Pracodawcy formalni: co firmy muszą wiedzieć przed rozpoczęciem transgranicznej wypożyczania pracowników

Gdy firmy muszą zatrudniać pracowników w kraju, w którym nie prowadzą działalności prawnej, często napotykają poważne przeszkody administracyjne i prawne — zwłaszcza w zakresie rozliczania wynagrodzeń, potrącania podatków i obowiązków związanych z ubezpieczeniem społecznym. Aby poradzić sobie z tymi złożonymi kwestiami, wiele organizacji korzysta z usług podmiotów pełniących rolę pracodawcy (Employers of Record, EOR).

Chociaż nie ma jednej, powszechnie przyjętej definicji pojęcia „Employer of Record” (EOR), termin ten zazwyczaj odnosi się do organizacji, która formalnie zatrudnia pracownika w imieniu firmy będącej klientem. EOR staje się pracodawcą w kwestiach administracyjnych, kadrowych i związanych z przestrzeganiem przepisów, podczas gdy pracownik wykonuje swoje obowiązki na rzecz klienta. Model ten staje się coraz bardziej atrakcyjny w świecie, w którym praca zdalna jest powszechna, a firmy chcą mieć dostęp do globalnych talentów bez konieczności zakładania lokalnych podmiotów.

W wielu jurysdykcjach regulowane są jednak działania przypominające leasing pracowniczy— określane również jako praca tymczasowa za pośrednictwem agencji, wynajem personelu lub podobnymi terminami w zależności od kraju. Przepisy te mają zastosowanie, gdy firma zatrudnia pracowników i udostępnia ich innej organizacji w celu wykonywania pracy wykraczającej poza zakres prawdziwej umowy o świadczenie usług. W takich przypadkach podmioty EOR mogą podlegać rygorystycznym ramom regulacyjnym przeznaczonym do regulowania działalności podmiotów zajmujących się leasingiem pracowniczym.

Zrozumienie różnic w przepisach na całym świecie

W przypadku gdy działalność podmiotu świadczącego usługi EOR spełnia prawną definicję leasingu pracowniczego, organizacja ta może podlegać wymogom licencyjnym, ograniczeniom operacyjnym, przepisom dotyczącym ochrony pracowników oraz znacznym obowiązkom w zakresie zgodności z przepisami. Wymogi te różnią się znacznie w zależności od jurysdykcji.

Poniższa mapa ma na celu zilustrowanie, jak restrykcyjne są przepisy dotyczące wynajmu pracowników w odniesieniu do pracodawców formalnych prowadzących działalność w zakresie wynajmu pracowników lub zatrudniania tymczasowego (lub ich odpowiedników w poszczególnych krajach).

Najważniejsze wnioski

Wchodząc na nowy rynek, firmy świadczące usługi EOR muszą dokładnie przeanalizować lokalne otoczenie prawne i zrozumieć, które działania mogą podlegać przepisom dotyczącym leasingu pracowniczego. Nieprzestrzeganie tych przepisów może skutkować znacznymi karami, zakłóceniami w działalności operacyjnej oraz utratą reputacji.

Firmy zlecające powinny również zasięgnąć porady prawnej przed nawiązaniem współpracy z podmiotem świadczącym usługi EOR. Do kluczowych czynników ryzyka, które należy ocenić, należą:

• Ewentualne roszczenia pracowników zatrudnionych w ramach EOR, ubiegających się o status pracownika u zleceniodawcy
• Wspólna odpowiedzialność za zobowiązania wynikające ze stosunku pracy
• Sankcje administracyjne lub finansowe
• Ryzyko nieumyślnego utworzenia stałego zakładu dla celów podatkowych
• Kwestie związane z własnością intelektualną i poufnością

Wiele z tych zagrożeń można ograniczyć poprzez przemyślane zorganizowanie struktury, jasny podział odpowiedzialności w umowach oraz uwzględnienie postanowień dotyczących odszkodowań. W niektórych jurysdykcjach realną alternatywą może być również bezpośrednie zatrudnienie pracowników bez konieczności zakładania oddziału.

W jaki sposób firma Access Financial może pomóc

Access Financial to wiodący globalny dostawca kompleksowych rozwiązań w zakresie EOR. Dzięki ponad dwudziestoletniemu doświadczeniu oferujemy kompleksowe rozwiązania w zakresie rekrutacji, rozliczeń płacowych, ubezpieczeń społecznych, podatków oraz spraw imigracyjnych dla agencji rekrutacyjnych, przedsiębiorstw i pracowników.

Dlaczego warto wybrać Access Financial jako partnera w zakresie usług EOR?

• Nie ma potrzeby zakładania podmiotu prawnego
• Zatrudnianie zarówno obywateli UE, jak i osób spoza UE w ramach naszych istniejących struktur organizacyjnych
• Kompleksowe zarządzanie procesami wdrażania nowych pracowników i zakończenia zatrudnienia
• Indywidualnie dostosowane usługi w zakresie obsługi płac i podatków
• Zapewnienie zgodności ze wszystkimi wymogami ustawowymi, regulacyjnymi i prawnymi

Niezależnie od tego, czy Twoja organizacja zatrudnia pierwszego pracownika z zagranicy, czy też szybko rozszerza swoją działalność na wiele regionów, Access Financial oferuje sprawne i zgodne z przepisami rozwiązanie pozwalające na budowanie globalnej kadry pracowniczej.

Skontaktuj się z nami, aby udoskonalić swoją strategię zatrudnienia na rynku międzynarodowym:

E-mail: [email protected]
Telefon:
Szwajcaria: +41 22 365 4620
Wielka Brytania: +44 20 7017 3110
Cypr: +357 25 820 640