynają narastać lokalne zobowiązania związane z zatrudnieniem, podatkami i ubezpieczeniami społecznymi już od momentu zatrudnienia pierwszej osoby lub podpisania pierwszej umowy. Firmy, które odnoszą sukces, traktują pierwszy rok jako okres uporządkowanego wdrażania zgodności z przepisami i działalności operacyjnej, a nie jako sprint sprzedażowy.
Siedem błędów związanych z ekspansją międzynarodową, które mogą zniweczyć plany na pierwszy rok działalności
W setkach projektów ekspansji powtarza się ten sam schemat błędów związanych z rozwojem globalnym. Nie są one niczym niezwykłym — są przewidywalne i właśnie dlatego można ich uniknąć dzięki odpowiedniemu przygotowaniu.
1. Traktowanie współpracy z wykonawcami jako rozwiązania długoterminowego
Zatrudnianie lokalnych specjalistów jako niezależnych wykonawców jest często najszybszym sposobem na wejście na rynek, ale traktowanie tego jako modelu długoterminowego stanowi jeden z najkosztowniejszych błędów związanych z ekspansją globalną. Przepisy dotyczące błędnej klasyfikacji w takich krajach jak Hiszpania, Holandia, Niemcy i Australia uległy znacznemu zaostrzeniu, a zmiana klasyfikacji może pociągać za sobą konieczność uiszczenia z mocą wsteczną składek na ubezpieczenie społeczne, podatku dochodowego, wynagrodzenia za urlop oraz kar za rozwiązanie umowy, sięgających aż do momentu rozpoczęcia pierwotnej współpracy.
2. Niedocenianie ryzyka związanego z stałym miejscem prowadzenia działalności (PE)
Już jeden pracownik wyższego szczebla, który z zagranicy podpisuje umowy, negocjuje ceny lub obsługuje lokalnych klientów, może spowodować powstanie stałego zakładu — narażając spółkę dominującą na obowiązek zapłaty podatku dochodowego od osób prawnych w tej jurysdykcji. Jest to jedno z najczęściej pomijanych zagrożeń związanych z ekspansją zagraniczną, zwłaszcza w firmach działających głównie zdalnie, gdzie kierownictwo zakłada, że brak biura oznacza brak obecności podatkowej.
3. Wybór niewłaściwego samochodu na początek
Zakładanie lokalnej spółki zależnej, gdy trzeba zatrudnić tylko dwie osoby, to przesada. Z drugiej strony, poleganie na wykonawcach, gdy potrzeba dziesięciu pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin, jest rozwiązaniem nieopłacalnym. Wybór odpowiedniej formy działalności (podmiot, EOR, AOR lub oddział) zależy od liczby pracowników, zakresu funkcji, horyzontu czasowego i modelu generowania przychodów — a nie od tego, które rozwiązanie jest najtańsze w pierwszym tygodniu.
4. Nieprzestrzeganie lokalnych cykli rozliczania wynagrodzeń i terminów ustawowych
Wypłaty wynagrodzeń we Francji realizowane są w ostatnim dniu roboczym miesiąca, przy czym obowiązują ścisłe wymogi dotyczące trzynastej pensji. W Zjednoczonych Emiratach Arabskich wynagrodzenia muszą być rozliczane za pośrednictwem Systemu Ochrony Płac. W Niemczech składki na ubezpieczenie społeczne należy uiścić w trzecim przedostatnim dniu roboczym miesiąca. Nieprzestrzeganie tych terminów nie skutkuje wysłaniem e-maila z ostrzeżeniem — pociąga za sobą kary finansowe, a w niektórych jurysdykcjach nawet odpowiedzialność karną dyrektora.
5. Sporządzanie umów o pracę na podstawie wzoru firmy macierzystej
Umowa o pracę sporządzona według wzoru amerykańskiego lub brytyjskiego, wprowadzona na rynek włoski, francuski lub niemiecki, jest w praktyce częściowo lub całkowicie niewykonalna. Okresy próbne, okresy wypowiedzenia, wykonalność postanowień o zakazie konkurencji oraz podstawy rozwiązania umowy są określane przez lokalne przepisy ustawowe lub układy zbiorowe — a nie przez same postanowienia umowy.
