Model „Employer of Record” (EOR) stał się kluczowym narzędziem dla międzynarodowych firm zatrudniających pracowników za granicą bez konieczności zakładania lokalnego podmiotu. Jednak w Belgii, a zwłaszcza we Flandrii – niderlandzkojęzycznym regionie na północy kraju, obejmującym Antwerpię, Gandawę, Brugię, Leuven i Hasselt – surowe przepisy dotyczące leasingu pracowniczego oznaczają, że model EOR nie może funkcjonować swobodnie bez uzyskania lokalnego zezwolenia. Dla międzynarodowych pracodawców zrozumienie tych zasad ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia zgodności z przepisami i uniknięcia odpowiedzialności prawnej.
Belgia wprowadza wyraźne rozróżnienie między zatrudnieniem bezpośrednim a tym, co klasyfikuje jako pracę tymczasową za pośrednictwem agencji. Każda firma, która kieruje pracowników pod kierownictwo i nadzór innej firmy, jest uznawana za świadczącą usługi w zakresie pracy tymczasowej za pośrednictwem agencji, co wymaga uzyskania zezwolenia od władz regionalnych. We Flandrii za tę kwestię odpowiada Flamandzki Departament Pracy i Gospodarki Społecznej.
Definicja ta obejmuje wiele rozwiązań, które w innych krajach zaliczane są do standardowych modeli EOR. Jeśli firma formalnie zatrudnia pracownika, ale pozwala klientowi kierować jego codziennymi zadaniami, prawo belgijskie traktuje to jako leasing pracowniczy. Aby działać zgodnie z prawem, podmiot EOR musi zatem posiadać zezwolenie na prowadzenie działalności agencji pracy tymczasowej lub współpracować z licencjonowanym partnerem.
Proces udzielania zezwoleń we Flandrii jest wymagający i wiąże się z ciągłym monitorowaniem. Autoryzowane agencje muszą wykazać się wypłacalnością finansową, przejrzystymi praktykami zatrudnienia oraz przestrzeganiem wszystkich obowiązków w zakresie prawa pracy, podatków i ubezpieczeń społecznych. Muszą również posiadać gwarancję finansową i regularnie przekazywać dane dotyczące zatrudnienia.
Prowadzenie działalności bez zezwolenia stanowi poważne wykroczenie, narażające zarówno agencję pracy tymczasowej, jak i firmę zleceniodawcę na kary administracyjne oraz potencjalną wspólną odpowiedzialność za niezapłacone wynagrodzenia, składki na ubezpieczenie społeczne lub podatki. Kontrole odbywają się często, co odzwierciedla zaangażowanie Belgii w ochronę praw pracowników oraz zapewnienie uczciwej konkurencji na rynku pracy.
Dla zagranicznych pracodawców konsekwencje są jasne: jeśli pracownikami zarządza firma zleceniodawcy w Belgii, takie rozwiązanie traktowane jest jako praca agencyjna i podlega przepisom dotyczącym koncesjonowania. Przedsiębiorstwa korzystające z usług EOR muszą sprawdzić, czy ich dostawca posiada ważne zezwolenie w danym regionie lub współpracuje z lokalnym partnerem spełniającym wymogi prawne. Niektóre międzynarodowe firmy rozwiązują tę kwestię, nawiązując współpracę z licencjonowanymi belgijskimi agencjami; inne zakładają własny podmiot lokalny i ubiegają się o niezbędną koncesję. Obie opcje mogą być uzasadnione, o ile są odpowiednio zorganizowane i udokumentowane.
Belgijskie prawo pracy zapewnia pracownikom ochronę i ma jednakowe zastosowanie zarówno do osób zatrudnionych w ramach modelu EOR, jak i przez agencje pracy tymczasowej. Umowy muszą być sporządzone na piśmie i zawierać wszystkie istotne warunki, w tym wynagrodzenie oraz godziny pracy. Pracownicy zatrudnieni na tych zasadach mają prawo do takich samych warunków pracy i wynagrodzenia, jak pracownicy o podobnym profilu zatrudnieni bezpośrednio przez firmę zleceniodawcę. Obowiązkowe jest odprowadzanie składek na ubezpieczenie społeczne oraz potrącanie podatku u źródła, a spory rozstrzygają belgijskie sądy pracy.
Chociaż Belgia z entuzjazmem przyjęła cyfryzację i większą elastyczność w zakresie organizacji czasu pracy, jej stanowisko w sprawie pracy tymczasowej pozostaje ostrożne. Nacisk kładzie się raczej na zapewnienie przejrzystości i zachowanie integralności stosunków pracy niż na łagodzenie przepisów. Nowe cyfrowe systemy sprawozdawczości oraz ściślejszy nadzór nad pośrednikami odzwierciedlają tę równowagę między innowacją a ochroną.
Dla firm rozszerzających swoją działalność na Belgię niezbędna jest znajomość przepisów. We Flandrii każda forma wynajmu pracowników musi być zgodna z ramami prawnymi dotyczącymi pracy tymczasowej, a wyłącznie licencjonowani operatorzy mogą legalnie świadczyć takie usługi. Pracodawcy powinni przeanalizować postanowienia umowne, upewnić się co do zgodności swojego podmiotu EOR z przepisami oraz prowadzić szczegółową dokumentację obejmującą warunki pracy, obowiązki sprawozdawcze oraz struktury wynagrodzeń.
Zrozumienie i przestrzeganie szczegółowych przepisów dotyczących zatrudnienia obowiązujących we Flandrii ma zasadnicze znaczenie dla zrównoważonego prowadzenia działalności gospodarczej. Solidne zasady zarządzania, zgodne z prawem struktury zatrudnienia oraz rzetelna dokumentacja pozostają podstawą odpowiedzialnego zarządzania pracownikami transgranicznymi na ściśle regulowanym rynku pracy w Belgii.
W Access Financial nie tylko ograniczamy ryzyko związane z przestrzeganiem przepisów dla agencji rekrutacyjnych, klientów końcowych i wykonawców, ale także oferujemy kompleksowy pakiet usług mających na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych. Więcej informacji na temat naszych usług i rozwiązań można znaleźć na naszej stronie internetowej: www.accessfinancial.com.