- Test dotyczący wydatków pracowników
- Test wydatków spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- Ostrzeżenie o dualności
- Wydatki osób prowadzących działalność gospodarczą
Pytanie wykonawcy: W jakim stopniu koszty podróży, zakwaterowania i utrzymania poniesione w związku z podróżą do Paryża oraz podczas pobytu w tym mieście, w ramach wyjazdu o charakterze spotkaniowym, podczas którego nie wykonywana jest żadna rzeczywista praca, można uznać za uzasadnione wydatki służbowe?
Odpowiedź eksperta: Dziękuję za pytanie. Zakładam, że jest Pan/Pani rezydentem podatkowym Wielkiej Brytanii. Nie wiem, czy jest Pan/Pani pracownikiem, dyrektorem spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (lubspółki świadczącej usługi osobiste), czy też osobą prowadzącą jednoosobową działalność gospodarczą. Odpowiedź będzie się różnić w zależności od sytuacji.
Test dotyczący wydatków pracowników
Załóżmy, że jesteś pracownikiem. Zasady dotyczące odliczeń podatkowych przewidują, że wydatek musi być „całkowicie, wyłącznie i niezbędnie związany z zatrudnieniem”, co ma szereg konsekwencji, ponieważ przepisy te są znacznie mniej liberalne niż w dwóch pozostałych możliwych scenariuszach (gdy jesteśspółką z ograniczoną odpowiedzialnościąlub prowadzisz działalność gospodarczą).
Jedynymi sposobami, dzięki którym takie wydatki będą podlegały odliczeniu od podatku – w Twoim przypadku jako pracownika – są: poniesienie tych wydatków przez pracodawcę lub zawarcie w umowie o pracę postanowienia, zgodnie z którym to na Tobie spoczywa obowiązek pokrycia takich kosztów.
Test wydatków spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Następnie przejdźmy do sytuacji, w której jesteś dyrektorem własnej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Spółki mogą ubiegać się o odliczeniekosztówdziałalności, które są „w całości i z konieczności” związane z rozpoczęciem lub prowadzeniem działalności gospodarczej. Jak widać, zakres ten jest znacznie szerszy, ponieważ zniknęło sformułowanie „wyłącznie”.
Zgodnie z zasadami dotyczącymi wydatków firmowych nie ma tu również ograniczenia dotyczącego „zatrudnienia”, co oznacza, że możnaodzyskać nawetwydatki poniesione przed założeniem spółki.
Porównajmy to z ogłoszeniem o pracę, które potencjalny pracownik mógłby zamieścić w celu znalezienia zatrudnienia. Ogłoszenie takie nie byłoby dopuszczalne, ponieważ w momencie poniesienia kosztów nie istniał żaden stosunek pracy!
Ostrzeżenie o dualności
Jednak wykonawcy – a także Państwo sami – powinniście uważać na inną metodę, za pomocą której urząd skarbowy może odmówić uznania wydatków, a dotyczy ona „podwójnego przeznaczenia”.
Jeśli HMRC uzna, że wydatki, o których zwrot się ubiegasz, miały charakter prywatny, może stwierdzić, że nie były one przeznaczone wyłącznie na potrzeby działalności gospodarczej, co rodzi pytanie — czy wniosek o zwrot powinien zostać całkowicie odrzucony, czy też kwota zwrotu powinna zostać pomniejszona o część odpowiadającą wydatkom prywatnym?
Wydatki osób prowadzących działalność gospodarczą
Wreszcie, jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, wnioski o zwrot kosztów rozliczasz wzeznaniu podatkowym w ramach samodzielnej oceny. Pamiętaj jednak, że wysokie lub nietypowe kwoty wydatków mogą wzbudzić podejrzenia inspektora HMRC! W razie pytań będziesz musiał udowodnić, że podróż była rzeczywiście poważną podróżą służbową, a nie „wycieczką dla przyjemności”, za którą chcesz, by HMRC pokryło koszty.
Ekspertem był biegły księgowy Kevin Austin, dyrektor zarządzający firmyAccess Financial.