6. Zaniżanie kosztów związanych z zatrudnieniem
Wynagrodzenie nominalne rzadko odzwierciedla rzeczywisty koszt. Składki na ubezpieczenie społeczne płacone przez pracodawcę wahają się od około 8% w Wielkiej Brytanii do ponad 40% we Francji. Obowiązkowe świadczenia, trzynasta i czternasta pensja, rezerwy na odprawy oraz bony żywieniowe dodatkowo zwiększają koszty. Firmy, które planują budżet w oparciu o zasadę „wynagrodzenie + 20%”, rutynowo przekraczają założenia o 15–25% już w ciągu dwóch kwartałów.
7. Opóźnianie kontroli imigracyjnych i kontroli uprawnień do pracy
Proces sponsorowania zatrudnienia pracownika z doświadczeniem w Wielkiej Brytanii, Holandii lub Singapurze może trwać od 6 do 10 tygodni, jeśli podmiot posiada już odpowiednią licencję — a od 4 do 6 miesięcy, jeśli jej nie posiada. Firmy, które najpierw składają ofertę, a dopiero potem zajmują się kwestiami imigracyjnymi, często tracą kandydatów lub naruszają przepisy dotyczące prawa do pracy obowiązujące w kraju przyjmującym.
W poniższej tabeli podsumowano, w jaki sposób zazwyczaj przejawia się każdy z błędów, jakie są jego skutki finansowe lub związane z przestrzeganiem przepisów oraz jakie praktyczne środki można podjąć w celu ich ograniczenia.
Błąd
Typowe skutki
Ograniczanie skutków
Błędna klasyfikacja wykonawcy
Podatki zaległe, składki na ubezpieczenie społeczne, odprawy — często z mocą wsteczną za okres 18–36 miesięcy
Współpracuj z firmą EOR w przypadku pracowników etatowych; z firmą AOR w przypadku prawdziwych wykonawców
Stała placówka
Obciążenie podatkiem od osób prawnych od dochodów lokalnych + kary
Ocena ryzyka w zakresie PE przed zatrudnieniem pierwszego pracownika na stanowisku kierowniczym za granicą
Nieprawidłowy pojazd
Poniesione koszty prawne i koszty związane z uruchomieniem działalności w wysokości od 15 000 do 40 000 euro lub wstrzymanie procesu rekrutacji
Wybierz model w oparciu o 24-miesięczny plan zatrudnienia
Nie dotrzymanie terminów wypłaty wynagrodzeń
Kary pieniężne, opłaty za opóźnienia w złożeniu dokumentów, spory pracownicze
Lokalny dostawca usług płacowych w danym kraju, stosujący kalendarz ustawowy
Wzory umów o pracę
Postanowienia niewykonalne; roszczenia z tytułu bezprawnego zwolnienia
Umowy dotyczące poszczególnych krajów sprawdzone przez lokalnych doradców prawnych
Zaniżone koszty pracodawcy
Przekroczenie budżetu o 15–25% w pierwszym roku
Stworzyć kalkulatory kosztów pracodawcy dostosowane do poszczególnych krajów
Późne planowanie imigracji
Zagubieni kandydaci; naruszenia prawa do pracy
Rozpocznij ocenę imigracyjną równolegle z otrzymaniem listu z ofertą pracy
W jaki sposób błędy w zakresie globalnego wzrostu gospodarczego przekładają się na straty finansowe
Większość problemów związanych z rozwojem firmy w pierwszym roku działalności nie wygląda na kryzys, gdy się pojawiają. Wyglądają one jak drobne sprawy administracyjne — opóźnienie w zapłacie faktury od wykonawcy, brak numeru identyfikacji podatkowej, klauzula okresu próbnego skopiowana z szablonu centrali. To właśnie efekt kumulacji powoduje szkody.
Typowy schemat: firma zatrudnia trzech wykonawców w Niemczech w pierwszym miesiącu, ogłasza czwarte stanowisko w czwartym miesiącu, podpisuje umowę najmu niewielkiego biura w szóstym miesiącu, a następnie w dziewiątym miesiącu otrzymuje pismo od Deutsche Rentenversicherung. W tym momencie stosunki z wykonawcami trwają już na tyle długo, że zmiana klasyfikacji powoduje konieczność uiszczenia zaległych składek na ubezpieczenie społeczne w wysokości około 20% od pracodawcy + 20% od pracownika za każde zlecenie — co stanowi zobowiązanie rzędu sześciocyfrowego, które dziewięć miesięcy wcześniej nie istniało.
Składki pracodawcy naliczone z mocą wsteczną w odniesieniu do błędnie zaklasyfikowanych wykonawców
Kary za opóźnienie w złożeniu zgłoszeń dotyczących wynagrodzeń, podatku VAT lub podatku dochodowego od osób prawnych
Obowiązki dotyczące odpraw i okresów wypowiedzenia wynikające z prawa lokalnego — a nie prawa spółki dominującej —
Strata kursowa wynikająca z wystawienia faktury w niewłaściwym podmiocie lub jurysdykcji
Odpisy związane z rekrutacją w przypadku wycofania ofert pracy z powodu opóźnień w procedurach imigracyjnych
Sytuacje charakterystyczne dla poszczególnych krajów, które zaskakują zespoły
Sposób zapewniania zgodności z przepisami różni się znacznie w zależności od jurysdykcji. Poniższa tabela przedstawia obszary, w których firmy najczęściej nie doceniają stopnia złożoności w pierwszym roku działalności.
Kraj
Typowe pułapki na pierwszym roku studiów
Sygnał praktyczny
Niemcy
Zmiana klasyfikacji „Scheinselbstständigkeit” (pozorna samozatrudnienie)
Długoterminowa współpraca z jednym klientem = wysokie ryzyko
Francja
Niedoszacowanie opłat pracodawców wynoszących około 42–45% oraz sztywność wskaźnika CDI
Liczba pracowników w budżecie pomnożona przez wynagrodzenie × 1,45, a nie 1,20
Holandia
Egzekwowanie przepisów ustawy DBA wobec wykonawców od 2025 r.
Obecne modele umów z wykonawcami wymagają przeglądu przed przedłużeniem
Wielka Brytania
Opóźnienia w wydawaniu licencji sponsorskich oraz ustalanie statusu w ramach IR35
Przed złożeniem ofert należy zaplanować uzyskanie licencji i wydanie zaświadczenia o zgodności (CoS)
Zjednoczone Emiraty Arabskie
Niezgodność z przepisami dotyczącymi listy płac w systemie WPS; niejasności związane z rozróżnieniem między kontynentem a strefą wolnocłową
Od samego początku dostosuj jurysdykcję do modelu rozliczeń z klientami
Singapur
Limity dotyczące zezwoleń na pracę oraz wskaźniki zależności
Należy zweryfikować wskaźniki przed podjęciem decyzji o zatrudnieniu lokalnych pracowników
Praktyczne wskazówki pozwalające uniknąć problemów związanych z rozwojem w pierwszym roku działalności
Unikanie błędów związanych z ekspansją na rynki międzynarodowe sprowadza się przede wszystkim do właściwej kolejności działań. Najtańsze rozwiązanie to takie, które wprowadza się przed podpisaniem umowy; najdroższe to takie, które wprowadza się po otrzymaniu pisma od organu regulacyjnego. Poniższa sekwencja działań sprawdza się w większości jurysdykcji.
Przed wyborem instrumentu inwestycyjnego należy określił plan zatrudnienia na okres 24 miesięcy dla poszczególnych krajów.
Przeprowadź analizę ryzyka związanego z stałym miejscem prowadzenia działalności, zanim pierwszy pracownik na stanowisku kierowniczym rozpocznie pracę na miejscu.
Wybierz między spółką, modelem EOR, AOR lub oddziałem, kierując się liczbą pracowników, zakresem funkcji i horyzontem czasowym — a nie kosztem początkowym.
Opracuj model kosztów pracodawcy dostosowany do konkretnego kraju (wynagrodzenie brutto + składki ustawowe + obowiązkowe świadczenia + 13. i 14. pensja, jeśli mają zastosowanie).
Dostosuj umowy do przepisów obowiązujących w poszczególnych jurysdykcjach; nie opieraj się na szablonach sporządzonych przez spółkę dominującą.
Terminy związane z listą płac, rejestracją podatkową i sprawami imigracyjnymi należy dostosować do daty wydania oferty pracy — a nie do daty rozpoczęcia pracy.
Co 12 miesięcy należy dokonywać przeglądu relacji z wykonawcami pod kątem ryzyka błędnej klasyfikacji.
W jaki sposób firma Access Financial wspiera wejście na rynek z zachowaniem zgodności z przepisami
Większości błędów związanych z ekspansją międzynarodową można uniknąć, jeśli od samego początku prawidłowo zaplanuje się kolejność działań dotyczących wyboru formy prawnej, obsługi płacowej, umów i spraw imigracyjnych. Access Financial zapewnia wsparcie w zakresie globalnej ekspansji dla przedsiębiorstw wchodzących na nowe rynki — łącząc usługi „Employer of Record”, „Agent of Record”, lokalną obsługę płacową oraz usługi imigracyjne w ponad 60 jurysdykcjach. Skontaktuj się z naszym zespołem przed zatrudnieniem pierwszego pracownika za granicą, aby zaplanować odpowiednią strukturę, koszty i harmonogram działań na pierwsze 12 miesięcy.
Typowe procesy związane z zatrudnieniem na pokładzie pierwszego statku są realizowane zgodnie z przepisami w ciągu 3–5 dni roboczych za pośrednictwem podmiotu EOR, w porównaniu z 6–12 tygodniami w przypadku bezpośredniego zakładania podmiotu, przy zachowaniu dokładności rozliczeń płacowych na poziomie powyżej 99,5% oraz pełnej zgodności z lokalnym prawem pracy od pierwszego dnia.
Najważniejsze wnioski
Większość błędów popełnianych podczas ekspansji na rynki międzynarodowe da się przewidzieć: błędna klasyfikacja wykonawców, ryzyko związane z stałą obecnością (PE), niewłaściwa forma prowadzenia działalności, niedotrzymanie terminów wypłaty wynagrodzeń oraz opóźnienia w załatwianiu spraw imigracyjnych.
Zaniżanie kosztów związanych z zatrudnieniem o 15–25% jest jednym z najczęstszych błędów finansowych popełnianych w pierwszym roku działalności.
Umowy dostosowane do konkretnego kraju i kalendarze ustawowe mają większe znaczenie niż szablony opracowane przez spółkę macierzystą.
Kolejność działań — wybór pojazdu, przegląd PE, umowy, lista płac, sprawy imigracyjne — jest najważniejszym czynnikiem decydującym o pomyślnym przebiegu pierwszego roku działalności.
Modele EOR i AOR pozwalają zminimalizować większość ryzyka związanego z pierwszym rokiem działalności, podczas gdy kierownictwo podejmuje decyzję dotyczącą odpowiedniej struktury długoterminowej.
Najczęściej zadawane pytania
Jakie błędy popełniają firmy, rozszerzając swoją działalność na rynki międzynarodowe?
Najczęstsze błędy popełniane przez firmy podczas ekspansji na rynki międzynarodowe dotyczą błędnej klasyfikacji wykonawców, ryzyka powstania stałego zakładu, wyboru niewłaściwego modelu wejścia na rynek (podmiot prawny vs EOR vs AOR), niedotrzymywania lokalnych terminów rozliczania wynagrodzeń, stosowania umów o pracę spółki macierzystej w jurysdykcjach, w których nie mają one mocy prawnej, niedoszacowania kosztów składek socjalnych płaconych przez pracodawcę oraz zbyt późnego rozpoczęcia procedur związanych z sponsorowaniem imigracyjnym. Błędy te zazwyczaj ujawniają się w okresie od trzeciego do dziewiątego miesiąca pierwszego roku działalności.
Jak firmy mogą uniknąć błędów związanych z ekspansją?
To, w jaki sposób firmy mogą uniknąć błędów związanych z ekspansją, sprowadza się zasadniczo do kwestii kolejności działań. Należy opracować 24-miesięczny plan zatrudnienia dla każdego kraju, przeprowadzić analizę stałego zakładu przed zatrudnieniem pierwszego pracownika na stanowisku kierowniczym, wybrać formę wejścia na rynek (podmiot, EOR, AOR lub oddział) w oparciu o liczbę pracowników i zakres funkcji, dostosować każdą umowę o pracę do lokalnych warunków, oszacować koszty pracodawcy według stawek obowiązujących w danym kraju oraz dostosować harmonogramy rozliczeń płacowych, podatkowych i imigracyjnych do daty wydania listu z ofertą pracy, a nie do daty rozpoczęcia pracy.
Co powoduje opóźnienia w ekspansji globalnej?
Najczęstszymi przyczynami opóźnień w ekspansji globalnej są: niedoszacowanie czasu potrzebnego na założenie podmiotu (6–12 tygodni w wielu jurysdykcjach), opóźnienia w planowaniu imigracyjnym (uzyskanie licencji sponsora i zezwoleń na pracę trwa 6–10 tygodni lub dłużej), niepodpisane umowy oczekujące na lokalną weryfikację prawną, brak rejestracji podatkowych lub w systemie ubezpieczeń społecznych, które uniemożliwiają wypłatę wynagrodzeń, a także odkrycie warunków wstępnych dotyczących licencji sponsora dopiero po złożeniu ofert pracy. Skorzystanie z usług EOR pozwala skrócić te terminy z miesięcy do dni.
